Artykuł opracowany przez Ambasadę Królestwa Niderlandów w Warszawie

Mimo pandemii nie spada zainteresowanie Polaków pracą w Holandii. Zwłaszcza że czasowe ograniczenia dla podróżnych nie miały długofalowych skutków na zatrudnienie większości osób.  Pracodawcy zagraniczni mogą zatem bez większych przeszkód delegować pracowników do Holandii. Warunek jest jeden: należy zrobić to zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Według raportu holenderskiego Ministerstwa Sprawiedliwości i Bezpieczeństwa[1], od wprowadzenia obowiązku notyfikacji do końca grudnia 2020 r. pracodawcy zagraniczni notyfikowali do Holandii łącznie 315 230 pracowników. Pracodawcy zagraniczni z siedzibą w Polsce notyfikowali najwięcej pracowników spośród innych krajów Unii Europejskiej, łącznie 15 134 osoby (z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w sektorze transportu) i 99 496 osób zatrudnionych jako kierowcy. Wydaje się jednak, że liczby te są zaniżone. Ponieważ obowiązek notyfikacji i sam system są wciąż stosunkowo nowe, a wiedza na temat konsekwencji braku dokonania notyfikacji niewielka, nadal wielu pracodawców zagranicznych nie notyfikuje pracowników.

Obowiązek notyfikacji – czym jest?

Holandia wprowadziła obowiązek notyfikacji pracowników delegowanych dn. 1 marca 2020 roku na podstawie przepisów unijnych. Obowiązek ten polega na dokonaniu przez pracodawców zagranicznych zgłoszenia danych delegowanych pracowników w przeznaczonym do tego systemie. Dostęp do systemu znajduje się na portalu www.postedworkers.nl, link do systemu znaleźć można również na stronie www.wHolandii.pl. Notyfikacji należy dokonać przed przyjazdem pracowników do Holandii. Podczas dokonywania zgłoszenia pracodawca musi podać m.in. informacje nt. charakteru pracy, czasu jej trwania i miejsca jej wykonywania (adres), a także dane wszystkich stron, których dotyczy delegowanie.

Niestety wiedza ta nie jest powszechna, co sprawia, że nie wszyscy pracodawcy delegujący pracowników z Polski stosują się do tego wymogu. Niestety też wydaje się, że nie mogą w tym zakresie liczyć na ‘podpowiedź’ ze strony usługobiorców w Holandii, którzy nie zawsze mają świadomość, że obowiązek potwierdzenia przyjęcia takiego zgłoszenia leży po ich stronie. A brak notyfikacji danych pracownika rodzi niestety konsekwencje dla obu stron…

Obowiązek notyfikacji – kiedy pracodawca zagraniczny musi go spełnić? 

Pracodawcy zagraniczni, o których mowa, to podmioty prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce i delegujące pracowników do Holandii, w większości na podstawie tzw. formularza A1. Mowa zatem o przedsiębiorstwach, ale także o agencjach pracy tymczasowej, które w większości przypadków pełnią rolę pracodawców dla pracowników delegowanych z Polski. Obowiązek ten dotyczy także pracodawców w ramach firm międzynarodowych, którzy odsyłają pracowników do swoich oddziałów w Holandii.

W przypadku pracowników delegowanych przez te podmioty nie ma znaczenia sektor, w którym zostaną zatrudnieni. Obowiązek notyfikacji dopełniany przez pracodawców zagranicznych dotyczy wszystkich pracowników delegowanych do Holandii.

Dobrze jest przy tym zaznaczyć, że nie ma znaczenia również narodowość pracowników. Pracodawcy delegujący obywateli krajów trzecich muszą takiego obowiązku także dopełnić.

Co jako pracodawca muszę zrobić?

Przed dokonaniem notyfikacji, upewnij się, że masz wszystkie dane. Listę wymaganych danych znajdziesz na stronie – www.wHolandii.pl (‘Lista kontrolna notyfikacji' w dokumencie dla pracodawców).

Następnie, wejdź na stronę www.wHolandii.pl lub na stronę www.postedworkers.nl i znajdź baner z linkiem do portalu notyfikacyjnego oznaczony jako ‘notyfikacja online’ (‘online melden’ lub ‘online reporting)’. Zostaniesz przekierowany na stronę portalu notyfikacyjnego. Zaloguj się w nim, używając swojego adresu e-mail i hasła, o które możesz wnioskować na stronie logowania. Po zalogowaniu, podaj dane dotyczące Twojej firmy lub agencji pracy tymczasowej, dane przedstawiciela prawnego, dane osoby do kontaktu w Holandii, dane Twojego usługobiorcy (klienta) w Holandii, dane dotyczące świadczonej usługi, w tym czasu jej trwania oraz dane osobowe delegowanych pracowników.

