Szkolenia i działania rozwojowe oraz procesy kadrowo-płacowe i HR – w tych dwóch obszarach działów HR polskie firmy najczęściej wdrażają rozwiązania technologiczne. Tak wynika z badania LeasingTeam Group i Talent Point, które w ubiegłym roku objęło 362 średnie i duże firmy. Okazało się, że 51 proc. z nich już stosowało, a 18 proc. wdrażało rozwiązania obejmujące automatyzację i digitalizację procesów kadrowo-płacowych (łącznie to 69 proc. badanych), zaś 53 proc. miało, a 12 proc. wprowadzało platformy do realizacji szkoleń i działań rozwojowych online.

Podobne wyniki pokazał przygotowany przez Polskie Forum HR i ogłoszony pod koniec zeszłego roku raport HR Tech Changer 2025. Według niego ok. 72 proc. firm wspomagało się wtedy różnymi narzędziami HR Tech w pracy, choć ten odsetek zaniżały mikrofirmy do dziesięciu pracowników, prawie dwie piąte z nich działało analogowo. W awangardzie zmian technologicznych były natomiast firmy rekrutacyjne i agencje zatrudnienia, wśród których niemal wszystkie (98 proc.) wspierały się rozwiązaniami HR Tech, w tym także narzędziami sztucznej inteligencji.

HR cyfrowy w administracji, analogowy w decyzjach

Jak oceniają autorzy badania LeasingTeam Group i Talent Point, firmy najchętniej inwestują w narzędzia, które są relatywnie proste do wdrożenia i mają bezpośredni wpływ na doświadczenie pracowników, jak e-learning. Trudniej przychodzi im cyfryzacja i automatyzacja bardziej strategicznych obszarów – cyfrowe narzędzia do rekrutacji miało tylko 35 proc. średnich i dużych firm (pracodawcy mogą tu korzystać z nowatorskich rozwiązań, korzystając z usług portali pracy) czy analityki HR.

– Polski HR jest dziś cyfrowy w administracji, ale wciąż analogowy w decyzjach. Mamy systemy kadrowo-płacowe, platformy szkoleniowe i benefitowe, lecz rzadko łączymy te dane w wiedzę, na podstawie której zarząd podejmuje decyzje – twierdzi dr hab. Anna Baczyńska, profesor Akademii Leona Koźmińskiego z Katedry Zarządzania Zasobami Ludzkimi ALK. Zwraca także uwagę, że badanie LeasingTeam Group i Talent Point objęło firmy średnie i duże, czyli tę „lepszą” część rynku.

Zdaniem Anny Baczyńskiej w Polsce mamy dziś HR „dwóch prędkości”. Tę pierwszą widać w dużych firmach, zwłaszcza tych międzynarodowych, gdzie cyfryzacja jest standardem (często też przychodzi z centrali). One mają systemy klasy SAP czy Workday, platformy rekrutacyjne, a także onboarding online i dashboardy.

Mniejsze firmy również sięgają po rozwiązania technologiczne, lecz zwykle zaczynają od kadr i płac, ewidencji czasu pracy i platformy benefitowej. Cyfryzują głównie to, do czego zmuszają je przepisy lub biuro rachunkowe. – Przy firmach średnich i małych mówimy raczej o cyfryzacji administracji niż o cyfryzacji zarządzania ludźmi. Mamy systemy, ale nie zawsze mamy z nich wiedzę – podsumowuje ekspertka ALK.

Jak zaznacza dr hab. Agnieszka Wojtczuk-Turek, profesor Szkoły Głównej Handlowej z Katedry Teorii Zarządzania SGH, posiadanie systemu kadrowo-płacowego czy platformy benefitowej nie oznacza jeszcze dojrzałości cyfrowej firmy. Może ona korzystać z nowoczesnych technologii, a jednocześnie nadal podejmować decyzje dotyczące pracowników głównie na podstawie intuicji.

Nie tylko w HR można zauważyć, że – jak ocenia ekspertka SGH – Polska zmierza ku gospodarce dwóch, a nawet trzech prędkości technologicznych. Nowa linia podziału może przebiegać nie między firmami posiadającymi i nieposiadającymi technologii, lecz między organizacjami zdolnymi dzięki niej rozwijać produktywność i kompetencje pracowników a tymi, które nie potrafią wykorzystać jej potencjału. – To może prowadzić do pogłębiania nierówności konkurencyjnych i kompetencyjnych na rynku pracy – przewiduje Agnieszka Wojtczuk-Turek.

Kto korzysta na cyfryzacji HR?

Z badań rynkowych, a także specjalistów i menedżerów HR wynika, że różne prędkości w podejściu do cyfryzacji HR nie wynikają z braku świadomości co do jej korzyści. Zdecydowana większość uczestników badania LeasingTeam Group i Talent Point wśród najważniejszych powodów wdrożenia nowoczesnych technologii wskazała zwiększenie bezpieczeństwa danych i ich łatwiejszą dostępność, a także wzrost efektywności pracy i redukcję kosztów. Ponad połowa badanych podkreślała też uwolnienie czasu HR-owców na inne działania, a także poprawę doświadczeń pracowników i kandydatów.

