Pracownicy mogą obronić firmę przed nadużyciami

W badanych przez KPMG pracowniczych nadużyciach średnia wartość szkody wyniosła milion dolarów, ale niektóre firmy straciły dziesiątki milionów. Jak się przed tymi stratami zabezpieczyć - czy wystarczą dobre procedury?

Nie da się tak ułożyć procedur ani samej organizacji, aby w stu procentach była odporna na nadużycia. Najważniejsze jest, by jako całość funkcjonowała w sposób etyczny. Chodzi tu zarówno o rekrutowanie pracowników, którzy mają określony profil osobowości, pasujący do firmy, jak też o ich późniejsze kształtowanie. Firmy często zatrudniają młode osoby i potem w zależności od tego, jakim klimatem one nasiąkną, taki mamy rezultat.

W Polsce chyba nie bardzo jest na to czas. W raporcie zwracają państwo uwagę na krótki staż pracy oszustów. Niektórzy wkrótce po podjęciu pracy szukają okazji do „przekrętu". Dlaczego?

Sądzę, że ma to związek z tym, że w Polsce nie przykłada się wystarczającej wagi do sposobu rozstania z oszustem. Najczęściej, po prostu rozwiązuje się z nim umowę i to nierzadko za porozumieniem stron. Oszust nie ponosi praktycznie żadnych konsekwencji - w jego CV nie ma śladu informacji o nadużyciu. Może więc spokojnie pójść do innej firmy i robić bardzo podobne rzeczy będąc przeświadczonym o swej bezkarności. W USA i krajach Europy Zachodniej znacznie częściej dochodzi w takich przypadkach do złożenia zawiadomienia do prokuratury oraz wszczęcia spraw karnych lub cywilnych o odszkodowawanie za szkody wyrządzone firmie.

Dlaczego więc polskie firmy tak rzadko walczą o swoje interesy?

Zwykle jest to kwestia PR i reputacji. Firmy obawiają się, że tego typu kłopoty pogorszą ich wizerunek, że będzie o tym głośno w mediach. Po drugie nie wierzą, że sprawa zostanie szybko rozwiązana w sądzie i że oszust zostanie skazany. W badanych przez nas przypadkach wszystkie osoby, które zostały zwolnione dyscyplinarnie, natychmiast odwoływały się do sądu pracy. Zdarzało się, że sąd wydawał wyrok przywrócenia pracownika do pracy niekiedy nakazując też wypłatę odszkodowania.

Jakim cudem?

Wynika to z faktu, że nadużycia gospodarcze są częstokroć bardzo skomplikowane, balansujące na granicy prawa (lub wręcz w jego majestacie) i wykorzystują zaniedbania czy niedociągnięcia organizacyjne, a także naiwność ludzką. Trzeba pamiętać, że oszust to często osoba, która bardzo dobrze zna firmę i jej procedury. Jest to w wielu przypadkach osoba powszechnie lubiana i ciesząca się dużym zaufaniem, i która, niestety, przy popełnianiu nadużyć właśnie to zaufanie innych osób wykorzystuje. Często bywa więc tak, że główny sprawca, mózg przedsięwzięcia, pozostawia za sobą bardzo niewiele śladów na piśmie czy w komputerze. Wydaje polecenia tylko ustnie, podkłada innym dokumenty do podpisu. Później, na etapie dowodowym trudno ustalić jego odpowiedzialność. Co gorsza, wina może spaść na inną osobę lub osoby.

Jak więc bronić się przed wpuszczeniem oszusta do firmy?

Podczas rekrutacji zapewne najlepszą metodą byłby kontakt z byłym pracodawcą kandydata i próba ustalenia realnej przyczyny rozwiązania umowy. Zwłaszcza, gdy ma być to osoba o szerokim zakresie uprawnień i dostępie do kluczowych aktywów firmy. Pomocne powinny też być testy osobowości - w tym kilka pytań o zachowania w określonych sytuacjach.

A potem, czy w kształtowaniu etycznych zachowań pracowników pomaga firmowy kodeks etyki?

Tak, ale to musi być „żyjący" kodeks, a nie dokument, który jest gdzieś tam zawieszony w wewnętrznej sieci internetowej. Jego zasady musi wyznawać szef i co więcej pokazywać, że sam działa w sposób etyczny. Tylko wtedy rozprzestrzenia się to na całą organizację. Nie ma możliwości, by na dłuższą metę, w firmie było nieetyczne kierownictwo i etyczni pracownicy.

Z raportu wynika, że autokratyczny styl zarządzania szefa zwiększa w jego przypadku ryzyko nadużyć. Dlaczego?

Ten styl zarządzania stosuje zwykle osoba, która uważa, że skoro sama ustanawia zasady czy procedury, to sama może je dowolnie zmieniać i łamać. W dodatku, jeśli taki menedżer zarządza twardą ręką i dokonuje nadużyć to pracownicy zwykle mają duże obawy przed zgłoszeniem tego właścicielowi czy radzie nadzorczej. Poza tym, taki szef z reguły blokuje jakąkolwiek komunikację pracowników do jego przełożonych. Na jednym z projektów, spotkaliśmy się z sytuacją, że kilku pracowników nie wytrzymało i za własne pieniądze poleciało do zagranicznej centrali, do prezesa spółki-matki, by opowiedzieć o nadużyciach w kraju. Początkowo nikt im nie chciał wierzyć, ale potem audyt śledczy potwierdził, że informacje były prawdziwe.

Audyty wewnętrzne nie pomagają?

Audyty nie zawsze mają możliwość wykrycia nadużycia, gdyż np. stosują określony plan badania lub nie badają obszaru, którego wyniki nie odbiegają od oczekiwań i nie budzą zastrzeżeń. Jeśli oszust wie, w jaki sposób dokonywać nadużycia, aby nie wzbudzać podejrzeń, to może funkcjonować przez lata, mimo audytów wewnętrznych. Dlatego tak istotna jest informacja od pracowników. Ludzie wewnątrz firmy widzą na co dzień, jakie umowy są podpisywane, jakie są przepływy pieniężne, transakcje, uzgodnienia, itd. Mają dużo większą wiedzę niż audytor, który częstokroć przyjeżdża z zagranicznej centrali, nie orientuje się w polskich realiach, nie mówi po polsku i trzeba mu tłumaczyć polskie dokumenty. A tłumacza też można tak dobrać, aby się nie zorientował w nadużyciu.

Czyli warto doceniać tzw. sygnalistów (z angielska  - whistleblowers), inwestować w gorące linie do zgłaszania nieprawidłowości?