Kiedy urząd może stosować dynamiczny system zakupów

Praca w administracji publicznej i samorządowej ma zazwyczaj charakter biurowy. Przy jej wykonywaniu niezbędne jest posiadanie materiałów biurowych. Chociaż kupowane są one dość często, trzeba przy tym przestrzegać określonych procedur. Zakup taki musi się odbywać w trybie zamówień publicznych, a urzędnicy powinni zdecydować, jaki tryb zakupu będzie najkorzystniejszy, a zarazem zgodny z prawem.

Błędna decyzja urzędników

Takie trudności pojawiły się w przetargu organizowanym przez pracowników gminy Ł.; jego przedmiotem był zakup papieru do drukarek. Nowe władze gminy chciały, aby przez cały okres kadencji, a więc przez cztery lata, papier był systematycznie – w miarę potrzeb pracowników – dostarczany przez lokalną firmę. Ponieważ trudno było określić z góry te potrzeby, urzędnicy nie chcieli robić dużych zakupów na dłuższy czas. Pierwotnie pracownicy gminy zdecydowali, że wykorzystają do tej transakcji dynamiczny system zakupów. Pozwala on na szybki zakup towarów w miarę potrzeb urzędu i bez konieczności kilkakrotnego przechodzenia skomplikowanych i czasochłonnych procedur zamówień publicznych. Okazało się jednak, że na lokalnym rynku tylko jedna firma sprzedaje taki papier. Wobec tego urzędnicy – nie chcąc się narazić na zarzuty ograniczania uczciwej konkurencji – zrezygnowali z dynamicznego systemu zakupów i zdecydowali, że za każdym razem będą kupowali określoną ilość papieru po przeprowadzeniu przetargu nieograniczonego.

Ostateczna decyzja podjęta przez pracowników gminy Ł. była błędna. Papier do drukarek i inne materiały biurowe można było nabyć w formie dynamicznego systemu zakupów. Jest to bowiem możliwe nawet wówczas, gdy tylko jedna firma sprzedaje taki towar na danym obszarze.

Liczba dostawców nie ma znaczenia

Zgodnie z art. 2 ust. 2a prawa zamówień publicznych dynamiczny system zakupów jest ograniczonym w czasie elektronicznym procesem udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne. Co prawda przepisy nie wskazują precyzyjnie, jakie towary czy usługi mogą być nabywane w drodze dynamicznego systemu zakupów, ale nie ulega wątpliwości, że materiały biurowe, w tym papier do drukarek, do tej grupy się zaliczają. Są to bowiem materiały powszechnie dostępne i służą bieżącemu użytkowi.

Jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w dwóch uchwałach – z 9 kwietnia 2014 r. (sygn. akt KIO/KD 26/14) oraz z 26 marca 2014 r. (sygn. akt KIO/KD 21/14) – dynamiczny system zakupów może być stosowany do takich powszechnie dostępnych dostaw i usług, które służą bieżącemu użytkowi. Przymiotnik „bieżący" oznacza obecny, aktualny, teraźniejszy, dzisiejszy, zaś „użytek" to zastosowanie, posługiwanie się, używanie, użytkowanie. Zakupy bieżącego użytku to zakupy codziennego, obecnego używania.

Co ważne, nie ma przy tym żadnego znaczenia, ile firm na danym rynku sprzedaje dany towar czy świadczy dane usługi. Jak bowiem podkreśliła KIO w przytoczonych wyżej uchwałach, aby daną dostawę czy usługę zakwalifikować jako powszechnie dostępną, musi ona służyć każdemu do zaspokajania jego bieżących potrzeb. O dostępności usługi nie świadczy to, od ilu podmiotów na rynku można ją kupić, ale to, czy usługa ta służy bieżącemu użytkowi przeciętnego odbiorcy. W praktyce zatem dostawy powszechnie dostępne oraz usługi powszechnie dostępne to dostawy i usługi, których możliwość nabycia ma każdy konsument bez jakichkolwiek utrudnień.

