Zarząd lub zarządca nieruchomości obowiązany jest prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy. Co się jednak dzieje wtedy, gdy zarządca nieruchomości lub jej administrator nie prowadzi na bieżąco ewidencji, albo gdy właściciele nie uiszczają terminowo zaliczek, a wspólnota mieszkaniowa nie podejmuje działań windykacyjnych?
Kredytowanie niesolidnych właścicieli
Brak windykacji to prosta droga do kredytowania niesolidnych właścicieli przez tych, którzy dopełniają obowiązków, oraz doprowadzenia do przedawnienia należności. W pewnych jednak sytuacjach brak rzetelnej ewidencji zaliczek może prowadzić do praktycznych kłopotów dowodowych w procesach o zapłatę, czego efektem jest co najmniej wydłużenie tych postępowań, dalsze kredytowanie dłużników, a czasami niestety nawet oddalenie powództwa skierowanego przeciwko osobie, która faktycznie nie uiszczała zaliczek.
W okresie poprzedzającym sporządzenie rozliczenia rocznego sytuacja jest prosta, gdyż właściciel niesolidny może być pozwany wyłącznie o zapłatę zaliczek, i to w postępowaniu upominawczym, bez względu na wartość przedmiotu sporu. Wynika to wprost z art. 15 ust. 2 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (u.w.l.). Zgodnie z orzecznictwem sądów roszczenie o zapłatę zaliczek nie wygasa pomimo przeprowadzenia rozliczenia rocznego. Dzieje się tak nawet wówczas, gdy zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną „ustawiono" zbyt wysoko, jeśli istnieje nadwyżka zgromadzonych zaliczek nad rzeczywistymi kosztami rocznymi, a także gdy wolą właścicieli nadpłaty są zwracane właścicielom. Świadczy to o samoistnym bycie roszczenia o zapłatę zaliczek.
Jakie roszczenie
W praktyce po przeprowadzeniu rozliczenia rocznego może pojawić się problem wzajemnej relacji roszczenia o zapłatę zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną w stosunku do roszczenia o zapłatę niedopłaty z tytułu rocznego rozliczenia nieruchomości. Czy jest to takie samo, czyli identyczne roszczenie ze względu na jego charakter i podstawę prawną, czy taki sam jest okres przedawnienia tych wierzytelności?
