Artykuł powstał we współpracy z firmą Comarch

Aktualizacja systemu ma wpływ na naliczanie wynagrodzeń pracowników oraz jest konieczna, by przekazywać do instytucji finansowej dane dotyczące uczestników PPK.

– Odpowiednio dobrany system powinien: prawidłowo zakwalifikować uczestników PPK, umożliwić ewidencjonowanie deklaracji otrzymanych od pracowników i uwzględnianie ich na liście płac, prawidłowo naliczyć wpłaty finansowane przez pracodawcę i pracownika, umożliwić raportowanie danych związanych z PPK w formatach wymaganych przez instytucje finansowe – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów ERP w Comarchu.

Obowiązki działu kadrowo-płacowego

Do zadań działu kadrowo-płacowego należy:

– przygotowanie listy pracowników uprawnionych do członkostwa w PPK – są to zatrudnieni w wieku od 18 do 55 lat, od których wynagrodzeń odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalno-rentowe,

– zebranie deklaracji rezygnacji (w przypadku osób w wieku od 18 do 55 lat) i przystąpienia złożonych przez pracowników powyżej 55 lat,

– ustalenie podstawy wpłat PPK i naliczanie składek zgodnie z deklaracjami pracowników,

– zadbanie o dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK,

– przesyłanie instytucji finansowej informacji dotyczących m.in deklaracji przystąpienia i rezygnacji pracowników, deklaracji o składkach, informacji o kwotach składek pobranych z wynagrodzenia pracownika.

Powtarzalność procesu

Pracownicze plany kapitałowe to program długoterminowy, a wynikające z ustawy nowe obowiązki pracodawca będzie musiał realizować cyklicznie. Po zapisaniu zatrudnionych do PPK pracodawcy co miesiąc muszą naliczać wpłaty i odprowadzać je do instytucji finansowej. Odpowiedni system kadrowo-płacowy powinien automatycznie naliczać wartość wpłat w oparciu o wartość pensji brutto zatrudnionego oraz zadeklarowane wysokości procentowe wpłat. Powinien także umożliwiać dokonywanie korekt z tytułu nienależnie naliczonych wpłat.

Zatrudnieni mogą dowolnie zarządzać swoją obecnością w programie PPK – rezygnować i przystępować, deklarować i zmieniać wpłaty dodatkowe, a wszystkie te deklaracje trzeba nanieść w systemie kadrowo-płacowym. W zależności od ustaleń zawartych w umowie o zarządzanie pracodawca może być zobligowany także do informowania instytucji finansowych o zmianach danych identyfikacyjnych uczestników PPK i zakończeniu zatrudnienia.

Zdaniem Magdaleny Pacan z firmy Comarch aplikacja, która umożliwi ewidencję uczestników programu, naliczanie składek i na ich podstawie automatyczne przesyłanie danych do instytucji finansowej, nie tylko zagwarantuje wypełnienie wszystkich obowiązków przez pracodawcę, ale przede wszystkim usprawni i przyspieszy pracę działów kadrowo-płacowych.

System informatyczny

Znaczącą rolę w przypadku gromadzenia i archiwizowania materiałów dotyczących PPK odgrywa odpowiednie oprogramowanie. Wykorzystywane w firmie programy płacowo-kadrowe warto zaktualizować lub wymienić na nowe, które usprawnią procedurę wdrożenia i prowadzenia PPK. Korzystanie z bardziej zaawansowanej aplikacji do obsługi PPK pozwoli w maksymalnym stopniu zautomatyzować proces ewidencjonowania, wdrażania, a potem przekazywania wpłat.

– Przy wyborze oprogramowania należy wziąć pod uwagę nie tylko to, czy jest zgodne z przepisami i aktualizowane, co powinno być oczywiste, ale także to, w jaki sposób pozwoli na automatyzację powtarzalnych i żmudnych procesów związanych z obsługą PPK w firmie – mówi Magdalena Pacan.

Aplikacja Comarch PPK automatycznie pobierze dane związane z PPK z modułu kadrowo-płacowego i prześle je do instytucji finansowych. Format danych eksportowanych z aplikacji jest zgodny z zaleceniami PFR, by bez problemu mogły być przetworzone przez instytucje finansowe i zapisane na kontach uczestników PPK. Dane mogą być przekazywane do instytucji za pomocą wymiany automatycznej lub plików xml.

– Jest to bardzo wygodne i pozwoli na zaoszczędzenie czasu działów kadr, a w rezultacie ochroni pracodawcę przed koniecznością zatrudniania pracowników do obsługi PPK. Zaletą Comarch PPK jest także to, że na bieżąco jest dostosowywany do zmieniających się przepisów i interpretacji. Użytkownik może być pewny, że będzie działał zgodnie z obowiązującymi przepisami. Choć aplikacja jest rozwiązaniem oferowanym klientom odpłatnie, to jej cena została tak skalkulowana, aby była korzystna dla wszystkich pracodawców. Cena uzależniona jest od liczby zatrudnionych pracowników, więc mniejszy pracodawca poniesie niższy koszt – dodaje Magdalena Pacan z firmy Comarch.

Ważne daty

Jeśli zatrudniam od 20 do 49 pracowników:

1 lipca– 27 września 2020 r. – wybór oferty w porozumieniu z reprezentacją pracowników

28 września – 27 października 2020 r. – samodzielny wybór dostawcy PPK przez pracodawcę

1 lipca –27 października 2020 r. – czas na podpisanie umowy o zarządzanie

10 listopada 2020 – ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie PPK

grudzień 2020 r.–styczeń 2021 r. – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej.

Jeśli zatrudniam od 50 do 249 pracowników:

1 stycznia–24 marca 2020 r. – wybór oferty instytucji finansowej w porozumieniu z reprezentacją pracowników

25 marca–24 kwietnia 2020 r. – samodzielny wybór instytucji finansowej przez pracodawcę

1 stycznia–24 kwietnia 2020 r. – czas na podpisanie umowy o zarządzanie

11 maja 2020 r. – ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie PPK

czerwiec –lipiec 2020 r. – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej.

WAŻNE:

W ramach projektu gospodarczej specustawy, której zadaniem jest łagodzenie negatywnych skutków gospodarczych pandemii koronawirusa, znanej jako tarcza antykryzysowa, planowane jest przesunięcie terminów na utworzenie PPK przez pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób. Zmiana ma polegać na przyjęciu, w odniesieniu do pracodawców z II fazy wdrożenia PPK, maksymalnych terminów obowiązujących III fazę, czyli: 27 października 2020 r. (termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK) i 10 listopada 2020 r. (termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK).

Kary

Niezawarcie umowy o zarządzanie PPK grozi grzywną w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Karalne jest także niezawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej w określonym terminie. W tym wypadku grzywna może wynieść od 1 tys. do 1 mln zł. Pracodawca (i pracownicy) musi też pamiętać, że grzywna w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego grozi temu, kto nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w tym systemie. Warto mieć to na uwadze, by przekaz informacji nie przybrał formy zniechęcania.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Comarch