Menedżerowi potrzebne są twarde dane i analizy

Polskie małe i średnie przedsiębiorstwa rozwijają się coraz dynamiczniej. Według badań jedna trzecia z nich planuje w najbliższym czasie wprowadzić na rynek nowy produkt bądź usługę. A to nie jest łatwe bez wnikliwego przeanalizowania rynku.

Żeby osiągnąć swoje cele, firmy potrzebują łatwego dostępu do informacji oraz wsparcia procesów decyzyjnych. Muszą analizować dane pochodzące zarówno z systemów firmowych, jak i ze źródeł zewnętrznych. Umożliwiają to systemy informatyczne typu Business Intelligence. Pomagają one kadrze kierowniczej w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych na podstawie twardych danych, które mają realny wpływ na wzrost efektywności, obniżenie kosztów czy zwiększenie przychodów.

– Na etapie budowania długofalowych strategii menedżerowie mogą wykorzystywać funkcje Business Intelligence typu „what if". Pozwalają one rysować alternatywne scenariusze i oceniać planowane działania przez pryzmat kosztów oraz przychodów, co jest przydatne zwłaszcza na etapie budżetowania – mówi Marek Bulka z SAP Polska.

Korzystanie z takiego oprogramowania odciąża też pracowników działów informatycznych. Małe i średnie firmy mają najczęściej nieduże zespoły. Jeśli pracownicy IT nie muszą tworzyć raportów, zestawień i analiz, a mogą robić to pracownicy działów biznesowych, ważne informacje szybciej docierają do osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji.

Duża analityka ?dla małych

Oprogramowanie Business Intelligence do niedawna było używane tylko przez duże firmy. Obecnie coraz częściej jest wykorzystywane przez sektor MŚP. Dzieje się tak z kilku powodów.

Po pierwsze, otoczenie biznesowe jest coraz bardziej skomplikowane. Po drugie, wciąż przybywa danych, które należy brać pod uwagę, by budować przewagę konkurencyjną. Po trzecie, rozwiązania te stały się dostępniejsze cenowo. Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą korzystać z nich w chmurze, czyli płacąc miesięczny abonament. Dzięki temu nie muszą wydawać dużych pieniędzy na licencje.

Wprowadzenie miesięcznych abonamentów znacznie obniżyło próg dostępu do nowych technologii. Kosztowne rozwiązanie stało się osiągalne dla małych i średnich firm. Jest bowiem istotna różnica między wyłożeniem 200 tys. zł na licencje a wykupieniem miesięcznego abonamentu o wartości średnio od 2,5 tys. do 7 tys. zł. System wynajmu jest najtańszą wersją użytkowania Business Intelligence.

– Wykorzystanie narzędzi BI dostępnych w chmurze upraszcza też wymagania związane z infrastrukturą techniczną konieczną do wdrożenia systemu. Poza tym w razie braku zwrotu z inwestycji lub konieczności redukcji kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwo może zrezygnować z usługi – mówi  Patryk Choroś z SAS Institute.

Jeśli przedsiębiorstwo chce mieć system BI na własność, musi liczyć się z dużym wydatkiem. Nawet gdy pakiety Business Intelligence wchodzą w skład systemów ERP, są dodatkowo wyceniane. Wartość wdrożenia ERP rośnie  wtedy o kilka–kilkanaście procent. Natomiast rozwiązania BI kupowane jako osobne produkty informatyczne są bardzo drogie. Ich koszty przekraczają możliwości mniejszych firm. Zwykle chodzi o  kwoty od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych (system plus wdrożenie).

Rzeczywisty obraz, ?a nie wycinek

Moduły analityczne w systemach ERP są obecnie chyba najpopularniejszym sposobem radzenia sobie z analityką. Jednak mają one ograniczenia. Moduł analityczny korzystający tylko z danych znajdujących się w ERP nie daje całego obrazu sytuacji.

– Wyobraźmy sobie analizę sprzedaży towarów, uwzględniającą tylko obecną niewielką sprzedaż klientowi X, gdy tymczasem w systemie CRM znajdują się informacje, z których wynika, że jest szansa sprzedaży towarów temu klientowi na ogromną kwotę. Widząc tylko dane z ERP, możemy podjąć niewłaściwą decyzję i zaadresować ofertę do nieodpowiednich klientów. Wraz ze wzrostem dostępności danych z różnych źródeł (program lojalnościowy, strona internetowa, wizyty w sklepach) pojawia się konieczność uruchomienia lepszego sposobu analizy zachowań klientów. Analizy powinny pokazywać rzeczywisty obraz, a nie tylko jego wycinek pobrany z ERP – mówi Patryk Choroś.

Analiza o strategicznym znaczeniu

Oprogramowanie BI stosowane przez mniejsze firmy pod względem zaawansowania technologicznego w niczym nie ustępuje produktom dla korporacji. Różnica polega tylko na skali funkcjonalności. Duże przedsiębiorstwa mają pod tym względem większe wymagania.

