Poradnik najemcy biura

– Zanim rozpoczniemy poszukiwania biura, spróbujmy rzetelnie określić podstawowe kryteria wyboru dla swojej firmy. Najważniejsze z nich to: budżet, lokalizacja oraz realne zapotrzebowanie na powierzchnię – wylicza Mikołaj Kowalski-Barysznikow z działu powierzchni biurowych firmy doradczej Cushman & Wakefield (C&W). – Jeśli chcemy biura taniego, powinniśmy szukać go raczej z dala od centrum miasta. Jeżeli jednak centralna lokalizacja jest dla nas ważna, skoncentrujmy się na starszych budynkach klasy B lub odrestaurowanych kamienicach, które coraz częściej oferują relatywnie tanie biura o stosunkowo wysokim standardzie.

Ekspert C&W zwraca uwagę, że ważna jest efektywność wynajmowanej powierzchni, co jest domeną nowoczesnych biurowców. Dlatego to w nich należy spodziewać się największych oszczędności w kontekście całkowitej powierzchni najmu. W przypadku niewielkiego lokalu, przy podobnej liczbie stanowisk pracy, biuro w kamienicy może być nawet o kilkanaście procent większe niż w nowym biurowcu.

Andrzej Brochocki, wspólnik zarządzający w Kancelarii Brochocki, mówi, że najtańsze biura to lokale w budynkach mieszkalnych wynajmowane na cele biurowe. – Jeżeli komuś zależy na budynku stricte biurowym i jak najtańszej ofercie, powinien poszukać propozycji podnajmów. Na przykład jeżeli jakaś firma wynajęła zbyt dużą powierzchnię w biurowcu, to może być zainteresowana obniżeniem kosztów przez podnajęcie części powierzchni. Wówczas można uzyskać relatywnie wysoki standard w atrakcyjnej cenie, a okres najmu jest krótszy niż  w przypadku najmu bezpośredniego  – dodaje Brochocki.

Miłosz Michalski, starszy negocjator w dziale powierzchni biurowych w firmie doradczej CBRE, radzi, aby – wybierając oferty – zwrócić uwagę na stan techniczny budynku oraz lokalizację, która w dużej mierze wpływa na cenę najmu. – Warto również zapytać o rekomendacje firm, które są już najemcami  biurowca – dodaje Michalski.

Czy wybrać biuro w kamienicy czy w biurowcu? – Jeżeli zależy nam na unikalnym charakterze biura i poczuciu niezależności, powinniśmy rozważyć kameralną kamienicę. Takie rozwiązanie to jednak większe ryzyko związane z utrzymaniem czystości i ogólnego stanu powierzchni wspólnych, takich jak patio, korytarze, brama wejściowa, a także bezpieczeństwem obiektu – zwraca uwagę Mikołaj Kowalski-Barysznikow. W przypadku nowoczesnego biurowca ryzyko to jest minimalne,  bo  normą jest  profesjonalny zarządca, a bezpieczeństwo zapewni ochrona i elektroniczna kontrola dostępu.

Jednak ulokowanie firmy w dużym biurowcu może spowodować, że nie będziemy się wyróżniali ze względu na sąsiedztwo wielu najemców. Jeśli natomiast zależy nam na dostępności podziemnych miejsc parkingowych, większe pole manewru dają nam biurowce.

Andrzej Brochocki podkreśla, że wybór: szklany biurowiec czy kamienica, zależy od profilu działalności  firmy. – Rejon ścisłego centrum i reprezentacyjne budynki o najwyższym standardzie, wyremontowane kamienice to powierzchnie  poszukiwane przez klientów, którym zależy na prestiżu. W samym centrum muszą lokować się firmy prawnicze lub np. private banking – wyjaśnia Brochocki.

Mikołaj Kowalski-Barysznikow, ekspert Cushman & Wakefield

Mały najemca zwykle może liczyć na kilkumiesięczne zwolnienie z czynszu, które powinien negocjować przed podpisaniem umowy. Długość tego zwolnienia zależy od długości kontraktu oraz ostatecznej wielkości powierzchni najmu, a także rodzaju wykończenia biura pod klucz. Warto wiedzieć, że niektórzy deweloperzy są skłonni przyznać małemu najemcy niewielki, dodatkowy budżet na wykończenie ponadstandardowe zajmowanych powierzchni. Poszukiwania nowego biura należy zacząć odpowiednio wcześnie, kiedy mamy zapas czasowy na negocjacje z deweloperem czy właścicielem budynku. Na samym początku trzeba jasno określić swoje wymagania, potrzeby i kryteria wyboru nowego biura. Na początek warto rozejrzeć się na rynku podnajmów, które są często wyjątkowo atrakcyjnym (ze względów finansowych) i wygodnym (ze względu np. na krótszy czas umowy) rozwiązaniem dla niewielkich najemców. Małe firmy preferują często trzyletni okres najmu, jednak taki czas umowy często jest trudny do zaakceptowania dla właściciela dużego biurowca, gdzie minimum to zwykle kontrakty pięcioletnie. Stąd atrakcyjną alternatywą może być wynajem biura w kamienicy lub ulokowanie firmy w biurze tymczasowym (np. Regus, Inoffice).

Andrzej Brochocki, wspólnik zarządzający w Kancelarii Brochocki

Trzy najważniejsze rady dla firmy, która rozpoczęła poszukiwanie niedużego biura dla siebie? Przede wszystkim należy pamiętać o utrzymaniu niskich kosztów stałych biura – szczególnie w początkowym etapie prowadzenia biznesu. Nie oznacza to niskiego standardu, trzeba szukać okazji. Okazje zawsze się trafiają. Trzeba być tylko bardzo czujnym lub trafić w ręce doświadczonego doradcy. Druga ważna kwestia to elastyczność umowy. Najlepiej, aby była zawarta na czas nieoznaczony. I po trzecie, liczy się elastyczność powierzchni biurowej – chodzi o to, aby móc w przypadku konieczności zmian zmniejszyć lub powiększyć powierzchnię zajmowanego biura bez konieczności zmiany siedziby. Pamiętajmy, że choć dużo łatwiej się negocjuje dużym najemcom, to małe firmy też mogą uzyskać duże ustępstwa. Sytuacja na rynku nieruchomości biurowych temu sprzyja. Gdy zdarzy się, że po zawarciu kontraktu najemcy nie będzie stać na najem według warunków umowy, którą podpisał na czas określony, należy wtedy szczerze porozmawiać z właścicielem budynku o wcześniejszym zakończeniu najmu. Jeśli się nie zgodzi na przedterminowe rozwiązanie kontraktu, można wówczas wspólnie poszukać najemcy lub podnajemcy biura.

Przekonaj wynajmującego, że zyska

1. Sprawdź zapisy wiążącej cię umowy, a szczególnie te dotyczące jej wypowiedzenia oraz kosztów związanych z opuszczeniem zajmowanego lokalu.

2. Jeśli masz umowę na czas nieokreślony, która nie zobowiązuje cię do ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów związanych z opuszczeniem biura, zaproponuj wynajmującemu obniżkę czynszu, sugerując, że masz lepszą ofertę.