Co ważne, ponieważ Twoi pracownicy muszą być objęci polskim systemem zabezpieczenia społecznego, dobrze jest złożyć wniosek o wydanie formularza A1. Stanowi on potwierdzanie, że wszelkie składki z tytułu wykonywanej pracy w Holandii są opłacane przez pracodawcę w Polsce. W takim przypadku nie będziesz musiał płacić składek na ubezpieczenie społeczne w Holandii.

Po wysłaniu danych upewnij się, że Twoje zgłoszenie zostało zaakceptowane przez usługobiorcę. Tylko wtedy jest ono ważne. Usługobiorca ma 5 dni od rozpoczęcia pracy na sprawdzenie zgłoszenia. Jeśli usługobiorca poprosi o dokonanie korekty (np. z powodu wskazania błędnego miejsca wykonywania pracy), ponownie wprowadź poprawne dane do systemu.

Pamiętaj, aby dokonać notyfikacji przed podjęciem pracy przez Twoich pracowników.

Jesteś podwykonawcą? W takim przypadku pełnisz rolę pracodawcy dla swoich pracowników. Oznacza to, że Ty także musisz dokonać notyfikacji danych pracowników.

Dokonałem ważnej notyfikacji. Co dalej?

Pamiętaj o zgłaszaniu wszelkich zmian, jakie zaszły w związku z dokonanym przez Ciebie delegowaniem. Być może będziesz delegował do Holandii innego pracownika lub czas delegowania wydłuży się. Wówczas wprowadź odpowiednie dane do systemu przed zaistnieniem tych zmian. Pamiętaj, że zmiany te muszą być również sprawdzone przez usługobiorcę (klienta) w Holandii.

Jakie błędy popełniane są przy notyfikacji?

Okazuje się, że obok braku notyfikacji dochodzi do wielu błędów podczas samego procesu.  Przykładem jest przewidziana prawem tzw. roczna notyfikacja, która jest dozwolona tylko w określonych przypadkach. Firmy delegujące pracowników w sektorze transportu oraz małe firmy zatrudniające do 9 pracowników i osoby samozatrudnione, podlegające obowiązkowi notyfikacji (tj. pracujące w wybranych sektorach), których siedziba znajduje się w promieniu 100 km od granicy holenderskiej, mogą dokonywać notyfikacji rocznej. Jeśli nie prowadzisz firmy zajmującej się transportem drogowym, już tylko na przykładzie tych podstawowych warunków (a w praktyce nie jedynych) można zauważyć, że notyfikacja roczna nie będzie miała zastosowania do większości pracodawców z Polski z uwagi na odległość geograficzną. Tym samym, aplikowanie o notyfikację roczną jest błędne i nadal może prowadzić do administracyjnych konsekwencji, jak ukaranie pracodawcy zagranicznego grzywną. Dodatkowo należy spodziewać się wyższej kary za błędną notyfikację, gdy kontrola holenderskiej inspekcji pracy wykaże celowość tego działania. Dlatego tak ważne jest zapoznanie się przez pracodawców ze wszystkimi wymogami, które w tym zakresie muszą spełnić.

Kolejnym błędem jest dokonywanie przez pracodawców zagranicznych notyfikacji danych kierowców międzynarodowych de facto nie pracujących w Holandii, a dokonujących wyłącznie tranzytu towarów. Oznacza to, że zgłoszenia dokonuje się tylko w przypadku załadunku i rozładunku towarów w Holandii. Można w tym celu dokonać notyfikacji rocznej i tym razem dotyczy to także firm posiadających siedzibę w Polsce.

Surowe kary za niedopełnienie obowiązku notyfikacji

Za niedopełnienie obowiązku notyfikacji grożą surowe kary, np. za brak spełnienia obowiązku notyfikacji nie więcej niż 9 pracowników grozi pracodawcy zagranicznemu kara grzywny w wysokości 1500 EUR. Kwota ta wzrasta w przypadku większej liczby pracowników.

Więcej informacji na temat delegowania pracowników do Holandii znajdziesz na portalu www.wHolandii.pl (w j.polskim) oraz na www.postedworkers.nl.

Zapoznaj się także z obecną sytuacją związaną z COVID-19 na stronie: www.government.nl oraz z prawami i obowiązkami pracowników i pracodawców na stronie www.workinnl.nl.

[1] De Staat van Migratie 2021, Ministerie van Justitie en Veligheid, rozdział 3.2.2.

Artykuł opracowany przez Ambasadę Królestwa Niderlandów w Warszawie.