1. Ustal priorytety na dany dzień
Niektórzy określają to skrótem NZD – najważniejsze zadania dnia, ale niezależnie od określenia, chodzi o wyznaczenie trzech działań, które popchną naszą pracę do przodu. Można to zrobić wieczorem poprzedniego dnia, lecz – jak radzi Małgorzata Czernecka z Human Power – priorytety lepiej ustalać rano, gdy już przeskanujemy (czyli przejrzymy bez otwierania) e-maile, które pojawiły się w naszej skrzynce od minionego wieczora. Może się tam bowiem znaleźć wiadomość, która całkowicie zmieni naszą listę priorytetów na dany dzień. Te zaś powinny być realistyczne. Wyznaczenie sobie skomplikowanych zadań, które wymagają wielu dodatkowych czynności, może tylko zachęcić do odkładania ich na później.
2. Znajdź czas na pracę w skupieniu
Chcąc wykonać bardziej złożone zadania warto zorganizować sobie przynajmniej godzinę, półtorej dziennie na spokojną nieprzerwaną pracę. Najlepiej zrobić to na początku dnia, gdy większość z nas jest najbardziej efektywna. Niektórzy w tym celu przychodzą do biura nieco wcześniej, inni organizują sobie taką pracę w domu. Jeśli mamy problem z koncentracją, można zacząć od 30 minut, wydłużając stopniowo ten czas do 45 minut, a potem do godziny, półtorej. Ważne jest, by wyciszyć wtedy telefon, wyłączyć pocztę, uzgadniając to zawczasu ze współpracownikami i szefem.
3. Weź na pierwszy ogień najtrudniejsze zadanie
Lepiej unikać odkładania najtrudniejszego z trzech wyznaczonych zadań na koniec dnia, gdy już jesteśmy zmęczeni. Natomiast uporanie się z nim na samym początku powinno dodać energii do realizacji kolejnych priorytetów.
4. Nie pozwól się rozpraszać e-mailom
Poranne przeskanowanie wiadomości w skrzynce mailowej nie oznacza, że mamy na nie od razu odpowiadać. Eksperci od zarządzania czasem radzą, by (jeśli nie pracujemy w helpdesku) wyznaczyć w ciągu dnia dwie, trzy przerwy na przejrzenie, posegregowanie poczty i odpowiedź na pilne e-maile. Reszta może poczekać do czasu aż zrealizujemy priorytetowe zadania. Warto o tej zasadzie powiadomić współpracowników, by nie oczekiwali natychmiastowej odpowiedzi. Można też uzgodnić w dziale, że w naprawdę pilnych sprawach wysyłamy SMS albo kontaktujemy się osobiście.
5. Trenuj koncentrację
Jeśli masz problemy ze skupieniem się na pracy i zbyt łatwo się rozpraszasz, poćwicz koncentrację. Ćwiczenia można znaleźć w internecie, pomocne mogą być też zajęcia jogi, medytacje, treningi uważności (mindfulness), czyli skupiania uwagi na obecnej chwili.
