Poczta Polska Usługi Cyfrowe należąca do Grupy Kapitałowej Poczta Polska uruchomiła pod koniec 2013 roku platformę Envelo, która umożliwia klientom indywidualnym i firmom korzystanie z innowacyjnych e-usług pocztowych. Usługi oferowane przez Envelo pozwalają na wysyłanie przez internet zarówno tradycyjnej, jak i elektronicznej korespondencji. Jest to ogromne ułatwienie dla firm, które dysponują dwoma rodzajami dokumentów: papierowymi i elektronicznymi, i muszą sobie radzić z obsługą tej dualnej poczty. Internetowa platforma zapewnia ponadto dostępność 24 godziny na dobę oraz bezpieczeństwo komunikacji. Firmy doceniają wygodę rozwiązania, bo chociaż Envelo działa na rynku krótko, już kilkadziesiąt przedsiębiorstw, zarówno małych, jak i dużych, korzysta z możliwości, jakie oferuje platforma. Wśród nich jest PGE Obrót SA – jeden z największych operatorów energetycznych na naszym rynku.
Innowacje ?dla biznesu
Na pocztowej platformie Envelo dostępne są takie produkty, jak: neoznaczek, czyli znaczek pocztowy do samodzielnego wydruku, neokartka, czyli kartka pocztowa wysyłana przez internet i doręczana w wersji tradycyjnej, oraz neolist, czyli list nadawany przez internet i dostarczany tradycyjnie w kopercie. Te produkty pojawiły się na platformie jako pierwsze. Od kwietnia 2014 r. na Envelo dostępne są kolejne usługi – neofaktura i neorachunki – dedykowane przede wszystkim klientom biznesowym. Neofaktura umożliwia bezpieczne wysyłanie przez internet wszystkich faktur, elektronicznych i papierowych. Decyzję o formie dostarczenia podejmuje odbiorca. Faktury papierowe – jeśli klient chce je otrzymywać – są drukowane, kopertowane i dostarczane przez Pocztę Polską do adresatów. Biorąc pod uwagę fakt, że papierowe dokumenty wciąż dominują, wśród 1,5 mld faktur wystawianych rocznie w Polsce stanowią aż 89 proc., taki sposób wysyłki to dla przedsiębiorstw ogromna oszczędność czasu i pieniędzy. Usługa oferowana jest w systemie abonamentowym (Software as a Service) jako post paid. Jej koszt uzależniony jest od liczby faktur wysyłanych miesięcznie przez wystawcę.
Narzędzie Envelo jest niezwykle elastyczne. Z powodzeniem mogą go używać zarówno firmy, które wysyłają 100 faktur miesięcznie, jak i te, które nadają ich miliony. – Neofaktura to jeden z naszych kluczowych produktów. Doskonalimy go, stale wsłuchując się w opinie klientów, którzy oczekują m.in. jeszcze większej automatyzacji. Dlatego już na jesieni będziemy mieć dodatkowy interfejs, który poza opcją ręcznego ładowania plików będzie posiadał możliwość wywoływania zdalnie ustandaryzowanych funkcji. Ponadto planujemy umożliwienie integracji rozwiązania z systemami księgowymi naszych klientów – mówi Grzegorz Świdwiński, prezes zarządu spółki Poczta Polska Usługi Cyfrowe. Z kolei neorachunki to udostępnienie odbiorcom neofaktur specjalnej przestrzeni na platformie Envelo, gdzie mogą odbierać i bezpiecznie przechowywać rachunki. Dzięki temu wszystkie subskrybowane neofaktury znajdują się w jednym miejscu. Dokumenty są przechowywane przez sześć lat.
Przybywa ?usług dla firm
Z neofaktury mogą korzystać wszystkie firmy, od jednoosobowej działalności gospodarczej po dużą korporację. Sposób korzystania z niej zależy jednak bardziej od ilości przesyłanego wolumenu dokumentów niż wielkości firmy. Powyżej 100 tys. sztuk przesyłanej korespondencji lepiej pomyśleć o usłudze dedykowanej. Jest ona droższa, ponieważ wymaga zakupu licencji na dostęp do platformy internetowej zbudowanej specjalnie dla danej firmy na bazie platformy Envelo, ale w pełni zaspokaja wszystkie potrzeby danego przedsiębiorstwa. Z takiej możliwości korzysta PGE Obrót SA, jeden z największych dostawców energii elektrycznej w Polsce. Dedykowana kontrahentowi platforma obsługuje 37 szablonów dokumentów oraz ?407 różnych formatów pism dostosowanych do charakteru korespondencji i kategorii odbiorców.
Codziennie generowanych jest przez PGE średnio 50–70 tys. sztuk korespondencji, ale były też dni, gdy było ich 160 tys. W celu zapewnienia obsługi przesyłek poleconych platformę zintegrowano z systemami Poczty Polskiej. Od momentu wdrożenia, od 1 lipca 2014 r., PGE wysłało prawie 3 mln faktur. Docelowo otrzymywać je będzie około 5 mln odbiorców prądu. System jest prosty i intuicyjny, dlatego szkolenie pracowników z obsługi platformy trwało tylko pół dnia.
