Przesyłanie pism w formie dokumentów elektronicznych

Wprawdzie do e-administracji w prawdziwym znaczeniu wciąż w Polsce daleko, jednak coraz więcej urzędów pozwala petentom załatwiać przynajmniej niektóre sprawy przez Internet.

Niektóre wnioski, np. o świadczenia z pomocy społecznej, udostępnienie danych z ewidencji ludności, rejestrację psów agresywnych czy wycinkę drzewa, można już gdzieniegdzie złożyć w formie elektronicznej. Tyle że od 17 grudnia 2010 r. nie ma to umocowania w prawie. Straciły wówczas moc stare przepisy wykonawcze do ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Lukę tę ma załatać nowe rozporządzenie w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, nad którego projektem pracuje rząd.

Wzór ogólny

Wprowadzi ono kilka istotnych nowości. Jedną z nich jest stworzenie ogólnego wzoru elektronicznego.

– Dzisiaj mamy do czynienia z pewną luką. Jeśli w przepisach prawa nie ma określonego wyspecjalizowanego wzoru, to podmiot wykonujący zadania publiczne często jest nieosiągalny dla obywatela drogą elektroniczną. Teraz wszędzie tam, gdzie przepisy nie odsyłają do konkretnego wzoru pisma, będzie można posłużyć się wzorem ogólnym. To umożliwi przekazywanie danych do podmiotów publicznych również w postaci elektronicznej – tłumaczy Kazimierz Schmidt z Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA.

Nie wszystko w pliku

Są sytuacje, gdy trzeba się posłużyć kopią dokumentu elektronicznego w tradycyjnym papierowym postępowaniu. Projekt je uwzględnia.

– Najlepszym przykładem będzie sądownictwo administracyjne. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi w ogóle nie przewiduje możliwości elektronicznego składania pism do sądu – mówi Grzegorz Sibiga, adiunkt w Instytucie Nauk Prawnych. – Jeśli więc sprawa na etapie administracyjnym była prowadzona w formie elektronicznej, to trzeba jakoś przekazać sądowi akta. Dlatego przewidziano możliwość posługiwania się uwierzytelnionym wydrukiem. Niemniej jest to rozwiązanie tymczasowe, bo przecież nie po to organy państwa informatyzują się, by na końcu i tak posługiwać się papierem – tłumaczy Sibiga.

Inna regulacja dotyczy tzw. wizualizacji e-pism.

– Bywa, że dokument musi zostać zachowany np. na lokalnym twardym dysku. Wówczas bez łączności z centralnym repozytorium wzorów pism plik taki jest praktycznie nie do odczytania w sposób umożliwiający zrozumienie pisma (choć maszynowo – jak najbardziej). Dlatego przepisy zakładają, że jeśli pismo jest przeznaczone do przeczytania przez człowieka, jego wizualizacja powinna być możliwa bez połączenia z Internetem – tłumaczy Schmidt.

Nowe przepisy sankcjonują też wprost korzystanie z e-maila przy przesyłaniu pism urzędowych. Z formy tej korzysta się od dawna, teraz jednak ma być wprost uregulowana w rozporządzeniu. Z drogi tej można będzie korzystać tylko w niektórych przypadkach, gdy nie trzeba potwierdzać wniesienia pisma.

etap legislacyjny: po konferencjach uzgodnieniowych

Nie tylko bezpieczny e-podpis

>> Do załatwienia większości spraw w e-urzędach potrzebny jest bezpieczny podpis elektroniczny. Niedługo ma się to jednak zmienić. Umożliwi to profil zaufany. Każdy będzie mógł go założyć na portalu epuap.gov.pl. Po zarejestrowaniu się w systemie trzeba będzie stawić się osobiście w oddziale ZUS, urzędzie skarbowym lub urzędzie wojewódzkim, aby tam przed urzędnikiem potwierdzić swą tożsamość. Od tej pory będzie już można, nie wychodząc z domu, podpisywać podania urzędowe poprzez profil zaufany. Będzie to rodzaj podpisu elektronicznego.