fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Telekomunikacja i IT

Sprawne zarządzanie korespondencją w biurze

Obsługa dużej ilości korespondencji w firmach jest żmudna i pracochłonna. Oferowane przez Arcus urządzenia firmy Pitney Bowes są w stanie wykonać te zadania kilkaset razy szybciej.

Potrzeba nadania kilku tysięcy sztuk korespondencji może skutecznie zablokować na kilka dni działanie biura. Tę pracę ułatwiają takie urządzenia, jak składarki, kopertownice, adresarki i otwieraczki. Wydajne urządzenia do obsługi korespondencji pracują znacznie szybciej i sprawniej niż ludzie. Firma Arcus oferuje urządzeniami amerykańskiej firmy Pitney Bowes, które pozwalają przygotować do wysłania w krótkim czasie dużą ilość korespondencji.

– Pracownik może przygotować jeden list do wysyłki w minutę, czyli 60 listów na godzinę – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA. – Nie jest w stanie utrzymać jednakowego tempa pracy przez cały dzień i potrzebuje przerw. Kopertownice potrafią zapakować nawet 3000 pism w ciągu godziny. Człowiekowi zajęłoby to ponad tydzień.

Według eksperta maszyny do obsługi korespondencji nie tylko oszczędzają czas pracowników dzięki uwolnieniu ich od nużących zadań. Dbają także o pieniądze pracodawcy. Składarki potrafią złożyć zawartość koperty, adresarki - nadrukować adres, logo albo reklamę a otwieraczki otworzyć otrzymane listy.

– W firmach i urzędach, które muszą wysyłać miesięcznie tysiące listów, urządzenia do zarządzania korespondencją są niezastąpione – mówi Maciej Ziemski. – Sprawna wysyłka korespondencji nie tylko jest wygodna, ale też pozwala np. na szybsze uzyskanie należności (jeżeli wysyłane są faktury, wezwania do zapłaty czy wymiary podatku), a także zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres. Włożona do kopert korespondencja musi być następnie zaadresowana.

– Aby uniknąć błędów przy ręcznym wpisywaniu adresów i zadbać o estetykę, warto się zaopatrzyć w adresarkę, która na każdą kopertę naniesie adres i nadruk w wielu kolorach lub wypełni tzw. zwrotki, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – wyjaśnia Maciej Ziemski.

W ofercie Pitney Bowes dostępne są trzy modele adresarek współpracujących z komputerem, które wykorzystują druk atramentowy w rozdzielczości do 600 dpi w kolorze. Najprostsze adresują do 10 000 kopert, a najbardziej wydajne do 30 000 w ciągu godziny – ręczne zaadresowanie takiej liczby przesyłek zajęłoby pracownikowi ponad trzy miesiące. Format kopert nie gra roli. Obsługa korespondencji to nie tylko nadawanie listów, ale także korespondencja przychodząca.

– W usprawnieniu otwierania korespondencji przychodzącej pomocna będzie otwieraczka, która w ciągu godziny może otworzyć nawet kilkanaście tysięcy listów – mówi Maciej Ziemski. Proponowane przez Arcus urządzenia Pitney Bowes pozwalają otwierać korespondencję w tempie 400 kopert na minutę (małe urządzenie biurkowe) aż do otwieraczek dla dużych firm, które pozwalają otworzyć nawet 36 000 kopert na godzinę.

Ważne pojęcia

Otwieraczka – urządzenie, które pozwala szybko otworzyć duże ilości korespondencji przychodzącej do biura.Wystarczy położyć listy na podajniku, a otwieraczka automatycznie je pobierze, otworzy i umieści na tacy odbiorczej.

Kopertownica – urządzenie do automatycznego składania i wkładania do kopert dokumentów, które również zamyka je i zakleja.

Składarka – urządzenie automatycznie składające dokumenty, które mają być włożone do kopert. Składarka robi to o wiele szybciej niż w przypadku ręcznego składania, unika też zagnieceń.

Adresarka – urządzenie, które służy do drukowania adresów na przesyłkach. Przeważnie wykorzystuje w tym celu druk atramentowy. 

Artykuł powstał we współpracy z: 

 

REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA