Zasady zwrotu reguluje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=BA2D958E0D630531C029B7C39A799456?id=133093]kodeks postępowania administracyjnego [/link]i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=71688]dekret o należnościach świadków, biegłych i stron w postępowaniu sądowym (DzU z 1950 r. nr 49, poz. 445 ze zm.)[/link]. Podobne zasady obowiązują w sprawach karnych, cywilnych i administracyjnych (w tych ostatnich jest jeden wyjątek dotyczący zgłaszania roszczeń).
[b]Jeśli byliśmy świadkiem w urzędzie lub prokuraturze, wniosek o zwrot kosztów powinno się złożyć w tym samym dniu. Jeśli zaś wezwał nas sąd, to żądanie zwrotu kosztów musimy złożyć najpóźniej nazajutrz po zakończeniu rozprawy. [/b]
Osoby, które nie zgłosiły żądania o zwrot kosztów we właściwym czasie, tracą prawo do wynagrodzenia. Co istotne, powinny być o tym uprzedzone. W prokuraturze takie uprzedzenie zapewne znajdzie się we wręczanym kilkustronicowym pouczeniu. Wyjątkiem jest postępowanie administracyjne. Art. 56 § 2 k.p.a. przewiduje, że żądanie należności trzeba złożyć do czasu wydania decyzji administracyjnej w sprawie.
W dekrecie podane są stawki diety (tzw. strawnego) i kosztów noclegu. One jednak nie obowiązują, bo koszty te dla świadków ustala się według przepisów w sprawie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju.
Dekret ustala natomiast, że strawne i zwrot kosztów podróży w obie strony przysługuje jedynie świadkowi zamieszkałemu w miejscowości oddalonej ponad 10 km od miejsca wykonywania czynności urzędowej, do której został wezwany (np. przesłuchania, rozprawy).
