Zwrotów grzecznościowych należy używać w każdej korespondencji. Piszemy je zawsze w oddzielnym wierszu. A zatem zaczynajmy list lub pismo od słów: „Szanowna Pani", „Szanowny Panie". Kończmy zaś: „Pozdrawiam", „Z wyrazami szacunku", „Z poważaniem".
Dopuszczalne dwie formy
Dobrze będzie, jeżeli zwrot grzecznościowy napiszemy ręcznie, natomiast treść możemy napisać komputerowo. Oczywiście nie jest błędem, gdy całość listu napiszemy na komputerze. Ręczne wpisanie zwrotów grzecznościowych dodaje pismu powagi, a dla odbiorcy może być przyjemne, bo oznacza w domyśle, że dostrzeżono pozycję odbiorcy listu.
Zgodnie z tradycją i zasadami interpunkcji po zwrocie grzecznościowym stosuje się wykrzyknik albo przecinek. Językoznawcy są w tym przypadku jednomyślni i dopuszczają jedynie te dwie formy. Jednak język żyje własnym życiem i zdarza się, że czasami widzimy także po zwrocie „Szanowny Panie" kropkę lub w ogóle brak jakiegokolwiek znaku interpunkcyjnego.
„Szanowny Panie!" – z wykrzyknikiem. Zawsze w takim przypadku, po zwrocie grzecznościowym, zaczynamy nowe zdanie od wielkiej litery. Jednak ta forma wydaje się już po woli wychodzić z użycia, bo zdaje się być zbyt wykrzyczaną lub rozkazującą.
„Szanowny Panie," – z przecinkiem. Następne zdanie po zwrocie grzecznościowym, który zakończyliśmy przecinkiem, zaczynamy małą literą. Czasami wygląda to trochę dziwnie, gdy rozpoczynamy nowe zdanie, od nowego akapitu, od małej litery. Wydaje się, że jest to pozostałość z czasów, gdy listy w całości były pisane ręcznie. Wówczas takie rozpoczynanie zdania nie raziło. Dziś, gdy listy piszemy komputerowo, a jedynie zwrot grzecznościowy dopisujemy ręcznie, wygląda to niedobrze, jak jakaś niedoróbka. Kłuje w oczy początek akapitu, gdy zaczyna się od małej litery.
„Szanowny Panie." – z kropką. Jest to błąd. Nie ma żadnego uzasadnienia, żeby po „Szanowny Panie" stawiać kropkę. Nie jest to przecież zwykłe zdanie, tylko zwrot grzecznościowy.
„Szanowny Panie" – bez żadnego znaku interpunkcyjnego. Językoznawcy jeszcze nie dopuszczają takiej formy. Mimo to wydaje się, że może się ona dość szybko przyjąć, bowiem nie budzi żadnych zastrzeżeń. Po takim zwrocie, następne zdanie, czyli następny akapit zaczynamy od wielkiej litery. Podobnie jak w przypadku zwrotu „Szanowny Panie!", który kończymy wykrzyknikiem.
Zwrot grzecznościowy niezakończony żadnym znakiem interpunkcyjnym może się nam kojarzyć z tytułem gazetowym, po którym też z reguły nie stawia się już kropki, przecinka ani znaku zapytania. Do czytania tytułów jesteśmy przyzwyczajeni, dlatego także ta forma w zwrotach grzecznościowych może się upowszechnić.
Zwroty pożegnalne w korespondencji
Jeżeli mamy możliwość, to należy zwrot pożegnalny oraz swój podpis na końcu listu wpisać własnoręcznie. Oczywiście przy obfitej korespondencji można się posiłkować faksymile, ale raczej przy wysyłce listów o charakterze technicznym, czyli dotyczących powszechnego zaproszenia, ogłoszeń itd. Przy sprawach osobowych warto zadbać o czas, żeby ręcznie podpisać wysyłany list.
Po zwrotach pożegnalnych w korespondencji, czyli np. „Pozdrawiam", „Z wyrazami szacunku", „Z poważaniem", nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego. W tym przypadku uważa się, że podpis na końcu listu stanowi niejako kropkę. I koniec.