– Coraz częściej wykorzystujemy technologie, żeby zostawić sobie czas na kontakt z klientem, a w HR – na kontakt z pracownikiem – podkreśla Joanna Plesiewicz, dyrektorka HR w firmie Lilou. Według niej zwiększona dzięki cyfryzacji HR samodzielność pracowników, którzy w każdej chwili mogą sprawdzić na swoim koncie pasek płacowy i liczbę dni urlopu, zwiększa ich zaufanie do pracodawcy.

Jak zaznacza Marcin Mika, dyrektor ds. serwisu w ADP Polska, pracownik chce wiedzieć, ile ma urlopu np. w niedzielę, gdy z rodziną planuje wyjazd, a nie wtedy, kiedy HR jest dostępny. Widać to szczególnie w przypadku młodych ludzi, którzy nie lubią pytać i czekać. Istotna jest też rola wirtualnego asystenta HR, który podpowiada pracownikom, z jakich procesów i narzędzi firmy mogą skorzystać. – Dzięki temu odciążamy HR od mechanicznych odpowiedzi, które nie wnoszą wartości dodanej, i zostaje więcej czasu na strategię oraz identyfikację talentów – wyjaśnia Marcin Mika.

Jak ocenia Anna Baczyńska, korzyści z wdrażania cyfryzacji i automatyzacji widać nie tylko w HR, ale też w innych działach; finanse zyskują lepsze prognozy kosztów osobowych, a zarząd szybsze planowanie zatrudnienia. Pracownicy oszczędzają czas i nerwy, bo urlop czy zaświadczenie załatwiają w dwie minuty w aplikacji. Mniej spraw krąży mailami i więcej decyzji opiera się na faktach, a nie na intuicji. Zdaniem ekspertki ALK najbardziej zmienia się rola menedżerów liniowych, którzy dostają narzędzia do samoobsługi, a często też dane o swoim zespole, i biorą większą odpowiedzialność za ludzi. Tę zmianę podkreśla także Joanna Plesiewicz z Lilou, gdzie dzięki wdrożeniu technologii menedżerowie sklepów sami inicjują zatrudnienie, umowy zlecenia, absencje i akceptację urlopów bez angażowania HR.

Wyzwania i bariery cyfrowej transformacji HR

Pomimo korzyści z cyfryzacji i automatyzacji HR wspieranej coraz częściej przez narzędzia AI nie brakuje wyzwań we wdrażaniu rozwiązań technologicznych. Zdaniem Anny Baczyńskiej największą przeszkodą rzadko jest technologia. Systemy są dostępne, coraz tańsze i działają w chmurze, a model abonamentowy w chmurze radykalnie obniżył próg wejścia do cyfrowego HR nawet w przypadku małych firm. Barierą są natomiast kompetencje; HR tradycyjnie przyciągał ludzi „od ludzi”, a nie „od liczb”, więc analityka bywa obszarem, w którym eksperci HR nie czują się pewnie.

– Specjaliści HR budowali swoją pozycję ekspercką na umiejętności oceny kandydatów, kompetencji czy potencjału pracowników. Kiedy część tych zadań przejmuje AI, mogą odczuwać dewaluację własnej wiedzy, nawet jeśli ich stanowisko nie jest bezpośrednio zagrożone – ocenia Agnieszka Wojtczuk-Turek. Zwraca też uwagę na (widoczny szczególnie przy współpracy z AI) problem asymetrii sprawczości i odpowiedzialności: algorytm filtruje informacje i kształtuje zakres dostępnych decyzji, natomiast człowiek formalnie odpowiada za ich konsekwencje.

– Największym wyzwaniem jest zatem nie tyle przezwyciężenie oporu wobec technologii, ile takie przeprojektowanie pracy, aby AI wzmacniała profesjonalny osąd człowieka, zamiast pozostawiać mu odpowiedzialność bez realnego wpływu – ocenia ekspertka SGH, która podkreśla też problem niedopasowania rozwoju technologii i kompetencji. Technologia często rozwija się szybciej niż kompetencje i praktyki organizacyjne niezbędne do jej odpowiedzialnego wykorzystania. Ten problem ilustruje raport HR Tech Changer 2025, według którego tylko 34 proc. przedstawicieli środowiska HR deklaruje dostęp do szkoleń technologicznych zapewnianych przez pracodawcę, podczas gdy prawie połowa rozwija te kompetencje samodzielnie.

