Elektroniczne formularze pozostaną na papierze

Już od kilku lat obowiązują przepisy przewidujące załatwianie indywidualnych spraw przez Internet. Dopiero dzisiaj wchodzi w życie rozporządzenie, które ma ułatwić przygotowanie formularzy elektronicznych przez organy administracji publicznej, sądy oraz organy państwa, do których trafiają takie sprawy. Zawiera zasady tworzenia takich druków, tak aby były jednakowe w całym kraju. Tyle tylko, że przepisy te bez zmian w niektórych ustawach raczej nie będą mogły być wykorzystywane.

Chodzi o rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (DzU nr 151, poz. 1078). Są to przepisy typowo techniczne. Zgodnie z nimi mają być tworzone wzorce elektroniczne – będą publikowane w centralnym repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych. Prowadzi to repozytorium minister właściwy ds. informatyzacji, czyli minister spraw wewnętrznych i administracji. Obowiązek przekazywania wzorów do centralnego repozytorium spoczywa na organie władzy publicznej wydającym akty normatywne, które określają wzory formularzy urzędowych (np. na administracji skarbowej).

Przepisy mówią, że na podstawie wzorów elektronicznych mają być tworzone interaktywne formularze elektroniczne (rozwiązania techniczne obejmujące dane wraz z oprogramowaniem umożliwiające przygotowanie dokumentu elektronicznego). We własnym Biuletynie Informacji Publicznej będzie musiał je udostępniać każdy organ władzy publicznej załatwiający sprawy indywidualne.

– Tworzenie wzorów i formularzy na podstawie rozporządzenia może być utrudnione – ocenia dr Grzegorz Sibiga, adiunkt w Instytucie Nauk Prawnych Polskiej Akademii Nauk. – Podam tylko jeden przykład. Rozporządzenie w definicji wzoru elektronicznego odsyła mianowicie do innego aktu wykonawczego w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. A ten akt odwołuje się do kolejnych trzech rozporządzeń, tym razem wykonujących ustawę o narodowym zasobie archiwalnym oraz ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W efekcie wzór elektroniczny tworzy się na podstawie pięciu różnych rozporządzeń.

– Poszczególne przepisy inaczej określają też tworzenie dokumentów elektronicznych. To kolejny problem – dodaje dr Sibiga.

Wchodzące dzisiaj w życie rozporządzenie mówi o tworzeniu elektronicznych wzorów i formularzy, podczas gdy rozporządzenie do kodeksu postępowania administracyjnego mówi o wzorach pism. Tymczasem w obydwu chodzi o tę samą materię.

Nowe rozporządzenie nie określa także wprost, jaki organ władzy publicznej tworzy wzory i formularze, mówi tylko, kto ma obowiązek je przekazywać i udostępniać

. Kwestią interpretacji jest to, czy ma go też wcześniej opracować.

To jeszcze nie wszystko.

Niektóre organy mające wynikający z innych przepisów obowiązek przygotowania elektronicznych formularzy nie będą mogły ich później zastosować w konkretnych postępowaniach. Brakuje bowiem przepisów proceduralnych pozwalających składać pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Dotyczy to np. sądów administracyjnych.

– Ustawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie przewiduje wykorzystania środków elektronicznych do składania pism procesowych – wyjaśnia dr Sibiga. – Z kolei w urzędach administracji publicznej jest to już teraz prawnie możliwe na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.