Nie każdy zatrudniony w służbie cywilnej może starać się o mianowanie na urzędnika tej służby. Zgodnie z ustawą o służbie cywilnej (dalej usc) może to zrobić tylko osoba, która:

- jest pracownikiem służby cywilnej;

- posiada, co najmniej trzyletni staż pracy w służbie cywilnej lub uzyskała zgodę dyrektora generalnego urzędu na przystąpienie do postępowania kwalifikacyjnego przed upływem tego terminu, jednak nie wcześniej niż po upływie dwóch lat od nawiązania stosunku pracy w służbie cywilnej;

- posiada tytuł zawodowy magistra lub równorzędny;

- zna, co najmniej jeden język obcy spośród języków roboczych Unii Europejskiej lub jeden z następujących języków obcych: arabski, białoruski, chiński, islandzki, japoński, norweski, rosyjski, ukraiński;

- jest żołnierzem rezerwy lub nie podlega powszechnemu obowiązkowi obrony.

Warunki tu wskazane mają charakter wiążący, a ustawa nie przewiduje od nich żadnych wyjątków. Oznacza to, że niedotrzymanie którejkolwiek przesłanki stanowi przeszkodę do mianowania w służbie cywilnej, a mianowanie osoby niespełniającej przewidzianych wymagań jest wadliwe i nie rodzi skutków prawnych (por. J. Jagielski, K. Rączka, Komentarz do ustawy o służbie cywilnej Lexis Nexsis Warszawa 2010 r.).

Czytaj także: Służba cywilna: limit mianowań na lata 2018-2020

Rygory selekcyjne trzeba spełnić

Fakt, że o uzyskanie mianowania w służbie cywilnej może ubiegać się tylko osoba, która jest pracownikiem służby cywilnej oznacza, że musi ona także spełniać wszystkie rygory selekcyjne, określone dla osób starających się o przyjęcie do tej służby i wymienione w art. 4 usc. Musi, więc być obywatelem polskim (z zastrzeżeniem art. 5 usc), korzystać z pełni praw publicznych, posiadać kwalifikacje wymagane na dane stanowisko pracy i cieszyć się nieposzlakowaną opinią. Nie może być też skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Wyższe stanowiska

Pracownik służby cywilnej to, zgodnie z art. 3 usc osoba zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Oznacza to, że co do zasady tylko ta grupa członków korpusu sc może wziąć udział w postępowaniu kwalifikacyjnym na urzędnika sc – z jednym wyjątkiem. Osoby powołane na wyższe stanowisko spośród członków korpusu służby cywilnej, choć obecnie zatrudnione na podstawie powołania, nadal są pracownikami sc, którym na czas pełnienia funkcji kierowniczej (na czas powołania) udzielono zgodnie z art. 53a ust. 6 i 7 usc urlopu bezpłatnego. Mogą, więc zgłosić się do postępowania kwalifikacyjnego. W swoim zgłoszeniu muszą jednak wskazać stanowisko, na którym są zatrudnieni jako pracownicy sc (czyli stanowisko, z którego zostali urlopowani).

Do postępowania kwalifikacyjnego nie mogą natomiast przystępować osoby powołane na wyższe stanowiska w służbie cywilnej, które nie posiadają równolegle statusu pracownika służby cywilnej (także te, które w przeszłości były już zatrudnione w służbie cywilnej i legitymują się np. odpowiednio długim stażem pracy w tej służbie). Tak wynika z wyjaśnień Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (dalej DSC KPRM; dsc.kprm.gov.pl).

Zastępstwo i urlop

Nie ma też przeszkód, aby swój akces do postępowania kwalifikacyjnego zgłosiła osoba zatrudniona na podstawie umowy na zastępstwo. Posiada ona, bowiem status pracownika służby cywilnej, a zatem spełnia jeden z warunków ubiegania się o mianowanie.

