Jakie kryteria poza ceną stosują zamawiający

Od 19 października 2014 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące kryteriów oceny ofert. Zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (ustawa PZP) zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) powinien zastosować oprócz kryterium ceny także inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Takimi kryteriami mogą być:

- jakość i funkcjonalność,

- parametry techniczne, serwis, termin wykonania zamówienia, koszty eksploatacji,

- aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne.

Swoboda wyboru

Wyżej wskazany katalog kryteriów jest jedynie katalogiem przykładowym, otwartym, tj. zamawiający mają swobodę w doborze kryteriów oceny ofert, których zastosowanie w okolicznościach danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego umożliwi wybór optymalnej oferty, pozwalającej na uzyskanie świadczenia odpowiadającego potrzebom zamawiającego.

Ustawodawca w uzasadnieniu projektu nowelizacji przepisu art. 91 ust. 2 ustawy PZP podkreślił, że „stosowanie wyłącznie kryterium ceny przy nabywaniu zamówień publicznych prowadzi w wielu przypadkach do ponoszenia znacznie wyższych kosztów eksploatacji i użytkowania przedmiotu zamówienia oraz obniżenia jakości świadczenia. Należy więc zobowiązać zamawiających do dokonania przy wyborze analizy, czy kryterium cenowe na pewno jest najbardziej opłacalne".

Dodany przepis art. 91 ust. 2a ustawy PZP dopuszcza zastosowanie ceny jako jedynego kryterium oceny ofert, jednak tylko w przypadku gdy zamawiający wykaże, że przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny oraz ma ustalone standardy jakościowe z zastrzeżeniem art. 76 ust. 2 ustawy PZP (licytacja elektroniczna), a w przypadku zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy PZP (np. jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych), jeżeli dodatkowo wykażą w załączniku do protokołu postępowania, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia.

W odniesieniu do pozostałych zamówień zamawiający zobligowani są stosować obok ceny dodatkowe kryterium oceny ofert, które umożliwi wybór oferty najbardziej odpowiadającej potrzebom zamawiającego.

Jakość i funkcjonalność

Kryteria oceny ofert odnoszące się do jakości i funkcjonalności są stosunkowo trudno mierzalne, tym samym zamawiający, którzy zdecydują się na ich zastosowanie, mają obowiązek wskazać w SIWZ szczegółowy opis ich zastosowania, tj. podać, co zamawiający będzie brał pod uwagę przy ocenie ofert oraz jak będzie przyznawać punkty.

Zgodnie z wskazówkami płynącymi z orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) „z natury kryterium jakościowe zawiera w sobie pewną dozę subiektywizmu. Opis kryterium przez zamawiającego powinien się jednak sprowadzać do zminimalizowania tego elementu subiektywności przy ocenie w taki sposób, aby pozwalało to z jednej strony na przygotowanie przez wykonawców korzystnych ofert dających im szanse na uzyskanie zamówienia, z drugiej zaś strony, aby pozwalało zamawiającemu ocenić oferty złożone w postępowaniu przez odniesienie do mierników określonych w SIWZ, a nie np. przez porównanie złożonych w postępowaniu ofert ze sobą" (KIO/UZP 1804/09).

Parametry techniczne, serwis lub koszty

Powyższe kryteria są stosunkowo łatwo mierzalne. Podkreślenia wymaga, że w zakresie parametrów technicznych zamawiający może dwojako określić ich rolę przy ocenie oferty. W pierwszym przypadku zamawiający może wskazać, jakie konkretne parametry są niezbędne, aby oferta była uznana za zgodną z treścią SIWZ (parametry graniczne – ich niespełnienie skutkuje odrzuceniem oferty). W drugim przypadku zamawiający może określić przedział parametrów technicznych, dla których będzie przyznawał odpowiednią punktację w ramach kryterium oceny ofert „parametry techniczne" – tj. ocenę wyższą bądź niższą. Za każdym razem zamawiający musi wziąć pod uwagę swoje potrzeby, które powinien precyzyjnie ustalić w SIWZ.

Aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne

Zgodnie z przepisami ustawy PZP w ramach prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający może sprzyjać nabywaniu produktów innowacyjnych (rozwiązań nowatorskich), minimalizować oddziaływanie zamówienia na środowisko naturalne, a także wspierać potrzeby osób znajdujących się w szczególnie niekorzystnej sytuacji społeczno-zawodowej.

