Przedsiębiorca musi wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzać PPK, zabudżetować dodatkowe koszty, zapisać pracowników do programu oraz dostosować system kadrowo-płacowy do obsługi programu. Po 1 stycznia 2020 r. PPK w swoich firmach będą wdrażać przedsiębiorcy zatrudniający od 50 do 249 osób.
Wybór instytucji zarządzającej
Odpowiedzialny za utworzenie w firmie PPK jest pracodawca. Nieważne, czy zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, agencyjnej, czy dana osoba będzie wykonywać pracę nakładczą, czy jest członkiem rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych.
Do obowiązku pracodawcy należy wybranie instytucji finansowej, która zajmie się zarządzaniem pieniędzmi pracowników. Pracodawca powinien dokonać wyboru w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub – w przypadku braku związków zawodowych – z reprezentacją pracowników wyłonioną w trybie przyjętym w danej firmie. Samodzielnie może to zrobić wyłącznie w sytuacji, gdy nie uda się zawrzeć porozumienia na 30 dni przed ostatecznym terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową w odpowiednim czasie przewidziane są kary w wysokości 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń.
Na tym etapie warto rozważyć kampanię informacyjną skierowaną do pracowników mówiącą o ich uprawnieniach i obowiązkach oraz o zasadach funkcjonowania PPK. Nie jest to obowiązkowe, natomiast pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej.
Z wybraną instytucją finansową podmiot zatrudniający powinien podpisać umowę o zarządzanie PPK. Umowa powinna zostać zawarta w postaci elektronicznej pozwalającej na zapisanie jej na trwałym nośniku, nie wyklucza to jednak formy papierowej, która będzie wymagać zdigitalizowania. Ostateczny termin zawarcia umowy o zarządzanie to 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. – Comarch PPK umożliwia zawarcie online umowy o zarządzanie PPK z instytucjami finansowymi takimi jak: Aviva Investors Poland TFI, AXA TFI czy TFI Allianz Polska – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.