Także przebywanie pracownika sc na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim czy urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego (urlop adopcyjny) nie stanowi przeszkody. Korzystanie z tego typu urlopów nie przerywa trwania stosunku pracy (przebywająca na nich osoba jest nadal pracownikiem sc.) i stanowi po prostu przerwę w świadczeniu pracy ze względu na korzystanie z uprawnień rodzicielskich przewidzianych w kodeksie pracy. Dlatego każda osoba przebywająca na takim urlopie może – wykorzystując okres pobytu w domu na przygotowanie się do postępowania kwalifikacyjnego sprawdzianu wiedzy – „poprosić" dyrektora generalnego urzędu, w którym jest zatrudniona o potwierdzenie, że spełnia wszystkie wymagane przez ustawę warunki. A ten zobowiązany jest traktować ją jak każdego innego pracownika służby cywilnej, zwracającego się do niego z takim wnioskiem. Dotyczy to także osób przebywających na urlopie wychowawczym czy korzystających z urlopu bezpłatnego. Potwierdzają to wyjaśnienia DSC KPRM, zgodnie, z którymi pracownik służby cywilnej, który przebywa na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym jest pracownikiem służby cywilnej. Udzielenie mu tego typu urlopu stanowi jedynie przerwę w świadczeniu obowiązku pracy, przy jednoczesnym zwolnieniu pracodawcy z obowiązku świadczeń na rzecz pracownika. Nie pociąga jednakże za sobą ustania stosunku pracy jako takiego.

Staż tylko z ostatnich 20 lat

Warunkiem ubiegania się o mianowanie na urzędnika sc jest też posiadanie, co najmniej trzyletniego stażu pracy w służbie cywilnej. Chodzi tu o trzyletni ogólny staż pracy, do którego wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia w tej służbie (a zatem nie musi to być okres ciągły, o czym świadczy użyty przez ustawodawcę zwrot „staż pracy w służbie cywilnej"). Należy jednak podkreślić, że nie jest jednak brany pod uwagę staż uzyskany w urzędzie administracji rządowej przed 1 lipca 1999 r.

Mogą być dwa lata, ale nie mniej

Od zasady, że osoba starająca się o mianowanie musi legitymować się, co najmniej trzyletnim okresem zatrudnienia w sc jest jeden wyjątek. Osoby zainteresowane mianowaniem mogą, bowiem wnioskować do dyrektora generalnego o zgodę na wcześniejsze przystąpienie do postępowania kwalifikacyjnego, jednak nie wcześniej niż po upływie dwóch lat od nawiązania stosunku pracy w służbie cywilnej (art. 40 pkt 2 usc). Użycie przez ustawodawcę zwrotu nie wcześniej oznacza, że jakiekolwiek (nawet o jeden dzień) skrócenie tego dwuletniego okresu nie jest już możliwe.

Wykształcenie i kwalifikacje

Kolejne warunki, od których zależy możliwość zgłoszenia się do postępowania kwalifikacyjnego odnoszą się do wykształcenia i kwalifikacji osoby zamierzającej zostać urzędnikiem służby cywilnej. W zakresie wykształcenia, od osoby przystępującej do postępowania kwalifikacyjnego oczekuje się posiadania tytułu zawodowego magistra lub równorzędnego, za które uznaje się tytuły magistra inżyniera, lekarza, lekarza weterynarii, i lekarza dentysty. Nie są nimi natomiast tytuły inżyniera i licencjata.

Kandydat musi także znać przynajmniej jeden z języków obcych wskazanych w ustawie. Chodzi tu języki robocze Unii Europejskiej oraz arabski, białoruski, chiński, islandzki, japoński, norweski, rosyjski lub ukraiński. Rodzaje dokumentów potwierdzających tę znajomość określa załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej (DzU nr 218, poz.1695). Publikowana w nim lista nie jest jednak zamknięta >patrz ramka.

Ważne

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, co do uznawalności konkretnego dokumentu językowego na potrzeby udziału w postępowaniu, najlepiej zwrócić się bezpośrednio do Krajowej Szkoły Administracji Publicznej (KSAP).

