Zapłacisz niższy czynsz, jeśli przedłużysz umowę

– Teraz jest szczególnie dobry moment na renegocjacje stawek dla tych najemców, którym np. pięcioletnie umowy najmu biura kończą się za dwa lata. W czasach kryzysu właściciele budynków zdają sobie sprawę, że wiele firm się zastanawia, czy podoła wyzwaniom, stąd łatwiej negocjować – uważa Julita Spychalska, szefowa działu reprezentacji najemcy w firmie Jones Lang LaSalle.

Z tą opinią zgadza się Erik Drukker, dyrektor agencji biurowej w DTZ. – Dzisiaj mamy do czynienia z zawirowaniami na rynkach światowych, które bezpośrednio przekładają się na sytuację w Polsce. Nietrudno więc zrozumieć firmy, które są zdeterminowane, aby obniżać koszty swojego funkcjonowania w wyniku cięć kosztów najmu powierzchni biurowej – mówi Erik Drukker.

Firmy analizują stawki czynszu, które płacą teraz – w wyniku podpisanych kilka lat temu umów – i porównują je z tymi, które można dzisiaj wynegocjować z deweloperami. – Jednak w zależności od wynajmowanej powierzchni mają różną siłę przetargową wobec właścicieli budynków, a tym samym różne są ich szanse w negocjacjach. Ogólnie można przyjąć, że im większa powierzchnia i bardziej prestiżowy najemca, tym bardziej właściciel będzie skłonny do podjęcia rozmów – dodaje Drukker.

[srodtytul]Taniej, bo dłużej[/srodtytul]

Zdaniem Julity Spychalskiej w wielu przypadkach wynajmujący może się zgodzić na obniżenie stawki w zamian za wydłużenie okresu najmu, np. o kolejne dwa lata.

– Teraz, kiedy rynek zmienił się na korzyść klienta, wynajmujący może pójść na dodatkowe ustępstwa. Jeżeli właścicielowi budynku zależy na kliencie, z pewnością podejmie się negocjacji – twierdzi Andrzej Brochocki, wspólnik zarządzający z Kancelarii Brochocki Nieruchomości.

Jak podkreśla Paweł Skałba, partner i dyrektor działu powierzchni biurowych w Colliers International, z punktu widzenia najemcy istotnym elementem skutecznych negocjacji jest odpowiednie przygotowanie optymalnych celów, które chce osiągnąć: odnośnie do kwestii finansowych, metrażu zajmowanej powierzchni, liczby miejsc parkingowych.

– W efekcie renegocjacji obie strony osiągają nowe korzyści. Dla najemcy ważne jest obniżenie bieżących kosztów najmu, a dla właściciela wydłużenie całkowitej długości okresu najmu – dodaje Skałba.

Erik Drukker podkreśla, że nie należy się spodziewać, iż właściciel budynku weźmie na siebie dodatkowe obciążenia z tytułu niższego czynszu, tym samym pogarszając swój wynik ekonomiczny, bez zagwarantowania sobie korzyści w innej postaci, np. poprzez przedłużenie umowy najmu o kolejne kilka lat lub też powiększenie wynajmowanego biura w określonym czasie.

– Warto też pamiętać, że dla najemcy przedłużenie umowy z niższą stawką czynszu eliminuje koszty związane z przeprowadzką oraz aranżacją nowego biura – zwraca uwagę Drukker.

[srodtytul]Trudno o obniżki[/srodtytul]

W jaki sposób najemca może obniżyć opłatę eksploatacyjną ustaloną przez właściciela biura, którą musi wnosić razem z czynszem?

– Przeważnie nie ma na to wpływu, a umowy najmu nie dają możliwości ingerencji najemcy w te stawki. W przypadkach rażących nadużyć pozostają trudne negocjacje z wynajmującym lub sądy – mówi Radosław Sieroń, prezes Mermaid Properties. I dodaje: – Dlatego dobrze mieć w umowie najmu zapis, że koszty nie będą odbiegały od poziomu rynkowego. Rozsądny i uczciwy wynajmujący nie powinien zarabiać na opłatach eksploatacyjnych i jeżeli na takiego trafimy, to warto wskazywać mu, że jego podwykonawcy zawyżają koszty.

Andrzej Brochocki uważa, że najemca może próbować wpłynąć na wynajmującego, aby negocjował czy też próbował obniżyć ceny usług poszczególnych dostawców: np. za administrowanie budynkiem, wywóz śmieci, ochronę, ubezpieczenie budynku. – Jednakże będą to niewielkie oszczędności – uważa Brochocki.

Z kolei Erik Drukker podkreśla, że najemca, który wynajmuje większą część budynku, będzie miał niewątpliwie większą siłę, aby motywować właściciela do podjęcia kroków w kwestii oszczędności, niż mały.

Natomiast Paweł Skałba zwraca uwagę, aby przy podpisywaniu umowy najmu szczegółowo określić zakres kosztów eksploatacyjnych. – Nigdy jednak nie będzie to zamknięta lista. W trakcie użytkowania pojawiają się bowiem pewne koszty, których nie da się przewidzieć na początku. Najemca może jednak zastrzec sobie możliwość weryfikacji kosztów eksploatacyjnych np. poprzez coroczny audyt i egzekucję nieprawidłowości w ich skalkulowaniu – doradza Skałba.

Aneta Rogowicz-Gała z firmy Cushman & Wakefield nie spotkała się z obniżeniem opłaty eksploatacyjnej podczas renegocjacji umowy. – Stawka ta jest ustalona w momencie podpisywania umowy. Dodatkowo najczęściej raz do roku, po faktycznym rozliczeniu opłat eksploatacyjnych, wynajmujący ma prawo do podwyższenia stawki obowiązującej na następny rok kalendarzowy – wyjaśnia.