Jedna z firm w Warszawie z ok. 2 tys. mkw. biur przeniosła się, kiedy umowa najmu dobiegła końca, do innego budynku – na 600 mkw. Potem, chcąc radykalnie obniżyć koszty, wysłała pracowników na home office. Umowę rozwiązała. – Inna firma przez kilka lat wynajmowała na północy stolicy cały budynek – ok. 1,5 tys. mkw. Teraz przeprowadziła się do Śródmieścia, zmieniając adres na bardziej prestiżowy. Metraż biura skurczył się jednak do 300 mkw. – mówi Tomasz Węglarz, dyrektor ds. rozwoju sieci sprzedaży w firmie Biuro Na Miarę.

– Najgłośniejsze przykłady? Firma Deloitte podnajęła dwa piętra (niemal 2,4 tys. mkw.) w biurowcu Q22 – wskazuje Piotr Smagała, dyrektor zarządzający platformą REDD. – mBank, główny najemca budynku Mennica Legacy Tower, jeszcze przed przeprowadzką, zaoferował podnajemcom trzy piętra – prawie 5 tys. mkw.

Biuro prasowe mBanku przekazało „Rzeczpospolitej", że od ponad roku średnio ponad 85 proc. pracowników centrali pracuje zdalnie, co wymusza zmiany w modelu funkcjonowania biura. W przyszłości bank planuje wprowadzić pracę hybrydową.

Oddać na jakiś czas

Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych (reprezentacja najemcy) w firmie doradczej Savills zauważa, że firmy przekonały się do gorących biurek. – Wielu klientów szuka sposobów na optymalizację powierzchni – przyznaje. – U części firm przekłada się to na tendencję do wynajmowania biur z mniejszą liczbą stanowisk pracy, niż wynosi zatrudnienie. Te różnice zależą m.in. od branży. Wynoszą najczęściej 15–20 proc., choć zdarza się, że sięgają 30 proc.

Z analiz REDD wynika, że w oddanych obiektach w Polsce jest 1,9 mln mkw. powierzchni, którą można wynająć od ręki (dane na koniec kwietnia). Od końca marca przybyło 32 tys. mkw. wolnych biur. – To jasno pokazuje, że firmy zmniejszają powierzchnię – mówi Piotr Smagała. Wiele z nich musi respektować zapisy umowy, pozostając w biurowcu.

Ratunkiem bywa podnajem. REDD podaje, że w kwietniu przybyło ok. 16 tys. mkw. takiej powierzchni. Jeszcze w lipcu 2020 r. oferowano jej Polsce ok. 70 tys. mkw., w listopadzie – już 140 tys. mkw., a na koniec kwietnia – ponad 260 tys. mkw. Najwięcej biur do podnajmu – 134 tys. mkw. – jest w stolicy.

Z analiz REDD wynika, że zwalniane są głównie powierzchnie w starszych budynkach. – Od początku roku kurczy się wolna powierzchnia w budowanych, ale już komercjalizowanych budynkach – zwraca uwagę Piotr Smagała. – Wyniki mogą sugerować, że najemcy, jeśli już decydują się na biura, to wybierają nowoczesne budynki. Ich właściciele są bardziej skłonni do negocjacji czynszu i długości trwania umowy. Już teraz oferują kontrakty na krótki czas, zamiast na pięć lat.

O oddawaniu części powierzchni mówi także Tomasz Węglarz. Nie jest to jednak wcale takie łatwe. – Umowy najmu w budynkach wysokiej klasy są mocno obwarowane – tłumaczy ekspert Biura Na Miarę. Na podnajem, jak dodaje, oferowane są całe piętra – od 500 do 1,5 tys. mkw. – w budynkach wysokiej klasy, z wysokimi czynszami.

– Na czasowy podnajem wystawiają biura korporacje, które wynajmują po kilka tysięcy metrów powierzchni – mówi Tomasz Węglarz. – Wierzą, że wrócą do stanu sprzed pandemii, a pracownicy mimo wszystko wrócą do biur. Firmom zależy na rozwoju, a to wiąże się z zatrudnieniem większej liczby pracowników.

Mniejsze apetyty

Jarosław Pilch dopowiada, że podnajmy to m.in. efekt rezerwowania w przeszłości powierzchni na zapas, z myślą o ekspansji. Była to, jak mówi dyrektor Savillsa, powszechna praktyka. Pandemia nauczyła firmy ostrożności. – Spadły apetyty na wynajmowanie większych biur niż realne potrzeby w danej chwili – mówi. Jeśli firma potrzebuje więcej powierzchni, może wynająć biuro elastyczne.

Savills podaje, że na koniec marca współczynnik pustostanów w Warszawie zwiększył się do 11,4 proc. – Oznacza to wzrost na przestrzeni ostatnich 12 miesięcy o 3,9 pkt proc. – wskazuje dyrektor. Nadal jest to jednak niższy poziom niż w czasie ostatniej „górki podażowej" w 2016 r., kiedy to poziom pustostanów wynosił 14,2 proc.