Anna Baczyńska zwraca też uwagę na wyzwanie związane z jakością danych – rozproszonych często w kilku systemach i w Excelach, które ze sobą nie rozmawiają. Jeśli płace są w jednym systemie, szkolenia w drugim, benefity u zewnętrznego dostawcy, a ankiety zaangażowania w jeszcze innym narzędziu, to trudno jest zobaczyć całość. Do tego dochodzą kwestie RODO, obawy pracowników i opór menedżerów, którzy nie zawsze chcą zobaczyć swoją rotację na wykresie. Jak ocenia Marek Deręgowski, dyrektor zarządzający w Talent Point, jednym z największych wyzwań przy wdrażaniu cyfryzacji i automatyzacji pozostaje stosowanie dokumentacji papierowej, z której wiele danych jest przepisywanych ręcznie do systemów. To nie tylko generuje ogromne nakłady pracy, ale też zwiększa ryzyko popełnienia błędów i opóźnień.

Zdaniem Marcina Miki nie tylko w HR największym wyzwaniem pozostaje zmiana myślenia; wielu pracowników obawia się, że technologia ich zastąpi. – Mamy do wyboru: zostać zastąpionym, bo nie używamy nowej technologii, albo nauczyć się z nią pracować, żeby być atrakcyjnym na rynku pracy – podkreśla ekspert ADP Polska.

Opinia partnera cyklu ADP Polska

Mariusz Koczwara, dyrektor sprzedaży w ADP Polska

Payroll (zadania związane z naliczaniem wynagrodzeń) to obszar, który w ostatnich latach podlega wzmożonej cyfryzacji. Stoi za tym wiele powodów, ale i korzyści. Payroll przetwarza ogrom danych – osobowych i liczbowych – a ich ilość rośnie lawinowo. Chodzi nie tylko o odprowadzane przez pracodawcę składki i podatki, ale też o kolejne systemowe „nakładki”, w rodzaju dobrowolnych składek PPK, ubezpieczeń grupowych czy nawet naliczeń komorniczych. Firmy myślą już także o przetwarzaniu danych płacowych na potrzeby transparentności wynagrodzeń i raportowania luki płacowej. Działy płac posiadają wszelkie dane niezbędne do obliczania luki, zaś ich problem leży jedynie w odpowiednim uporządkowaniu danych i stworzeniu algorytmów, które wykonają tę pracę. Automatyzacja tego procesu to ogromne ułatwienie i oszczędność czasu. To samo dotyczy różnych drobnych, lecz licznych zmian w regulacjach, jak choćby dotyczących składek zdrowotnych, rocznych limitów, wysokości podatku dochodowego czy ulgi dla osób przed 26. rokiem życia. Właśnie kwestie formalno-prawne są dziś ważnym katalizatorem zmian w kierunku cyfryzacji obszaru payrollu. Nowoczesne systemy do naliczania wynagrodzeń mają wbudowane aktualizacje prawne, dzięki czemu użytkownicy nie muszą za każdym razem wprowadzać zmian ręcznie. Wreszcie, i może to najważniejsza kwestia – dbają też o bezpieczeństwo znajdujących się tam danych i bronią je przed atakami hakerów, które są realnym zagrożeniem dla danych pracowniczych firm. Potwierdzenie tego można znaleźć w raporcie „Potential of Payroll 2026”, który prezentuje wyniki badania ADP w 20 krajach. Respondenci zgodnie potwierdzali, że liczba cyberataków w zakresie wynagrodzeń lawinowo rośnie. Aż 70 proc. badanych organizacji doświadczyło przynajmniej raz takiego incydentu w ciągu ostatnich dwóch lat.

Wbrew pozorom dane są mniej bezpieczne w systemach, które są pofragmentowane i częściowo wciąż podlegają działaniom ręcznym. To tam można je udostępnić np. przez pomyłkę niewłaściwej osobie lub wysłać niewłaściwy plik. Tam również pojawia się pokusa, by za którymś razem zrezygnować ze żmudnego rutynowego uwierzytelniania. To samo dotyczy sytuacji, gdy dane są rozproszone w różnych systemach w obrębie firmy. Ich konsolidacja do jednego systemu redukuje tzw. powierzchnię ataku, ułatwiając zespołom IT szybsze wychwycenie anomalii, jak logowanie z egzotycznej lokalizacji czy masowe pobieranie danych.

Zebranie tak wielu danych w jednym miejscu to też wymarzona sytuacja wyjściowa dla pogłębionej analityki. Zwłaszcza że system wynagrodzeń może być zintegrowany z innymi systemami używanymi w firmie, np. wspierającymi dział sprzedaży czy sprawne i szybkie tworzenie harmonogramów pracy. Nie tylko ułatwia to przesyłanie danych między systemami, oszczędza czas i zmniejsza ryzyko pomyłek, których korekta przekłada się na godziny pracy i wymierne pieniądze. Zintegrowane systemy tworzą złożony obraz organizacji, a to pozwala śledzić prawidłowości i przewidywać: fluktuację załogi w czasie, przyszłe przychody i koszty czy przyszłe premie za wyniki pracowników. ∑