Płatność czynszu najmu za lokal jest podstawowym obowiązkiem najemcy wobec wynajmującego. Od kilku lat nie istnieje już obowiązek wyrażania zobowiązań pieniężnych wyłącznie w złotych. W obiektach biurowych standardem jest ustalanie czynszu jako równowartości w złotych kwoty określonej w walucie obcej, głównie w euro. W najmach lokali handlowych z reguły ustala się czynsz podstawowy (minimalny) w określonej kwocie, a ponadto tzw. czynsz od obrotów najemcy związany z działalnością w lokalu.
Jeżeli jest on wyższy niż czynsz podstawowy, najemca płaci wyższą kwotę. W negocjacjach często strony poświęcają dłuższą chwilę definicji obrotów, która może uwzględniać, lub nie, „obroty" w ramach akcji promocyjnych, rabaty, sprzedaż internetową realizowaną z lokalu itp.
W praktyce zdarza się, że w zamian za zwolnienie z obowiązku płacenia czynszu w całości lub w części przez pewien okres najemca zobowiązuje się do innych świadczeń wobec wynajmującego, np. do wykonania remontu lokalu. W takim przypadku pamiętać należy, że tak ustalone zasady płatności czynszu nie powodują przekształcenia się umowy najmu z umowy odpłatnej w nieodpłatną.
W związku z powyższym, jeżeli obie strony umowy najmu są podatnikami VAT, wynajmujący powinien wystawić najemcy fakturę VAT obejmującą pełną wysokość czynszu (bez uwzględnienia zwolnienia z czynszu), a najemca z kolei powinien wystawić wynajmującemu fakturę obejmującą kwotę nakładów poniesionych na remont. Jednocześnie czynsz zapłacony wynajmującemu w powyższy sposób stanowi przychód wynajmującego, od którego powinien on odprowadzić należny podatek.
Należy pamiętać, że aby mówić o najmie, za korzystanie z lokalu musi być należny czynsz. Jeżeli strony przewidują zatem tzw. okresy bezczynszowe (rent free period), to całość czynszu wynikającego z umowy jest należna za cały okres najmu, w tym także za okres bezczynszowy. Jeżeli uznalibyśmy, że za okres bezczynszowy czynsz w ogóle nie jest należny, to mielibyśmy w tym okresie do czynienia nie z najmem, lecz z użyczeniem.
W odniesieniu do lokali komercyjnych najemca jest zobowiązany do ponoszenia opłat dodatkowych (tzw. service charges), z tytułu kosztów wspólnych. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa nie regulują wprost tej kwestii. Podstawą nałożenia na najemcę obowiązku ponoszenia kosztów wspólnych jest zasada swobody kontraktowej z art. 353[1] k.c.
Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest zapłata przez najemcę miesięcznych zaliczek na poczet kosztów wspólnych na podstawie prognozy kosztów, a następnie rozliczanie efektywnie poniesionych kosztów po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego (z reguły roku), tj. w przypadku nadpłaty zaliczek ponad rzeczywiste koszty przypadające na danego najemcę, najemca otrzymuje zwrot nadpłaconej części lub jest ona zaliczana na poczet przyszłych opłat wspólnych.
W przypadku niedopłaty najemca jest zobowiązany do dokonania dopłaty. Udział najemcy w kosztach wspólnych uzależniony jest najczęściej od powierzchni lokalu oraz powierzchni przeznaczonej pod najem w obiekcie (wynajmujący będą zazwyczaj dążyli, aby udział najemcy obliczony został jako stosunek powierzchni najmu do łącznej powierzchni lokali wynajętych w danym momencie, natomiast najemcy do tego, aby ich udział obliczony został jako stosunek powierzchni najmu do łącznej powierzchni lokali przeznaczonych pod najem).
Zakres kosztów wspólnych obejmuje najczęściej: koszty eksploatacyjne, czyli np. koszty sprzątania, koszty ubezpieczenia, opłaty za media dostarczane do części wspólnych, niekiedy także opłatę marketingową, z której pokrywane są np. koszty akcji promocyjnych organizowanych w centrum handlowym oraz opłaty na fundusz remontowy, czyli opłaty najemców przeznaczone na wykonywanie napraw związanych z bieżącym funkcjonowaniem budynku, w którym położony jest lokal, np. naprawy dachu, instalacji itp.
Część kosztów uznawana jest za koszty wspólne, lub nie, w zależności od umowy. Wynajmujący dąży do tego, aby całość kosztów została poniesiona proporcjonalnie przez najemców obiektu, a najemcy niekiedy kwestionują określone kategorie kosztów, jako wykraczające poza zakres kosztów wspólnych. Najważniejsze, aby umowa precyzyjnie regulowała te sprawy. Jeżeli coś zostanie niedostatecznie uzgodnione w trakcie negocjacji, to np. w odniesieniu do funduszu remontowego, najemcy mogą twierdzić, że koszt budowy obiektu oraz wymiany zużytych jego elementów w trakcie fazy operacyjnej powinien być finansowany przez wynajmującego z czynszu, wynajmujący z kolei mogą mieć odmienne stanowisko. ©?
—oprac. Anna Krzyżanowska
