Tak zwany exit interview z pracownikiem staje się w Polsce coraz bardziej popularny. Sprzyja temu nie tylko moda, ale też sytuacja na rynku pracy, gdy rotacja pracowników jest całkiem wysoka i wyzwaniem dla pracodawców jest nie tylko pozyskanie nowej osoby, ale również zatrzymanie jej w firmie. Tym bardziej więc „rozmowa pożegnalna" staje się dla pracodawców cennym źródłem informacji o tym, co skłania pracowników do zmiany pracy.

Wezwanie na dywanik do działu HR

Najczęściej exit interview przeprowadzają międzynarodowe korporacje. Wówczas ma on ustrukturyzowany charakter – odchodzący pracownik jest zapraszany rozmowę (lub wypełnienie ankiety) przez dział HR i otrzymuje standardowy (taki sam dla wszystkich) zestaw pytań. W mniejszych firmach, gdzie nie obowiązują tak formalne procedury, rozmowę na rozstanie może przeprowadzić bezpośredni przełożony czy nawet właściciel, zwłaszcza w przypadku tych najbardziej cennych pracowników.

Zestaw pytań, jakie mogą paść podczas interview, jest różny, ale zwykle skupiają się one na kluczowych kwestiach – dlaczego odchodzisz, czego ci nie daliśmy, co moglibyśmy poprawić?

– Przykładowe pytanie otwierające wywiad to: „Co skłoniło cię do podjęcia rozwoju poza strukturami naszej firmy?", natomiast pytanie zamykające exit interview może brzmieć: „Co mogłoby się zmienić w naszej firmie, aby było to jeszcze lepsze miejsce pracy?" – mówi Katarzyna Nowak, HR Business Partner w ManpowerGroup.

Różne pytania

Pracownicy zwykle proszeni są również o wymienienie czynników, co do których mieli oni obiekcje, a także o wskazanie aspektów, które przyciągnęły ich do nowego miejsca pracy. Mogą też paść bardziej szczegółowe pytania – czy powodem odejścia była na przykład: lokalizacja, atmosfera, brak możliwości rozwoju, relacje w zespole, zła organizacja, brak poczucia kontroli czy sprawczości, czy osoba czuła się niedoceniana... I czy poleciłaby pracę, którą właśnie opuszcza, innej osobie.

Katarzyna Nowak podkreśla, że pytania są tak sformułowane, by pracodawca mógł jak najwięcej dowiedzieć się o swojej firmie – gdzie tkwi potencjalne źródło usprawnień i wzmocnienia funkcjonujących już procesów. – Tego typu rozmowy pozwalają określić np. nastroje panujące w organizacji, a także zdefiniować pola wymagające poprawy – dodaje Radosław Szafrański, dyrektor w firmie rekrutacyjnej Michael Page.

– Taka wiedza umożliwia dokonanie pogłębionej analizy na temat firmy, wyciągnięcie wniosków i przygotowanie skutecznej strategii zmian, których wdrożenie w dłuższej perspektywie przyczyni się do zwiększenia atrakcyjności przedsiębiorstwa na rynku pracy i zatrzymania w niej najlepszych talentów – zaznacza Szafrański.

Stresująca spowiedź

Exit interview jest całkowicie dobrowolny i wzięcie w nim udziału zależy od dobrych chęci odchodzącego pracownika. Eksperci radzą, że warto się na to zgodzić, by w ten sposób ładnie pożegnać się z pracodawcą. I chociaż od takiej rozmowy nie zależy być albo nie być w danej firmie, warto się do niej przygotować.

– Rozmowa wyjściowa nie jest łatwa. Są osoby, które stresują się nią nawet bardziej niż podczas rekrutacji – mówi Anna Kieszkowska-Grudny, psychoterapeutka, trenerka biznesu i inicjatorka Akademii Przywództwa Kobiet w Akademii Leona Koźmińskiego.

– A jeśli towarzyszy nam stres, to mogą ponieść nas emocje, których za jakiś czas możemy żałować. Pamiętajmy, że na rynku pracy nie jest dobrze palić za sobą mostów, dlatego forma, w jakiej podzielimy się naszymi spostrzeżeniami o firmie, jest kluczowa – wyjaśnia Anna Kieszkowska-Grudny.

Ekspertka radzi, by przed rozmową spisać najważniejsze punkty, które chcemy poruszyć, zadbać o właściwy język i opanować emocje. Trzeba się dobrze przygotować, by wypaść na profesjonalistę. W przeciwnym razie ryzykujemy, że ostatnie spotkanie zamieni się w improwizowaną sesję terapeutyczną „Dlaczego nienawidzę tej pracy".

Rozmowa bez złości

– Podczas rozmowy warto się opierać na faktach, mówić profesjonalnie zarówno o tym, co się nam nie podobało, jak i o tym, co było pozytywne – zaznacza Anna Kieszkowska-Grudny.

Trzeba zachować spokój, nawet jeśli chcemy zakomunikować byłemu pracodawcy niezbyt przyjemne rzeczy. Przykładowo, że nas nie doceniał, za mało płacił albo wymagał zbyt dużo. – Wbrew pozorom, jeśli jesteśmy spokojniejsi, to druga strona usłyszy więcej z tego, co mamy do powiedzenia, niż gdy będziemy w złości lub żalu dzielić się tym, co nas boli – zaznacza Anna Kieszkowska-Grudny.

– Udzielane w wywiadzie odpowiedzi powinny być prawdziwe i odwołujące się do konkretnych sytuacji – podpowiada Katarzyna Nowak z ManpowerGroup. – Aby rozstanie było odejściem z klasą, pracownik powinien rzetelnie podsumować współpracę, wskazując na obszary warte poprawy i na te godne uznania i rekomendacji.

Podczas exit interview nie powinniśmy więc ani wykrzykiwać swoich żali, ani słodzić byłemu pracodawcy. Nikt nie oczekuje przecież, że ktoś będzie rozpływał się nad warunkami pracy w firmie, z której właśnie odchodzi.

Rozmowa wyjściowa to szansa na szczerą, choć czasami szkoda że ostatnią, dyskusję o firmie.

Opinia dla „rzeczpospolitej"

Radosław Szafrański, dyrektor w firmie rekrutacyjnej Michael Page

Pracownicy nie mają obowiązku otwarcie dzielić się swoimi przemyśleniami z przełożonym czy też współpracownikiem. Dlatego też uczestnictwo w exit interview jest dobrowolne. Nasze doświadczenie pokazuje jednak, że większość pracowników angażuje się w takie rozmowy. Warto pamiętać, że exit interview nie może się wiązać z żadnymi konsekwencjami dla osób zmieniających pracę. Powinien być za to okazją, aby szczerze wypowiedzieć się o organizacji, przełożonych i współpracownikach. W każdej sytuacji warto zachować wysokie standardy kultury osobistej, aby nie przekreślić sobie szans na ewentualne nawiązanie ponownej współpracy z daną firmą.