Brak dokumentu można uzupełnić

Osoby mające zamiar przystąpić do postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej nieposiadające wymaganych dokumentów potwierdzających znajomość języka obcego, mogą skorzystać z udziału w Lingwistycznym Postępowaniu Sprawdzającym, organizowanym przez KSAP. Certyfikaty LPS wydawane są na poziomie średniozaawansowanym (B2) i zaawansowanym (C). Są one honorowane w postępowaniu kwalifikacyjnym w służbie cywilnej oraz przy ubieganiu się o przyjęcie do służby dyplomatyczno-konsularnej. Więcej informacji na temat takiego sprawdzianu znaleźć można na stronie KSAP (www.ksap. gov.pl).

Ostatnim ustawowym warunkiem, koniecznym do spełnienia przez osobę przystępującą do postępowania kwalifikacyjnego, jest uregulowany stosunek do służby wojskowej. Osoba taka powinna legitymować się w omawianym kontekście statusem żołnierza rezerwy lub nie podlegać powszechnemu obowiązkowi obrony. Warunek ten w związku z likwidacją powszechnego poboru do wojska stracił już chyba na znaczeniu.

Spełnienie przez pracownika sc wymienionych wyżej warunków (określonych w art. 4 pkt 1-3 i art. 40 usc) potwierdza dyrektor generalny urzędu, w którym pracownik jest zatrudniony.

podstawa prawna: Art.4, art.40 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (test jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)

Z wyjaśnień Departamentu Służby Cywilnej KPRM

„Rodzaje dokumentów potwierdzających znajomość języka obcego są określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej. Zawarty tam katalog jest katalogiem otwartym. Wynika to z faktu, że dokumentami takimi mogą być m.in. certyfikaty potwierdzające znajomość języków obcych, co najmniej na poziomie B2 w skali globalnej biegłości językowej według „Common European Framework of Reference for Languages: learning, teaching, assessment (CEFR) – Europejski system opisu kształcenia językowego: uczenie się, nauczanie, ocenianie (ESOKJ)", przy czym mogą to być certyfikaty językowe wydane przez instytucje stowarzyszone w Association of Language Testers in Europe (ALTE) – poziomy ALTE Level 3 (B2), ALTE Level 4 (C1), ALTE Level 5 (C2), jak również certyfikaty instytucji enumeratywnie wskazanych w rozporządzeniu.

Czy przełożony musi się zgodzić?

- Pracownik służby cywilnej chciałby przystąpić do postępowania kwalifikacyjnego na urzędnika służby cywilnej. Czy potrzebuje na to zgody swojego przełożonego?

Nie.

Zgłoszenie do postępowania kwalifikacyjnego pracownik służby cywilnej kieruje do szefa Służby Cywilnej. Jednak dyrektor generalny urzędu, w którym pracownik jest zatrudniony uczestniczy w procedurze przygotowania tego zgłoszenia. Jest on zobowiązany do potwierdzenia spełnienia przez pracownika sc warunków określonych w art. 4 pkt 1-3 i art. 40 ustawy o służbie cywilnej. Chodzi tu o wymagania, jakie musi spełnić każda osoba ubiegająca się o mianowanie (art. 40 usc) oraz trzy z tzw. rygorów selekcyjnych (art. 4 pkt 1-3 usc). W tym drugim przypadku dyrektor potwierdza, że pracownik jest obywatelem polskim lub osobą, o której mowa w art. 5 usc, korzysta z pełni praw publicznych i nie był karany za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Dyrektor generalny robi to na podstawie dokumentów, które są w posiadaniu urzędu. Pracownik służby cywilnej, który chce wziąć udział w postępowaniu kwalifikacyjnym musi zatem wszystkie wymagane dokumenty dostarczyć do urzędu - najpóźniej do końca maja roku, w którym chce przystąpić do postępowania kwalifikacyjnego. Tylko wtedy dyrektor generalny będzie mógł w terminie, czyli do 31 maja potwierdzić, że pracownik ten spełnia wszystkie warunki wymagane przez ustawę o służbie cywilnej.

