W nawiązaniu do materiału „KSeF: tradycyjna archiwizacja traci na znaczeniu”, w którym autorka wyraża opinię, jakoby wdrażanie Krajowego Systemu e‑Faktur oraz postępująca cyfryzacja dokumentacji finansowo‑księgowej prowadziły do „stopniowej marginalizacji tradycyjnych archiwów”, pragnę zauważyć, że przedstawione tezy – choć trafne w wielu elementach – wydają się jedynie szkicem szerokiego i bardzo złożonego zagadnienia. Dotyczy ono zarówno przedsiębiorców oraz niepaństwowych jednostek organizacyjnych, jak i administracji publicznej, w tym archiwów państwowych.
Archiwa pozostaną kluczową instytucją w procesie zarządzania dokumentacją państwową – zarówno papierową, jak i elektroniczną. Cyfryzacja i KSeF zmieniają jedynie narzędzia pracy, a nie filozofię ochrony państwowego zasobu archiwalnego. W nowoczesnym państwie archiwa pełnią rolę gwaranta bezpieczeństwa informacji, jej autentyczności oraz trwałego dostępu.
Czytaj więcej:
Czy KSeF zastąpi archiwa?
Można więc stwierdzić jednoznacznie, że KSeF jest narzędziem ważnym, ale nie spełnia roli systemu do długotrwałego przechowywania danych i nie zastępuje archiwów. KSeF jest narzędziem informatycznym usprawniającym obieg e‑faktur w całym kraju i niewątpliwie przyczynia się do automatyzacji wybranych procesów finansowo‑księgowych. Nie może to jednak prowadzić do wniosku, że archiwizacja przestaje być potrzebna, archiwa tracą znaczenie, a obowiązki wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przestają obowiązywać.
Przeciwnie – cyfryzacja wszelkich procesów administracyjno-prawnych zwiększa znaczenie archiwów państwowych, jako miejsc przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, ponieważ zasób państwowy powstaje obecnie głównie w postaci cyfrowej i wymaga precyzyjnego nadzoru, dostosowanych standardów oraz instytucjonalnej opieki.
