Czas spotkań i decyzji

We wspólnotach mieszkaniowych odbywają się teraz coroczne zebrania. W tym roku będzie ich znacznie więcej. Zmieniły się bowiem przepisy. I do dużych wspólnot mieszkaniowych zalicza się już budynki liczące od czterech lokali.

To ważny obowiązek

Obowiązek zwołania rocznych zebranie istnieje tylko w dużych wspólnotach mieszkaniowych. Mówi o tym ustawa o własności lokali (uwl), regulująca zasady funkcjonowania tego typu wspólnot.

Wynika z niej, że organizacją zebrania zajmuje się zarząd, a powinno odbyć się w I kwartale danego roku. Zdarza się, że zarząd nie wywiąże się z tego obowiązku – wtedy ma prawo zrobić to każdy właściciel, wszyscy lub kilku z nich. Tak też mogą postąpić właściciele w budynkach, które do niedawna tworzyły małą wspólnotę. Jeżeli nie mają jeszcze zarządu, sami mogą zwołać zebranie, a następnie w jego trakcie wybrać zarząd.

Przepisy uwl zawierają wykaz spraw, którymi właściciele powinni zająć się na zebraniu. Jest to m.in. uchwalanie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu.

– Ważne jest również odpowiednie przygotowanie sali, która zapewni komfort prowadzenia obrad. W niektórych przypadkach będzie to konieczność dodatkowego nagłośnienia czy rzutnika – mówi Mariusz Łubiński, prezes firmy Adamus.

– Istotne jest również miejsce zebrania. Powinno być nieopodal nieruchomości, tak aby zgromadzić możliwie największą grupę właścicieli z danej wspólnoty. Warto pamiętać, że urzędy dzielnic i gmin często chętnie udostępniają swoje sale nieodpłatnie po uprzedniej rezerwacji. Dobrymi rozwiązaniami są też pobliskie szkoły i świetlice. Tam również może odbyć się spotkanie – wyjaśnia Mariusz Łubiński.

Z uwl wynika, że podczas rocznego zebrania ocenia się pracę zarządu oraz podejmuje uchwały o udzieleniu mu absolutorium. Udzielenie zarządowi absolutorium w podjętej uchwale jest wyrazem aprobaty właścicieli lokali dla jego działań. Zarząd, który nie uzyskał absolutorium, funkcjonuje dalej, chyba że właściciele lokali podejmą uchwałę o zawieszeniu w czynnościach lub odwołaniu zarządu albo poszczególnych jego członków.

– Jednym z istotnych kłopotów w większych wspólnotach mieszkaniowych jest przegłosowanie i zatwierdzenie uchwał związanych z funduszem remontowym. Wynika to ze wzrostu liczby mieszkań sprzedawanych pod inwestycję. Zazwyczaj inwestorzy są zainteresowani maksymalizacją swoich zysków – wyjaśnia Mariusz Łubiński.

Właściciele mogą oczywiście poszerzyć porządek zebrania o inne, ważne dla nich sprawy. W tym celu muszą powiadomić o tym odpowiednio wcześniej zarząd, który przygotuje w tej sprawie projekt uchwały, a następnie dołączy do zawiadomienia o zebraniu.

Głosowanie także pocztą

Z frekwencją na zebraniach bywa różnie. Właściciel, jeżeli nie ma czasu, nie musi osobiście w nim uczestniczyć. Może przysłać pełnomocnika.

– Powinien posiadać on pełnomocnictwo rodzajowe. Pełnomocnikiem może być każdy, nie tylko małżonek czy pełnoletnie dziecko. Wystarczy podać nazwisko pełnomocnika, datę zebrania oraz jego porządek. Pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej – mówi Grzegorz Abramek, radca prawny oraz zarządca nieruchomości.

W dużej wspólnocie decyduje większość głosów (musi ich być ponad 50 proc.). O tym, czy uchwała została podjęta czy nie, decyduje nie to, czy sala na zebraniu była pełna, czy pusta, lecz to, czy za jej podjęciem wypowiedziała się większość właścicieli. Im zaś właściciel ma większy udział w nieruchomości wspólnej, tym jego głos jest silniejszy.

Zgodnie z uwl wszyscy właściciele lokali biorą udział w głosowaniu nad uchwałami, a zarząd wspólnoty musi im to umożliwić.

– Dlatego jeżeli na zebranie przyjdą właściciele posiadający mniej niż połowę udziałów w nieruchomości i uchwał nie uda się podjąć, to do nieobecnych wysyła się zawiadomienia, że dalsze głosowanie nad projektami uchwał – rozesłanymi razem z zawiadomieniem o rocznym zebraniu – będzie kontynuowane do określonej daty w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Chodzi się wówczas od lokalu do lokalu i zbiera podpisy od właścicieli lub dostarcza im się projekt uchwały z prośbą o zwrot z oddanym głosem za lub przeciw – tłumaczy Grzegorz Abramek.

– Ze swojej praktyki mogę powiedzieć, że coraz częściej mamy do czynienia z głosowaniem online, dostępnym za pomocą specjalnego systemu. Mieszkańcy logują się do niego za pomocą loginów i indywidualnych haseł. Informację o takiej możliwości rozsyłamy drogą e-mailową. Natomiast w dalszym ciągu w wielu miejscach praktykuje się głosowanie z wykorzystaniem wydrukowanych kart do głosowania i wizyty zarządcy w danej nieruchomości – dodaje Mariusz Łubiński.

Ponadto zarząd ma obowiązek powiadomić wszystkich właścicieli o podjętych uchwałach.

– Trzeba też pamiętać, że jeżeli uchwała zapadła na zebraniu, właściciele nie dostają kopii uchwał oraz informacji o ich podjęciu. Dostaje się je tylko w wypadku zbierania głosów w trybie mieszanym (na zebraniu i indywidualnie) lub tylko indywidualnie – mówi Grzegorz Abramek.