BI cieszy się rosnącym zainteresowaniem zwłaszcza wśród firm produkcyjnych, transportowych i logistycznych. Ale po systemy sięgają także niewielkie szkoły językowe, prywatne przychodnie lekarskie i firmy budowlane. Z rozwiązań tych coraz częściej korzystają przedsiębiorstwa, dla których analiza danych ma strategiczne znaczenie. Chodzi szczególnie o te firmy, które sprzedają swoje towary czy usługi klientom detalicznym np. poprzez sklep internetowy. Dzięki wdrożeniu oprogramowania w działach sprzedaży czy obsługi klienta przedsiębiorstwa mogą dynamicznie rozwijać portfolio swoich produktów oraz zdobywać nowe rynki.

Na przykład krakowskiej firmie Omeco działającej w branży poligraficzno-papierniczej moduł BI w systemie SAP Business One pozwala zachować konkurencyjność na rynku. Planując produkcję wyrobów papierniczych, firma musi z wyprzedzeniem kupić surowce. Wielkość zamówienia zależy od wielu czynników, m.in. sezonowości oraz specyfiki lokalnego rynku. Jeśli, powiedzmy, sieć handlowa planuje na danym terenie budowę nowych sklepów, należy liczyć się z tym, że zamówienie na produkty poligraficzno-papiernicze wzrośnie. O ile? Zgadywanie lub kierowanie się intuicją może prowadzić do kosztownych błędów. Wyprodukowanie zbyt wielu produktów, na które nie ma zbytu, oznacza zamrożenie kapitału. Dzięki BI firma na bieżąco kontroluje realizację każdego zamówienia. Wie z odpowiednim wyprzedzeniem, jakie materiały do produkcji należy zamówić, jak zaplanować obsadzenie stanowisk, jak zorganizować wysyłkę i transport. Zna planowane koszty poszczególnych operacji. Może też monitorować rentowność poszczególnych etapów pracy. Ponadto unika zamrożenia swoich aktywów w zapasach, a ryzyko opóźnienia w realizacji zamówienia zostaje wyeliminowane.

W USA firmy to polubiły

Polskie mniejsze przedsiębiorstwa dopiero niedawno zaczęły odkrywać korzyści z Business Intelligence. Za oceanem analityka jest znacznie bardziej popularna.

Według raportu firmy analitycznej Aberdeen Group w Stanach Zjednoczonych aż 50 proc. działów obsługi klienta w małych firmach i 63 proc. w średnich korzysta z rozwiązań BI. Podobnie jest w działach finansowych. 39 proc. tych działów w małych przedsiębiorstwach i 57 proc. w średnich używa rozwiązań Business Intelligence.

Można przyjąć, że tendencje od dawna widoczne na rynkach rozwiniętych wcześniej czy później silniej rozwiną się również na rynku polskim.

Powiedzieli dla "Rz"

Marek Bulka | SAP Polska

Z powodu konkurencji z innych państw i na skutek rosnącej liczby danych otoczenie biznesowe stało się bardziej złożone i mniej przewidywalne niż w przeszłości. Odpowiedzią na te wyzwania są rozwiązania Business Intelligence, które w masie rozproszonych i pozornie niepowiązanych ze sobą informacji pozwalają odkryć zależności i wyciągnąć właściwe wnioski. Są firmy, które wciąż praktykują obliczenia w arkuszach kalkulacyjnych. Ale to szybko się zmienia. Bo ile czasu pochłonie analiza danych w arkuszu kalkulacyjnym, gdy baza zaczyna liczyć dziesiątki tysięcy rekordów? Dzięki Business Intelligence uzyskanie odpowiedzi staje się równie szybkie, co proste. Po zgromadzeniu i przetworzeniu danych z różnych źródeł (np. arkuszy kalkulacyjnych lub systemów ERP) wyniki analiz prezentowane są w postaci interaktywnych tabel, wykresów, wskaźników lub zestawień, pokazując zdarzenia lub trendy, których menedżerowie mogli być wcześniej nieświadomi.

Tomasz Szatecki | Oracle Polska

Przedsiębiorstwa chętnie inwestują w aplikacje BI. Umożliwiają one tworzenie prognoz, analiz kontrolingowych dotyczących przyszłych wyników czy planów produkcyjnych. Na szczególną uwagę zasługują rozwiązania, które pozwalają zarządzać celami strategicznymi przedsiębiorstwa, i zintegrowane z BI narzędzia do automatycznego generowania ofert oraz szybkiego podejmowania decyzji. Można również modelować różne scenariusze biznesowe typu: co-jeśli. Dostępne są też narzędzia typu Information Discovery, pozwalające na odkrywanie nieznanych wcześniej zależności między danymi. Bardzo cenione w przedsiębiorstwach staje się ostatnio raportowanie mobilne.

Katarzyna Janik | IBM Polska