W projekcie przesłanym do minister pracy, organizacja pracodawców proponuje zminić zasady archiwizowania i przechowywania pracowniczych akt osobowych. To obniży koszty administracyjne związane z zatrudnianiem pracowników i zachęci pracodawców do zwiększania zatrudnienia.

W jaki sposób? Rozwiązanie - w ocenie Lewiatana - jest proste. Obecne przepisy nakładają na pracodawców obowiązek archiwizowania i przechowywania akt przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Częste zmiany zatrudnienia przekładają się na konieczność przechowywania coraz większej liczby teczek pracowniczych.

- Największym utrudnieniem jest zapewnienie odpowiednich warunków oraz ponoszenie kosztów związanych z bieżącą obsługą zakładowego archiwum, m.in. zakup artykułów biurowych, papieru, itd. - zaznaczają pracodawcy. - Zgodnie z wynikami analiz, roczny koszt zakupu artykułów biurowych, związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowo – finansowej w 16 dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających łącznie 145 439 pracowników wynosi ponad 1,53 mln zł.

Pracodawcy, którzy przechowują kilkadziesiąt, a czasem nawet kilkaset tysięcy teczek, zazwyczaj organizują archiwa poza swoją siedzibą. Stąd odszukanie potrzebnej teczki może nastręczać trudności logistyczne i czasowe.

"Poważny problem stanowi również trwałość zapisów na dokumentach, szczególnie wytworzonych np. 20 lat temu – spotykamy się z wyblakłym drukiem, który z punku widzenia wartości dowodowej, będzie miał coraz mniejsze znaczenie" - dowodzi Lewiatan.

Tak więc kluczem do sukcesu jest wprowadzenie elektronicznych akt osobowych - w postaci indywidualnych kont elektronicznych - jako alternatywy do tradycyjnej formy dla tych pracodawców, którzy będą chcieli z takiego systemu skorzystać.

- Taka koncepcja jest związana z osobistym podpisem elektronicznym, którym będzie mogła  posługiwać się każda osoba fizyczna za pomocą mikroprocesora umieszczonego w dowodzie osobistym – wyjaśnia Monika Zakrzewska, ekspert PKPP Lewiatan. - Innym wariantem rozwiązania tego problemu jest przetworzenie dokumentu tradycyjnego na postać elektroniczną i opatrzenie go odpowiednim podpisem elektronicznym.

Zakrzewska dodaje, że niezbędne jest wprowadzenie zasad odpowiedzialności za treść dokumentu przetworzonego z postaci papierowej na elektroniczną, określenie okresu, przez który dokumentacja powinna być przechowywana w formie papierowej po dokonaniu digitalizacji oraz losów dokumentacji papierowej po upływie tego okresu.