Spośród głównych rynków regionalnych najwięcej pustych biur jest w Łodzi – niemal 17 proc. W Krakowie jest to 15 proc., we Wrocławiu – 14,2 proc.

– Szeroka oferta podnajmu, która wyraźnie zwiększyła się w trakcie pandemii, sprawia, że ilość powierzchni do wynajęcia jest nawet większa, niż wskazuje na to poziom pustostanów – zauważa dyrektor Pilch. – Nie jest jednak powiedziane, że czeka nas ich lawinowy wzrost. Optymalizację powierzchni przez część najemców równoważyć może organiczny wzrost rynku, a więc wchodzenie nowych firm do Polski czy rozwój przedsiębiorstw. Część firm, wprowadzając rotacyjny system pracy, może nie zdecydować się na redukcję powierzchni. Nie możemy z pewnością założyć, że cały rynek się skurczy. Optymalizacja biur dotyczy tylko niektórych najemców. System hot deskingu z pewnością nie jest dla wszystkich. Stałe miejsce pracy w przyszłości będzie też coraz częściej istotnym benefitem dla pracowników.

Trendy nie są więc jednoznaczne. Z analiz firmy doradczej CBRE wynika, że osiem – dziesięć miesięcy temu firmy mówiły o zmniejszaniu powierzchni nawet o połowę. – Dziś ci, którzy planują redukcję powierzchni, mówią o ograniczeniach 10–20 proc. – mówi Łukasz Kałędkiewicz, szef sektora biurowego w CBRE. – Ciekawym przykładem jest zagraniczne wydawnictwo, którego zarząd w marcu ubiegłego roku deklarował niemal całkowitą rezygnację z biur. Do zmian nie doszło, a firma niedawno podpisała nową umowę najmu – dodaje Kałędkiewicz. Jak mówi, firmy najpierw dostrzegły możliwość dużych oszczędności, ale po pewnym czasie doszły do wniosku, że biura są wciąż potrzebne, a zalety ich posiadania mogą przewyższać korzyści finansowe.

Spośród firm, z którymi CBRE pracowała w Polsce od początku pandemii, tylko ok. 17 proc. zredukowało powierzchnię biurową lub planuje ją zmniejszyć. Ok. 38 proc. najemców dokonało lub przewiduje ekspansję. Ok. 15 proc. najemców aktywnych na rynku od początku pandemii to nowe podmioty, które postanowiły otworzyć działalność w naszym kraju.

Opinia dla „rz"

Robert Karniewski, prezes firmy doradczej Reina Company

Firmy, zwłaszcza największe, potrzebują jeszcze ok. dwóch lat na ostateczne zredefiniowanie swojego modelu pracy, a tym samym potrzeb biurowych. Wciąż testują nowe rozwiązania i uczą się planować biuro w oparciu o tryb zadaniowy, a nie liczbę pracowników. Większość dużych organizacji prawdopodobnie skorzysta w najbliższych czasie, przynajmniej częściowo, z jakiejś formy elastycznego wynajmu: umowy typu flex, coworka czy biura serwisowanego.

Sądzę jednak, że pod względem łącznego popytu wyrażonego w metrach kwadratowych rynek powróci stopniowo do stanu sprzed pandemii, choć zmieni się sposób użytkowania biura. Będziemy do niego przychodzić w konkretnym celu: aby współpracować w zespołach, wdrażać się w nowe projekty lub integrować. Taka rola socjalizacyjna będzie ważna zwłaszcza tam, gdzie relacje międzyludzkie mocno wpływają na wyniki biznesowe: w sprzedaży, usługach doradczych czy branży kreatywnej.

Deweloperzy będą nieco ostrożniejsi, ale o nowe inwestycje można być spokojnym, zwłaszcza jeśli chodzi o dobrze skomunikowane budynki w centralnych lokalizacjach dużych miast.

Jest też wiele zagadnień, które jeszcze rok temu mało kto brał pod uwagę – od nieostrych formalnoprawnych ram pracy zdalnej, poprzez kwestie bezpieczeństwa firmowych danych i informacji poufnych, po codzienne wyzwania menedżerów, jak wdrażanie nowych osób czy budowanie morale zespołu, z którym widzą się głównie na ekranie komputera.

Paradoksalnie, zagrożeniem może okazać się to, co dzisiaj często deklarowane jest jako największy plus pracy zdalnej – efektywność. Jej ocena, zazwyczaj pozytywna, ma dziś raczej deklaratywny charakter, a w niewielu tylko przypadkach oparta jest na twardych danych. Dopiero z czasem firmy będą dysponować informacjami, które pozwolą im rzetelnie porównać produktywność pracowników wykonujących obowiązki w biurze, w domu lub w modelu hybrydowym. To również będzie miało wpływ na kształt rynku biurowego.