Coraz częściej we współczesnych firmach, zwłaszcza koncernach międzynarodowych, funkcjonuje dział prawny podmiotu prawa polskiego, składający się z polskich prawników. Często zwłaszcza polscy prawnicy pracują w regionie składającym się z kilku bądź nawet kilkunastu krajów. Niejednokrotnie polski dział prawny czy polski prawnik (najczęściej kierujący działem), odpowiada także za kwestie prawne i koordynowanie pracy prawników w całym regionie. Taka rola oznacza wyzwania, ale także ryzyko zawodowe i konieczność przystosowania się do specyfiki pracy w środowisku międzynarodowym.

Wystarczą kancelarie

Może się zdarzyć (mamy z tym coraz częściej do czynienia), że to właśnie polski prawnik ma wpływ na ilość i skład działu prawnego czy wybór specjalizacji prawników w poszczególnych krajach, koordynuje obsługę zewnętrzną świadczoną przez kancelarie oraz zarządza przyznanym mu budżetem.

Jeżeli przyjmie często stosowany w dużych, międzynarodowych przedsiębiorstwach mieszany model obsługi prawnej, tzn. świadczonej przez wewnętrznych prawników przy bliskiej współpracy i wsparciu kancelarii prawnych, wystarczy, by każda lokalna spółka zatrudniała najwyżej jednego, dwóch prawników lokalnych. W spółkach o ograniczonym lokalnie zakresie działania czy funkcjonujących np. na rynku jedynie poprzez wyspecjalizowanych dystrybutorów, agentów lub pośredników, posiadanie lokalnie zatrudnionego prawnika może być nawet zbędne. Wystarczy wsparcie kancelarii świadczone ad hoc lub na zasadzie stałej ilości godzin pomocy prawnej objętej z góry ustalonym ryczałtem. W takim przypadku pozycja koordynująca szefa prawników mieści się w kraju skupiającym funkcje regionalne (w Polsce), a prawnicy lokalni świadczą swoje usługi w poszczególnych krajach.

Podobnie działa pomoc zewnętrzna, przy czym możliwe są różne rozwiązania (mające wady i zalety). Najefektywniejsze wydaje się korzystanie z jednej międzynarodowej kancelarii, która udziela pomocy poszczególnym spółkom w regionie poprzez swoje lokalne oddziały albo stworzenie sieci lokalnych kancelarii, blisko współpracujących z prawnikiem w danym kraju lub regionalnym szefem prawników.

Niezbędny jest stały kontakt

Podział obowiązków prawników w regionie i ocena ich pracy zależy w dużej mierze od profilu działalności danej organizacji, jej struktury i kultury prawnej. W spółkach mocno skupionych na konkretnym i dominującym profilu działalności wskazana jest specjalizacja prawników. W branżach, w których prawnicy muszą się stykać z wieloma dziedzinami prawa, bardziej przydatne jest, aby prawnicy pełnili funkcję tzw. generalistów, czyli specjalistów w kilku dziedzinach objętych zainteresowaniem danej firmy.

Prowadząc regionalny dział prawny, nie można zapominać o komunikacji oraz wymianie danych i informacji. Praca prawników wymaga dokładnej wiedzy o samej organizacji, wdrażanych w niej projektów i obowiązujących procesach czy polityce. Taka wymiana informacji może się odbywać na wiele sposobów, np. za pośrednictwem platform internetowych w postaci wspólnych dysków. W pracy regionalnego zespołu prawnego równie ważna jest codzienna komunikacja, która może być prowadzona poprzez mniej lub bardziej systematyczne telekonferencje, wideokonferencje czy nawet periodyczne spotkania. Jedno jest pewne: prawnicy przedsiębiorstw nie mogą pracować w izolacji. Muszą być w stałym kontakcie z zespołami merytorycznymi i wszystkimi działami firmy, a także budować własną sieć współpracy, wymiany doświadczeń, zasobów i myśli.

Pytanie, które często zadają sobie prawnicy pracujący w regionie, dotyczy podziału i wykorzystania budżetu na zewnętrzną obsługę prawną. Regionalny dział (czy jego szef) otrzymuje określony budżet lokalny, ale w świetle grupy kapitałowej oceniane jest jego wykorzystanie w całym regionie. Rozwiązanie to wydaje się dobre i warto je stosować. Daje pewną elastyczność wykorzystania środków w kilku krajach. Mimo że wydatki przekroczą zaplanowany budżet w jednym kraju, z dużym prawdopodobieństwem zostaną jeszcze do dyspozycji środki w budżecie w innym. Pozwala to na skuteczne usprawiedliwienie podejmowanych działań i ponoszonych wydatków w jednym miejscu, skoro uzyskano oszczędności w innym.

Nawet dla całego świata

Trzeba też pamiętać o odróżnieniu wewnętrznej i zewnętrznej odpowiedzialności za działania prawne (zewnętrzna to odpowiedzialność za kwestie prawne ponoszone przez lokalny zarząd spółki). Trzeba wyraźnie podkreślić, że żadna pomoc i doradztwo prawne nie może pozbawić lokalnego zarządu tej odpowiedzialności. Jednocześnie lokalni prawnicy oraz ich struktury regionalne, włączając w to szefa prawników, ponoszą wewnętrzną odpowiedzialność wobec swoich struktur lokalnych, regionalnych albo nawet globalnych. Często prawnicy wewnętrzni, mimo formalnego związania z lokalną organizacją, są częścią większego zespołu prawnego, skupionego w dziale prawnym dla danego kontynentu a nawet globalnie dla całego świata. To rozwiązanie skuteczne i rekomendowane od strony efektywności prawnej, która objawia się w niezależności i większej swobodzie działania prawników firmy dla dobra całej organizacji, a nie tylko poszczególnych jej spółek.

Autor jest wiceprezesem Polskiego Stowarzyszenia Prawników Przedsiębiorstw, dyrektorem ds. prawnych, Europa Centralna, Colgate-Palmolive (Poland) Sp. z o.o.