Rozliczanie kosztów w czasie w samorządowych jednostkach budżetowych

[b]Samorządowa jednostka budżetowa zawarła umowę na kwotę 18.000,- zł, za korzystanie z dostępu internetowego do systemu informacji prawnej na okres czerwiec 2010 r. – maj 2013 r., usługodawca wystawił jednostce fakturę na pełną kwotę, za pełny okres na który została zawarta umowa, ponieważ zgodnie z zapisami umowy, wynagrodzenie należne usługodawcy podlega zapłacie z góry. Jak zaksięgować fakturę, jeżeli koszty dotyczą nie tylko bieżącego roku budżetowego, ale również lat przyszłych?[/b]

Zgodnie z art. 40 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=679FF41612DB71D6CE81BE173A1EF7B7?id=325303]ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych[/link], jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=182586]rozporządzeniu ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych[/link].

Szczególne zasady rachunkowości dotyczą:

- ewidencji wykonania budżetu,

- ewidencji wykonania budżetu w układzie zadaniowym,

- ewidencji aktywów trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego,

- wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów,

- sporządzania sprawozdań finansowych oraz odbiorców tych sprawozdań.

Uwzględniając to w odniesieniu do sytuacji opisanej w pytaniu, należy posiłkować się przepisami [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=AB5B0A30FE232C1EAA81B95F45AC8D02?id=324433]ustawy z 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowości[/link], która w art. 6 precyzuje, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tym przychodami dotyczące danego roku obrotowego niezależnie od terminów zapłaty.

Natomiast dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione.

Przy rozliczaniu kosztów w czasie należy kierować się nadrzędnymi zasadami rachunkowości, tj.: zasadą istotności i zasadą ostrożności.

Stosowanie zasady istotności wyraża się w tym, że przy rozliczaniu kosztów w czasie należy ująć wszystkie tytuły kosztów istotne do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Z kolei zasada ostrożności w wycenie zapewnia ustalenie prawidłowej wartości aktywów i pasywów jednostki.

[b]W sytuacji opisanej w pytaniu będziemy mieli do czynienia z czynnymi międzyokresowymi rozliczeniami kosztów.[/b] Czynne międzyokresowe rozliczenia kosztów to rozliczenia kosztów w czasie, które dotyczą przyszłych okresów, pod warunkiem, że w przyszłych okresach przyniosą korzyści ekonomiczne oraz że są kontrolowane przez jednostkę.

W jednostkach sektora finansów publicznych, do których stosuje się szczególne zasady rachunkowości określone rozporządzeniem, do ewidencji międzyokresowych rozliczeń kosztów stosuje się [b]konto 640 – „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”[/b]. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 640 powinna umożliwić ustalenie:

- wysokości tych kosztów zakupu, które podlegają rozliczeniu w czasie,

- wysokości innych rozliczeń międzyokresowych kosztów z dalszym podziałem według ich tytułów.

Ewidencja księgowa zdarzeń gospodarczych opisanych w pytaniu powinna zatem przebiegać następująco:

[srodtytul]I. Księgowania w 2010 r:[/srodtytul]

[b]1) Faktura za zakup usługi polegającej na korzystaniu z systemu informacji prawnej w okresie 2010-2013, wystawiona na kwotę 18.000,- zł, z terminami zapłaty wskazanymi na wstępie[/b]

WN 400 Koszty rodzajowe – kwota 18.000,- zł ( w analityce - § 4300 – Zakup usług pozostałych)

MA 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami( zobowiązania krótkoterminowe) – 18.000,- zł

[b] 2) Przeniesienie kosztów usługi do rozliczenia w czasie[/b]

WN 640 Rozliczenie międzyokresowe kosztów (czynne) – 14.500,- zł

MA 490 Rozliczenie kosztów – 14.500,- zł

[b]3) Zapłata faktury wystawionej na kwotę 18.000,- zł[/b]

WN 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – 18000,- zł,

MA 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych.- 18.000,- zł (w analityce - § 4300 –Zakup usług pozostałych)

[srodtytul]II. Księgowania w 2011 r.[/srodtytul]

[b]1) Rozliczenie w styczniu kosztów w ciężar kosztów bieżącego okresu[/b]

WN 490 Rozliczenie kosztów – 6.000,- zł

MA 640 Rozliczenie międzyokresowe kosztów (czynne) – 6.000,- zł