Ustawa nie pozwala ani na warunkowe potwierdzanie wskazanych wymagań ani na późniejsze zgłoszenie się do postępowania kwalifikacyjnego. Ten, kto nie dotrzyma terminu kolejną szansę będzie miał dopiero za rok.

Potwierdzają to wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej KPRM, zgodnie z którymi fakt, iż art. 42 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej wymaga, aby zgłoszenia do postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej w danym roku kalendarzowym składane były w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 maja wynika, że dyrektor generalny urzędu powinien potwierdzać znajomość języka obcego na podstawie dokumentu wystawionego najpóźniej w dniu 31 maja roku kalendarzowego, w którym osoba zainteresowana składa zgłoszenie do postępowania kwalifikacyjnego.

Podpis dyrektora generalnego urzędu powinien być opatrzony czytelną pieczęcią imienną wraz z datą. W urzędach, w których nie istnieje stanowisko dyrektora generalnego, zgłoszenia oraz wnioski o mianowanie potwierdza osoba wykonująca zadania dyrektora generalnego.

podstawa prawna: Art.4, art. 40 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)

Czy wniosek o mianowanie też powinien trafić do dyrektora?

- Absolwenci Krajowej Szkoły Administracji Publicznej nie biorą udziału w postępowaniu kwalifikacyjnym. Składają tylko wniosek do szefa Służby Cywilnej o mianowanie. Czy i w ich przypadku dyrektor generalny urzędu w którym pracują, musi potwierdzić spełnienie przez nich wskazanych w ustawie wymagań?

Tak.

Wymóg uzyskania od dyrektora generalnego poświadczenia spełnienia wymaganych warunków dotyczy zarówno pracowników sc składających zgłoszenia do postępowania kwalifikacyjnego jak i pracowników sc będących absolwentami Krajowej Szkoły Administracji Publicznej (KSAP), składających wnioski o mianowanie. Ci ostatni, aby uzyskać mianowanie nie muszą przystępować do postępowania kwalifikacyjnego. Składają tylko do szefa Służby Cywilnej wniosek o mianowanie i uzyskują je w tym samym dniu, co osoby, które pomyślnie przeszły postępowanie kwalifikacyjne w danym roku. Wynika to z faktu, że posiadanie przez absolwenta KSAP wiedzy, umiejętności i predyspozycji kierowniczych niezbędnych do wypełniania zadań służby cywilnej jest sprawdzane w toku kształcenia w tej szkole i potwierdzane dyplomem jej ukończenia (art. 46 usc).

Należy podkreślić, że z art. 42 ust. 2 usc wynika, że absolwent KSAP, aby móc złożyć wniosek o mianowanie musi posiadać status pracownika służby cywilnej i znajomość, co najmniej jednego języka obcego, czyli spełniać przesłanki z art. 40 pkt 1 i 4 usc. Ustawa przyjmuje, że niektóre inne warunki wymagane w art. 40 usc (np. posiadanie tytułu zawodowego magistra lub równorzędnego) są przez nich spełnione ze względu na pobieranie nauki w KSAP. W ich przypadku dyrektor generalny urzędu potwierdza, więc spełnienie mniejszej liczby warunków, które są przesłanką uzyskania mianowania przez absolwenta KSAP.

Oprócz trzech rygorów selekcyjnych tak jak w przypadku pracownika sc zgłaszającego się do postępowania kwalifikacyjnego (patrz wyżej) potwierdza on tylko posiadanie przez absolwenta KSAP statusu pracownika sc i znajomość, co najmniej jednego języka obcego.

Wnioski o mianowanie składa się w tym samym terminie, co zgłoszenia do postępowania kwalifikacyjnego, czyli w okresie od 1 stycznia do 31 maja.

podstawa prawna: Art.4, art.40 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)