Potwierdzenie warunków angażu musi mieć zindywidualizowany charakter

Oprócz pisemnego potwierdzenia warunków angażu, istotny jest jeszcze obowiązek zapoznania przed dopuszczeniem do pracy z regulaminem pracy, a młodocianych – również z wykazem lekkich prac.

Publikacja: 23.08.2016 07:50

Foto: 123RF

Rz: 1 września wchodzą w życie duże zmiany odnośnie pisemnego potwierdzania pracownikom zawarcia umów o pracę. Czy pracodawca może w świetle nowej regulacji potwierdzić zawarcie umowy o pracę z wyprzedzeniem, np. wysyłając pismo pocztą kilka dni wcześniej?

dr Patrycja Zawirska radca prawny, partner K&L Gates: Szef musi wykonać swój obowiązek najpóźniej bezpośrednio przed dopuszczeniem zatrudnionego do pracy. Jest to moment graniczny, a więc można to zrobić wcześniej. Przykładowo, strony ustaliły bez zachowania formy pisemnej wszystkie podstawowe warunki pracy, która ma rozpocząć się od pierwszego dnia następnego miesiąca. Pracodawca chciałby podpisać umowę o pracę tego dnia, lecz fizycznie będzie to możliwe dopiero o 9 rano, podczas gdy zatrudniony ma się zjawić w firmie o godzinie 8. W takiej sytuacji pracodawca może dostarczyć informację, o której mowa w nowelizacji, np. kilka dni przed rozpoczęciem pracy. Pojawia się jednak pytanie o sens takiego działania. Potwierdzenie ma określać strony i rodzaj umowy oraz jej warunki. Musi je podpisać osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego. Niejednokrotnie lepiej będzie od razu podpisać umowę o pracę z datą przyszłą. Inny problem dotyczy wysyłki pocztą. Zatrudniony może nie odbierać listu. Dopiero zaś dwukrotne awizowanie tworzy domniemanie skutecznego doręczenia. W praktyce rozwiązaniem zdecydowanie rekomendowanym jest przekazywanie wszelkiego rodzaju dokumentacji pracowniczej osobiście, za potwierdzeniem odbioru.

Czy w związku z tym można wysłać potwierdzenie faxem albo mailowo?

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 781 kodeksu cywilnego można przesyłać oświadczenia woli opatrzone specjalnym bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Poinformowanie mailem, spełniającym te wymogi, będzie więc w pełni skuteczne, pod warunkiem, że otrzymamy zwrotne potwierdzenie otwarcia wiadomości przez system. Co do faxu – nie wchodzi on w rachubę.

Czy wystarczające jest przygotowanie jakiegoś szablonowego potwierdzenia, wręczanego np. danej grupie zawodowej pracowników?

Oczywiście, można opierać się na pewnym wzorze, ale nie zmienia to faktu, że potwierdzenie ma mieć charakter zindywidualizowany. Musi wskazywać m.in. na strony stosunku pracy (trzeba podać imię i nazwisko zatrudnionego) i podstawowe warunki pracy, w tym indywidualne wynagrodzenie i stanowisko. Nie da się tego załatwić w sposób całkowicie szablonowy.

Jakie jeszcze nowe obowiązki ciążą na pracodawcy w związku ze zmianami?

Oprócz pisemnego potwierdzenia warunków angażu, istotny jest jeszcze obowiązek zapoznania przed dopuszczeniem do pracy z regulaminem pracy, a młodocianych – również z wykazem lekkich prac.

Jeśli pracownik zostanie dopuszczony do pracy przed otrzymaniem potwierdzenia o zawarciu umowy o pracę, czy odpowiedzialność za to poniesie osoba, która dopuściła go do pracy (np. przełożony, który tłumaczy się niewiedzą o zmianach), czy pracodawca? Jaka jest wysokość kary?

Karana jest za to odpowiedzialna osoba fizyczna. Może to być właściciel firmy będący jednocześnie pracodawcą, członek zarządu w spółkach kapitałowych, itd. W zależności od okoliczności, odpowiedzialność finansową może ponieść np. osoba kierująca działem personalnym lub inna, która (biorąc pod uwagę przyjętą w danym zakładzie organizację pracy) powinna była dopilnować wypełnienia omawianych obowiązków. W grę wchodzi odpowiedzialność wykroczeniowa – nawet do 30 000 zł. Alternatywnie sam inspektor pracy może nałożyć mandat w wysokości do 2000 zł lub 5000 zł w przypadku ponownego naruszenia przepisów.

Rz: 1 września wchodzą w życie duże zmiany odnośnie pisemnego potwierdzania pracownikom zawarcia umów o pracę. Czy pracodawca może w świetle nowej regulacji potwierdzić zawarcie umowy o pracę z wyprzedzeniem, np. wysyłając pismo pocztą kilka dni wcześniej?

dr Patrycja Zawirska radca prawny, partner K&L Gates: Szef musi wykonać swój obowiązek najpóźniej bezpośrednio przed dopuszczeniem zatrudnionego do pracy. Jest to moment graniczny, a więc można to zrobić wcześniej. Przykładowo, strony ustaliły bez zachowania formy pisemnej wszystkie podstawowe warunki pracy, która ma rozpocząć się od pierwszego dnia następnego miesiąca. Pracodawca chciałby podpisać umowę o pracę tego dnia, lecz fizycznie będzie to możliwe dopiero o 9 rano, podczas gdy zatrudniony ma się zjawić w firmie o godzinie 8. W takiej sytuacji pracodawca może dostarczyć informację, o której mowa w nowelizacji, np. kilka dni przed rozpoczęciem pracy. Pojawia się jednak pytanie o sens takiego działania. Potwierdzenie ma określać strony i rodzaj umowy oraz jej warunki. Musi je podpisać osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego. Niejednokrotnie lepiej będzie od razu podpisać umowę o pracę z datą przyszłą. Inny problem dotyczy wysyłki pocztą. Zatrudniony może nie odbierać listu. Dopiero zaś dwukrotne awizowanie tworzy domniemanie skutecznego doręczenia. W praktyce rozwiązaniem zdecydowanie rekomendowanym jest przekazywanie wszelkiego rodzaju dokumentacji pracowniczej osobiście, za potwierdzeniem odbioru.

2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Opinie Prawne
Marek Isański: Organ praworządnego państwa czy(li) oszust?
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Opinie Prawne
Marek Kobylański: Dziś cisza wyborcza jest fikcją
Opinie Prawne
Tomasz Pietryga: Reksio z sekcji tajnej. W sprawie Pegasusa sędziowie nie są ofiarami służb
Opinie Prawne
Robert Gwiazdowski: Ideowość obrońców konstytucji
Opinie Prawne
Jacek Czaja: Lustracja zwycięzcy konkursu na dyrektora KSSiP? Nieuzasadnione obawy