Jak założyć centrum usług wspólnych

Od 1 stycznia 2016 r. jednostki samorządu terytorialnego (JST) mogą tworzyć centra usług wspólnych (CUW). Wcześniej podobne centra – nazywane Zespołami Ekonomiczno Administracyjnymi Szkół (ZEAS) – samorządy mogły prowadzić jedynie dla wspólnej obsługi jednostek edukacyjnych, placówek wsparcia dziennego i oświatowo-wychowawczych. Co istotne, ZEAS przestaną funkcjonować po 31 grudnia 2016 r. – po tej dacie konieczne jest zatem ich przekształcenie w CUW.

Co mówi ustawa

Jednym z pytań, jakie samorządowcy muszą sobie w tym zakresie zadać, to jakie kroki formalno-prawne należy wykonać aby założyć nowy CUW (jeśli analiza korzyści jego założenia da pozytywne wyniki) czy też przekształcić istniejący ZEAS w CUW.

Przepisy ustaw samorządowych (o samorządzie gminnym, powiatowym i wojewódzkim) dotyczące tworzenia samorządowych CUW są bardzo lakoniczne i nie regulują szczegółowych kwestii w zakresie procedury ich tworzenia. Ustawy te wskazują jedynie na dwa podstawowe akty prawne, które mają regulować zakres wspólnej obsługi prowadzonej przez CUW:

- uchwałę organu stanowiącego (rada gminy, powiatu lub sejmik wojewódzki) – którą należy przyjąć w przypadku ustanawiania CUW dla jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych;

- oraz porozumienie – które należy zawrzeć w przypadku ustanawiania CUW dla samorządowych instytucji kultury oraz innych samorządowych osób prawnych (z wyjątkami).

Powołana uchwała organu stanowiącego i – odpowiednio – porozumienie powinny w szczególności określać:

- jednostkę prowadzącą CUW (może nią być urząd gminy, starostwo powiatowe lub urząd marszałkowski, inna jednostka organizacyjna JST, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego);

- jednostki obsługiwane przez CUW (poprzez ich enumeratywne wyliczenie)

- szczegółowy zakres obowiązków powierzonych CUW w ramach wspólnej obsługi.

W przypadku porozumienia, zamiar przystąpienia do wspólnej obsługi należy uprzednio zgłosić – odpowiednio – wójtowi, zarządowi powiatu lub województwa.

Jeśli chodzi o zakres powierzonych obowiązków, należy pamiętać o dwóch istotnych ograniczeniach, jakie wprowadza tu ustawa:

- po pierwsze, zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie – te uprawnienia nie mogą zatem nigdy być przedmiotem przekazania do CUW;

- po drugie, w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz samorządowych instytucji kultury muszą one być przekazywane w całości – nie mogą zatem w jakiejkolwiek części pozostać w jednostce obsługiwanej (wymóg ten nie dotyczy samorządowych osób prawnych).

Potrzebne dodatkowe działania

Trzeba pamiętać, że akty prawne, o których mówi ustawa nie będą wystarczające dla funkcjonowania CUW. Po pierwsze, w sytuacji gdy prowadzenie CUW powierzamy nowej jednostce, należy ją w pierwszej kolejności powołać uchwałą właściwego organu stanowiącego JST oraz wyposażyć w niezbędny majątek.

Po drugie, CUW powinien zatrudniać niezbędnych pracowników, konieczne zatem będzie zawarcie odpowiednich umów o pracę czy umów cywilnoprawnych. W tym zakresie należy pamiętać, że CUW powinna zatrudnić osobę spełniającą wymogi ustawy o finansach publicznych do wykonywania funkcji głównego księgowego – jeśli tego nie zrobi, to tworzenie wspólnej obsługi traci sens, gdyż kierownicy jednostek obsługiwanych będą musieli zatrudnić własnych głównych księgowych.

W odniesieniu do istniejących ZEAS, wymogi formalno-prawne będą wyglądały inaczej w zależności od tego czy dotychczasowy ZEAS ma prowadzić CUW, czy też zadania te mają być przydzielone innemu podmiotowi.

Jeśli zadania ma prowadzić inny podmiot, ZEAS należy zlikwidować, a jego majątek alokować do nowego CUW, którego założenie zostało opisane powyżej.

Jeśli to ZEAS ma prowadzić CUW, rodzi się pytanie, czy dopuszczalne jest jego przekształcenie lub reorganizacja w jednostkę obsługującą w rozumieniu nowych przepisów. Przepisy nie wprowadzają żadnych szczególnych regulacji odnośnie takiego przekształcenia. Zasadne zdaje się w tym zakresie zatem podjęcie uchwały, która wskaże jednostkę organizacyjną prowadzącą dotychczasowy ZEAS jako jednostkę obsługującą w rozumieniu odpowiedniej ustawy samorządowej i wskaże, że to jej powierza się wspólną obsługę jednostek oświatowych zwanych jednostkami obsługiwanymi (wymienienie wszystkich jednostek obsługiwanych – dotychczasowych oraz ewentualnie nowych, które objąć ma wspólna obsługa). Uchwałą musi też określić zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi, przy czym, może on pozostać bez zmian. W następnej kolejności należy dostosować statut czy regulamin organizacyjny jednostki i inne obowiązujące procedury do ewentualnych nowych zadań i nowych przepisów.

podstawa prawna: Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 446 ze zm.)

podstawa prawna: Ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015, poz. 1045)

- Zbigniew Pindel, starszy menedżer, radca prawny w kancelarii EY Law

Założenie centrum usług wspólnych

Krok 1. Podjęcie uchwały przez radę gminy o powołaniu jednostki organizacyjnej mającej prowadzić CUW (jeśli nie jest nią istniejący podmiot)