Jednak należy pamiętać, że kryterium uwzględniające aspekty społeczne musi być powiązane z przedmiotem zamówienia, a nie cechami podmiotowymi wykonawcy (kryterium podmiotowe można stosować tylko przy usługach o charakterze niepriorytetowym – art. 5 ust. 1 ustawy PZP). Niedopuszczalne będzie zastosowanie kryteriów, które utożsamiane będą z preferowaniem pewnego kręgu wykonawców np. lokalnych, argumentując to faktem, że udzielenie zamówienia lokalnym podmiotom wpłynie na zwiększenie liczby miejsc pracy.

Nowe regulacje w praktyce

Według informacji opublikowanych przez Urząd Zamówień Publicznych dwa miesiące od wejścia w życie znowelizowanych przepisów dotyczących wymogu stosowania obok kryterium ceny również innych dodatkowych kryteriów w przypadku postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartościach poniżej progów UE odsetek ogłoszeń, w których jedyne kryterium wskazywało cenę, spadł z 93 proc. do poziomu 31 proc. W przypadku postępowań, których wartość przekracza progi UE – z 85 proc. do poziomu 33 proc.

Po dacie wejścia w życie znowelizowanych przepisów w zakresie kryteriów oceny ofert analizy ogłoszeń publikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych wskazują, że zamawiający najczęściej stosowali następujące pozacenowe kryteria oceny ofert: termin realizacji zamówienia, okres i warunki gwarancji czy jakość.

Agnieszka Gilowska, prawnik w zespole zamówień publicznych w kancelarii Dentons

Źródło: Informator Urzędu Zamówień Publicznych nr 1/2015. Aspekty społeczne w zamówieniach publicznych (2014).

podstawa prawna: ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 907 ze zm.)

Ocena ofert

Kryteria oceny ofert powinny spełniać następujące warunki:

- powiązanie z przedmiotem zamówienia, a nie cechami podmiotowymi wykonawcy;

- konkretne i obiektywnie wymierne;

- precyzyjnie zdefiniowane;

- ogłoszone z wyprzedzeniem;

- nie mogą ograniczać konkurencji i wprowadzać nieuzasadnionych preferencji dla określonych grup wykonawców.

Przykład 1. błędnego zastosowania kryterium

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający zastosował następujące kryteria oceny ofert: cena (50 proc.), estetyka (15 proc.), ergonomia (20 proc.) oraz organizacja przestrzenna (15 proc.). Zgodnie z postanowieniami SIWZ wykonawcy będą mogli otrzymać liczbę od 0 do 100 punktów za każde z trzech kryteriów innych niż cena.

Ponadto każdy z członków komisji przetargowej przyzna – na podstawie każdego z trzech powyższych kryteriów – od 1 do 100 punktów; przyznane punkty w poszczególnych kryteriach zostaną zsumowane, a następnie podzielone przez liczbę członków komisji przetargowej. Opisanym w SIWZ cechom, które będą brane pod uwagę w przypadku estetyki (np. wygląd) i ergonomii (np. sposób regulacji mebli), nie przyporządkowano określonego sposobu oceny ani wagi punktowej.

Wnioski praktyczne:

- należy określać wagę kryteriów głównych oraz podkryteriów (jeżeli takie występują) – nie pozostawiać wątpliwości interpretacyjnych;

- należy określać, co konkretnie oceniamy w ramach danego kryterium głównego (podkryteria).

Przykład 2. błędnego zastosowania kryterium

W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę 30 nowych niskopodłogowych autobusów przegubowych w SIWZ zamawiający zastosował kryterium „właściwości techniczno-eksploatacyjne". W ramach ww. kryterium zamawiający oceniał m.in.: unifikacje typu silnika – zastosowanie silnika zunifikowanego ze stosowanymi u zamawiającego markami autobusów. Zamawiający nie wskazał, jakie parametry techniczne silnika będzie brał pod uwagę przy ocenie ofert.

Wnioski praktyczne:

- nie ograniczać konkurencji i nie wprowadzać nieuzasadnionych preferencji dla określonych grup wykonawców;