Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić ją bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (art. 237 § 1 k.p.a.). W razie niezałatwienia skargi w tym terminie stosuje się przepisy art. 36-38 k.p.a., dotyczące m.in. ponaglenia (por. art. 237 § 4 k.p.a.). O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego (art. 237 § 3 k.p.a.). W myśl art. 238 § 1 k.p.a. zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi lub, jeżeli zawiadomienie sporządzone zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać także uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 § 1 k.p.a.
Przykład:
Rada gminy rozpoznając skargę dotyczącą nienależytego wykonywania zadań przez wójta - zgodnie ze stanowiskiem komisji skarg, wniosków i petycji – uznała tę skargę za bezzasadną. Ma więc obowiązek wyjaśnić swoje stanowisko w uzasadnieniu uchwały.
Zgodnie z art. 239 § 1 k.p.a. – gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności – organ właściwy do jej rozpatrzenia może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy, bez zawiadamiania skarżącego.
Powołanie komisji
Tryb rozpatrywania przez radę gminy skarg na wójta określa także art. 18b ustawy o samorządzie gminnym (dalej u.s.g.). Zgodnie z tym przepisem rada gminy rozpatruje skargi na działania wójta i gminnych jednostek organizacyjnych, a także wnioski i petycje składane przez obywateli. W tym celu powołuje komisję skarg, wniosków i petycji (skargę rozpatruje jednak rada, a nie komisja, która przedstawia tylko swoje stanowisko). W skład omawianej komisji wchodzą radni, w tym przedstawiciele wszystkich klubów, z wyjątkiem radnych pełniących funkcje przewodniczącego bądź przewodniczącego rady gminy. Zasady i tryb działania komisji skarg, wniosków i petycji określa statut gminy.
W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z 10 lipca 2019 r. (sygn. II SA/Go 321/19, LEX nr 2697391) zwrócono uwagę, że przy rozpatrywaniu skargi wniesionej w ramach regulacji działu VIII k.p.a. rada gminy musi stosować się do obowiązujących w tym względzie przepisów k.p.a. Załatwienie skargi następuje na podstawie art. 238 § 1 k.p.a., poprzez zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi.