System dynamicznego zakupu odnosi się zatem do podstawowych artykułów lub usług, których dostarczenie lub wykonanie nie obejmuje specjalistycznych technologii. Poza materiałami biurowymi, w tym papierem do drukarek, przedmiotem zamówienia mogą być np. żywność czy napoje konsumowane podczas spotkań zawodowych i konferencji lub materiały higieniczne. W odniesieniu do usług przedmiotem zamówienia mogą być np. usługi druku, sprzątania czy bieżących napraw konserwatorskich.

Uwaga na ograniczenia czasowe

Urzędnicy zajmujący się zamówieniami publicznymi powinni pamiętać o tym, że dynamiczny system zakupów jest trwałym mechanizmem służącym bieżącemu dostarczaniu zamawiającemu usług i dostaw. Zasadą jest, iż system ten ustanawia się na okres nie dłuższy niż cztery lata. Od tej zasady są pewne wyjątki. Dłuższy okres działania dynamicznego systemu zakupów możliwy jest w sytuacji, gdy – przez wzgląd na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego – zachodzi taka konieczność lub potrzeba (art. 102 ust. 2 prawa zamówień publicznych).

Jeśli zamawiający ustanawia dynamiczny system zakupów na okres dłuższy niż cztery lata, to w terminie trzech dni będzie musiał zawiadomić o tym prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. W zawiadomieniu tym urzędnicy muszą podać wartość dynamicznego systemu zakupów i przedmiot zamówień objętych tym systemem. Zawiadomienie powinno również zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.

Z zakazu czasowego ograniczenia działania dynamicznego systemu zakupów zwolnieni są również zamawiający sektorowi. Do tej grupy zalicza się m.in. zamawiających zajmujących się poszukiwaniem i wydobywaniem ropy, gazu czy węgla, zarządzaniem portami morskimi, lotniskami czy tworzeniem i zarządzaniem sieciami, przez które przesyłana jest energia elektryczna, ciepło, woda czy gaz.

Ważne przestrzeganie procedur

Zamawiający, decydując się na ustanowienie dynamicznego systemu zakupów, musi przestrzegać procedur i zasad z nim związanych. Urzędnicy powinni stosować odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, pamiętając jednak o pewnych – bardzo istotnych – zmianach, jakie wynikają z przepisów regulujących ten system zakupów. Chodzi tu m.in. o przepisy dotyczące praw i obowiązków stron, opisu przedmiotu zamówienia i jego wartości.

Sama procedura ustanowienia dynamicznego systemu zakupów rozpoczyna się z momentem zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych drogą elektroniczną – za pomocą formularzy umieszczonych na stronach portalu internetowego UZP.

Co do zasady w ogłoszeniu wskazuje się informacje takie jak w przypadku ogłoszenia o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego. Nie podaje się jednak informacji dotyczących wysokości wadium oraz terminu związania ofertą. W tym przypadku zamawiający nie może bowiem żądać zabezpieczenia ofert wadium.

Zamawiający ma obowiązek publikacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) oraz informacji dotyczących dynamicznego systemu zakupów na stronie internetowej. Musi to nastąpić od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu. W odróżnieniu jednak od trybu nieograniczonego SIWZ oraz informacje muszą pozostać na stronie internetowej zamawiającego urzędu przez cały okres trwania dynamicznego systemu zakupów. Jest to skutek tego, że główną cechą dynamicznego systemu zakupów jest otwartość, a ostateczny termin składania ofert orientacyjnych nie jest czasowo ograniczony.

Informacjami  dotyczącymi dynamicznego systemu zakupów, które powinny być zamieszczane na stronie internetowej zamawiającego urzędu, są również pytania do treści SIWZ i odpowiedzi na nie, a także  modyfikacje SIWZ.  Na stronie internetowej zamieszcza się ponadto kopie wniesionych protestów oraz rozstrzygnięcia protestów dotyczących SIWZ.

15 dni na wybór

Po publikacji ogłoszenia o dynamicznym systemie zakupów firmy, które są zainteresowane publicznym kontraktem, powinny składać oferty orientacyjne, które stanowią podstawę dopuszczenia do dynamicznego systemu zakupów (>patrz ramka).

Zamawiający może zażądać od przedstawicieli firm, które złożyły oferty, przedstawienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli urzędnicy nie wystąpią z takim żądaniem, to wystarczające jest oświadczenie wykonawcy o spełnieniu tych warunków.