W województwie podlaskim NIK skontrolowała 31 jednostek samorządowych (urzędy gminy lub miast, starostwa powiatowe i ośrodki pomocy społecznej), by sprawdzić w jaki sposób były chronione elektroniczne zasoby informacyjne.

W prawie wszystkich skontrolowanych jednostkach poziom bezpieczeństwa systemów informatycznych i usług sieciowych był na niezadowalającym lub na bardzo niskim poziomie. Jedynie w Urzędzie Miejskim w Suwałkach poziom zabezpieczeń odpowiedzialnych za autoryzację dostępu do sieci wykonano profesjonalnie, zasoby informacyjne były właściwie chronione przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą lub utratą, a praca sieci znajdowała się pod pełną kontrolą jej administratora.

Każdy może mieć dostęp

Dokumentacja i procedury dotyczące ochrony danych w większości skontrolowanych jednostek samorządowych (22 z 31) były niekompletne lub nieaktualne (nawet od ponad 10 lat). Większość podmiotów objętych kontrolą (19) ponadto nie przestrzegała tych przepisów i procedur w kwestii sposobu przechowywania i zabezpieczania danych. Przechowywane były w miejscach ogólnodostępnych, bez możliwości zamknięcia. Instytucje nie sporządzały kopii bezpieczeństwa baz danych lub tworzyły je w niewłaściwy sposób (np. nie kopiując wszystkich danych). Zdarzało się, że nośniki, na których zapisywano kopie, przechowywano w tym samym pomieszczeniu co oryginały, co w żaden sposób nie gwarantuje im bezpieczeństwa.

Niemal wszystkie skontrolowane jednostki nie monitorowały dostępu do informacji. Tylko w jednej prowadzono elektroniczny rejestr dostępu, co w przypadku przecieku pozwalało na ustalenie jego źródła. W ponad połowie pracownikom, którzy nie posiadają odpowiednich kwalifikacji ani zadań związanych z zarządzaniem systemami informatycznymi, nadano uprawnienia administratora systemów operacyjnych wykorzystywanych przez nich komputerów. Mieli oni zatem możliwość instalacji dowolnego oprogramowania oraz wprowadzania zmian w konfiguracji tych urządzeń. W ośmiu jednostkach kontrolerzy trafili na przypadki nieodebrania lub odbierania z opóźnieniem byłym pracownikom uprawnień w systemach informatycznych.

Z kolei w 12 jednostkach możliwy był nieautoryzowany dostęp do danych elektronicznych - aby go uzyskać nie trzeba było wpisywać kodów uwierzytelniających lub były one zbyt proste albo ogólnodostępne. Nie przeprowadzano także regularnych audytów wewnętrznych z zakresu bezpieczeństwa informacji, a pracownikom przetwarzającym dane nie zapewniono szkoleń z tego zakresu.

Przestarzałe komputery

Z ustaleń kontroli wynika, że w ponad połowie skontrolowanych jednostek wykorzystywano systemy operacyjne, dla których producent zakończył udzielanie wsparcia technicznego, a więc nie były publikowane nowe aktualizacje bezpieczeństwa tych systemów. Komputery te stanowiły od 4 do 43 proc. ogółu komputerów w poszczególnych jednostkach. Stanowiło to zagrożenie dla bezpieczeństwa sieci jednostek, w których wykorzystywano takie oprogramowanie.

Większość skontrolowanych jednostek (19) nie przeprowadzała okresowych analiz ryzyka utraty integralności, dostępności lub poufności informacji. Niektóre z nich przeprowadziły je po raz pierwszy dopiero w 2017 roku. Oznacza to, że nie mają aktualnych informacji o występujących ryzykach w zakresie bezpieczeństwa.

W ponad połowie jednostek nie gromadzono bieżących informacji o posiadanym sprzęcie i oprogramowaniu służącym do przetwarzania danych, obejmujących ich rodzaj i konfigurację. Prowadzono wprawdzie ewidencję posiadanych urządzeń na potrzeby rachunkowości, ale nie zawierała ona pełnych danych o sprzęcie, programach i ich konfiguracji.

