Zatory płatnicze. Motywowanie dłużnika

Małe firmy mogą mieć powody do niepokoju. Kłopoty z regulowaniem zobowiązań przez partnerów biznesowych ma 81 proc. polskich przedsiębiorców.

Jednak to właśnie ci mali mają największy problem z wyegzekwowaniem należności. 23,7 procent z nich nie reguluje własnych zobowiązań, co grozi utratą płynności. Takie wnioski płyną z ostatnich raportów „Portfel należności polskich przedsiębiorstw" Krajowego Rejestru Długów (KRD) oraz Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce (KPF).

- Dla ponad jednej czwartej polskich przedsiębiorstw, które w ciągu ostatnich 3 lat doświadczyły zatorów płatniczych, są one jedną z najistotniejszych barier hamujących wzrost inwestycji – informuje Aleksander Łaszek, główny ekonomista Forum Obywatelskiego Rozwoju (FOR).

Niestety, problemy firm ze ściąganiem należności nierzadko oddziałują też na kondycję finansowa innych firm. - Przedsiębiorcy, często mają problemy z zatorami płatniczymi dlatego, że wcześniej podobne kłopoty lub bankructwa dotknęły ich kontrahentów. Oznacza to, że zatory w jednym punkcie łańcucha dostaw mogą rozprzestrzeniać się na współpracujące firmy – dodaje Aleksander Łaszek.

Ostrożności nigdy nie za wiele

Na ogół można skutecznie odzyskać, co nam się należy. Jednak lepiej zapobiegać problemom, niż być zmuszonym walczyć o swoje. Zanim podpisze się umowę, zawsze warto sprawdzić kontrahenta w rejestrach dłużników. - Nie ma tutaj złotego środka, niestety. Na pewno zalecam uważność. Każde nietypowe zachowanie kontrahenta: nowego czy długoletniego jest sygnałem ostrzegawczym – mówi – radzi Piotr Drzewiecki, dyrektor operacyjny w SUBRA GRP. Wtedy warto przeanalizować sytuację biznesową potencjalnego partnera rozglądając się w branży lub korzystając z wyspecjalizowanej firmy, która zrobi to dyskretnie i pozyska jak najwięcej o nim przydatnych informacji.

Ministerstwo Rozwoju na swojej stronie www podpowiada, że „istotne przy podejmowaniu decyzji o współpracy mogą być dane dotyczące aktywności gospodarczej, historii działalności firmy, legalności jego działania oraz – co szczególnie ważne – jego kondycji finansowej". Większość można uzyskać bezpłatnie, samodzielnie korzystając z publicznych źródeł. Podstawowe informacje o firmie i zakresie jej działalności uzyska się w CEIDG oraz KRS. KRS prowadzi też Rejestr Dłużników Niewypłacalnych. Przyszłego kontrahenta warto także sprawdzić w jednym z Biur Informacji Gospodarczych (tzw. BIG). Na koniec można poszukać w internecie opinii dotyczących firmy naszego dłużnika. Tu jednak należy wykazać się sporym krytycyzmem, gdyż wiele tak negatywnych, jak pozytywnych, może być umieszczane w różnych celach, także przez konkurencję.

Zawsze warto bardzo skrupulatnie kontrolować terminy płatności i przyjąć zasadę, że kontrahent nie otrzyma kolejnych zamówień, zanim nie ureguluje wszystkich zaległości.

Tylko bez nerwów

Nawet najbardziej ostrożny przedsiębiorca może jednak trafić wśród współpracujących z nim firm czy klientów na dłużnika. Duże spółki dysponujące profesjonalnymi działami windykacji nie mają na ogół problemów z odzyskaniem wierzytelności. Jednak nawet te z sektora MSP chcąc samodzielnie odzyskać pieniądze, mogą zrobić to skutecznie .

Najważniejsze jest, by nie czekać aż dług się przedawni. Należy reagować tak szybko, jak to możliwe. Przynajmniej tak doradzają profesjonalni windykatorzy: - Czas ma bardzo duże znaczenie i wpływ na skuteczność i prawdopodobieństwo odzyskania należności. Z naszego doświadczenia wynika, że sprawy kierowane do windykacji po upływie 90 dni od terminu płatności są już trudniej ściągalne, im później tym gorzej- ostrzega Piotr Drzewiecki.

