Warto też zwrócić uwagę na sposób wyboru dostawców usług do wspólnoty, np. czy zarządca przeprowadza konkursy ofert, czy informacje o wyborze usługodawcy są ogólnodostępne i kto dokonuje wyboru dostawców.
Z kolei Rafał Waligóra, dyrektor ds. zarządzania nieruchomościami w Atrium 21, uważa, że windykacja należności to jeden z najistotniejszych elementów pokazujących, czy zarządca sobie radzi.
– Jeżeli wysokość zaległości przekracza wysokość miesięcznych naliczeń wszystkich zaliczek, należy przyjrzeć się bliżej windykacji. Jeżeli większe należności, np. 5–10 tys. zł, nie są kierowane do sądu, a zarządca ogranicza się tylko do wystawiania wezwań do zapłaty, może istnieć ryzyko, że część należności po trzech latach się przeterminuje – mówi Rafał Waligóra.
Na ostateczną ocenę działań zarządcy mają wpływ także inne czynniki, np. standard budynku i jego wiek. Istotne jest to, czy zarządca pełni funkcję administratora czy też działa w ramach zarządu powierzonego i ma swobodę decyzji.
– W pierwszym przypadku ocena zarządcy będzie trochę trudniejsza, gdyż musimy się upewnić, czy zarząd wspólnoty nie ogranicza jego działań. W drugim przypadku cała odpowiedzialność spoczywa na zarządcy, a jedynym ograniczeniem będzie wola właścicieli określona w podejmowanych co roku uchwałach – wymienia ekspert Atrium 21. – Niestety, podczas naszej pracy spotykaliśmy się z sytuacjami, w których ze względów finansowych nie wyrażano zgody np. na zatrudnianie konserwatorów instalacji, a działania były podejmowane jedynie na zasadzie interwencji w czasie awarii. W konsekwencji powodowało to coraz większe niezadowolenie mieszkańców z uwagi na powtarzające się usterki i zamiast ponoszenia opłat na konserwację i przeciwdziałanie awariom środki były wydawane na ich usuwanie – wspomina Rafał Waligóra.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości najpierw należy poprosić o wyjaśnienie na piśmie spornych kwestii. Jeśli się okaże, że doszło do zaniedbania, wspólnota powinna wystąpić do zarządcy z żądaniem naprawienia szkody. – Gdy zarządca odmówi, wspólnocie pozostaje postępowanie prokuratorskie bądź sądowe i żądanie wypłaty odszkodowania. Ostatecznością jest zmiana zarządcy – uważa Mariusz Łubiński.