Ignorancja i lekceważenie

NIK zwraca uwagę na niepokojące zjawisko słabego zabezpieczenia informacji w ośrodkach pomocy społecznej, które z natury rzeczy dysponują danymi wrażliwymi. W jednostkach tych stwierdzono prawie wszystkie rodzaje nieprawidłowości dotyczących bezpieczeństwa zasobów, w tym niewłaściwe zarządzanie uprawnieniami użytkowników w systemach operacyjnych, brak okresowych szkoleń, niezapewnienie właściwej autoryzacji przy logowaniu do systemów informatycznych, niewłaściwe wykonywanie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa.

Większość z 31 jednostek objętych kontrolą nie przestrzegała obowiązujących do 25 maja 2018 r. przepisów dotyczących rejestracji i aktualizacji zbiorów danych osobowych w GIODO oraz zapewnienia dostępu do nich osobom upoważnionym, a administratorzy danych osobowych i powołani administratorzy bezpieczeństwa informacji w tych jednostkach, nie wywiązywali się z obowiązków związanych z ochroną danych oraz nie podejmowali działań w celu przygotowania się do nowych, obowiązujących od 25 maja 2018 r. uregulowań wynikających z RODO.

Przyczyną powstania nieprawidłowości była marginalizacja przez kontrolowane jednostki zadań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa informacji i ochrony przetwarzanych danych osobowych. Kierownicy jednostek bronili się, wskazując również brak środków na szkolenia i zakup nowej infrastruktury oraz w małych miejscowościach kadry posiadającej odpowiednie kwalifikacje.

RODO znane w nielicznych

Pomimo zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych, wynikających z RODO, jedynie w sześciu z (31) jednostek w latach 2017 i 2018 przeszkolono pracowników (głównie administratorów bezpieczeństwa informacji) w tym zakresie.

Skala i istotność stwierdzonych nieprawidłowości rodzi uzasadnione obawy co do przygotowania jednostek objętych kontrolą do wdrożenia regulacji przewidzianych w RODO i ustawie o ochronie danych osobowych, obowiązujących od 25 maja 2018 r.

Po kontroli Najwyższa Izba Kontroli wnioskuje do starostów, prezydentów miast, burmistrzów, wójtów oraz kierowników ośrodków pomocy społecznej o:

1. Nadawanie pracownikom uprawnień w systemach operacyjnych komputerów w stopniu adekwatnym do realizowanych przez nich zadań.

2. Wprowadzenie odpowiedniej autoryzacji dostępu do posiadanych zasobów informatycznych, w tym podmiotom, które zdalnie uzyskują dostęp do infrastruktury jednostki, a także zawieranie w umowach z tymi podmiotami zapisów gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

3. Przeprowadzanie obowiązkowych, corocznych audytów bezpieczeństwa informacji oraz okresowych analiz ryzyka utraty integralności, dostępności lub poufności informacji, a także podejmowania działań stosownie do wyników tej analizy.

4. Monitorowanie dostępu do informacji poprzez bieżącą analizę zapisów w dziennikach systemów (logach).

5. Przeprowadzanie regularnych szkoleń osób zaangażowanych w proces przetwarzania informacji ze szczególnym uwzględnieniem zagrożeń bezpieczeństwa informacji, skutków naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji, odpowiedzialności prawnej oraz stosowania środków zapewniających bezpieczeństwo informacji.

6. Tworzenie, przechowywanie oraz testowanie kopii zapasowych posiadanych zasobów informacyjnych w celu zminimalizowania ryzyka utraty informacji.

7. Zapewnienie zabezpieczeń fizycznych infrastruktury informatycznej, uniemożliwiających dostęp osób nieuprawnionych oraz zapewniających ochronę przed skutkami zdarzeń losowych (np. pożar, powódź, wichura).

8. Wdrożenie regulacji wprowadzonych z dniem 25 maja 2018 r. przez RODO, w szczególności w zakresie zapewnienia prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych.

9. Dokonywanie aktualizacji regulacji wewnętrznych uwzględniających zmiany w strukturze jednostki, prawie oraz otoczeniu zewnętrznym.

10. Zapewnienie aby osoby, które uzyskują dostęp do danych osobowych, posiadały stosowne upoważnienia administratora danych osobowych w tym zakresie.