Rozmowa nigdy nie zaszkodzi. To najtańszy sposób na odzyskanie pieniędzy. Warto podejść do dłużnika z wyciągniętą ręką – potraktować go jak partnera. Szacunek, negocjacje w spokojnej atmosferze zazwyczaj są skuteczniejsze niż w sytuacji, gdy wchodzi się w rolę uniesionego świętym gniewem pokrzywdzonego. Rozmowa ma prowadzić do wspólnych ustaleń, do uregulowania kwestii długu, a nie do karania kontrahenta. - Podstawowym założeniem skutecznego odzyskiwania należności b2b jest elastyczność – mówi Piotr Drzewiecki. Można pójść na drobne ustępstwa. Jeśli ma on problemy finansowe, możemy podzielić jego dług na raty, wydłużyć termin spłaty, umorzyć karne odsetki lub po prostu umówić się na to, że część kwoty zwróci wykonując na rzecz wierzyciela nieodpłatnie jakieś prace. Taka windykacja polubowna, polegająca na podjęciu negocjacji i zawarciu umowy ugody, otwiera realną szansę na ściągnięcie nawet należności przedawnionych.

Warto jednak jasno poinformować drugą stronę, że dopóki nie spłaci zaległości, trafia do bazy Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej. Gdy zacznie regulować zobowiązania można zawiesić ten wpis w rejestrze. Od tego momentu dług widoczny jest tylko dla zainteresowanych stron. To zachęca kontrahenta do regularnych spłat, bo firmom zależy na dobrej opinii a informacja, że mają kłopoty z płaceniem za towary czy usługi może znacząco utrudnić funkcjonowanie.

Podpisując ugodę można też zabezpieczyć wykonanie umowy np. przez ustanowienie na rzecz wierzyciela zastawu rejestrowego czy hipoteki do wysokości kwoty długu. Praktykuje się też podpisanie przez dłużnika weksla In blanco.

Ważne papierki

Jeżeli nie udało się polubownie odzyskać długu i zawrzeć ugody, trzeba dalej słać pisma. W wezwaniu do zapłaty żąda się spłaty długu w określonym terminie. Dostarcza się je osobiście lub listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Nawet jeśli ufamy kontrahentowi, spraw „papierkowych" nie wolno odkładać na później. Od razu należy wystawić faktury, a od drugiej strony odbierać poświadczenie wykonania usługi. Bez takich dokumentów można tylko pomarzyć o odzyskaniu pieniędzy.

Jeśli korespondencja nie poskutkuje a negocjacje nie przyniosą spodziewanych rezultatów, trzeba zrobić kolejny krok wystawiając tzw. ostateczne wezwanie do zapłaty. Informuje się w nim dłużnika, że jeśli nie ureguluje on długu w oznaczonym terminie, sprawa zostanie skierowana do sądu.

Przed obliczem Temidy

Pomimo dobrej woli wierzyciela, by dogadać się z dłużnikiem, ten czasem okazuje się wyjątkowo oporny i niechętny polubownemu załatwieniu sprawy. Trzeba w takiej sytuacji skierować sprawę do sądu i postarać się o sądowy nakaz zapłaty.

Można wybrać klasyczną drogę odzyskiwania należności lub postępowanie nakazowe, upominawcze, czy uproszczone. Pierwsze dwa tryby nie wymagają udziału stron podczas rozprawy. Natomiast podczas postępowania uproszczonego i dłużnika, i wierzyciela czekają wizyty w sądzie. Gdy ma się w ręku sądowy nakaz zapłaty, pozostaje już tylko współpraca z komornikiem, którego zadaniem jest doprowadzenie do wykonania wyroku Temidy. Zajmuje on w tym celu majątek dłużnika, który następnie sprzedaje podczas licytacji publicznej. Zyski z licytacji służą zaspokojeniu wierzyciela.