Skarbnik gminy – organu prowadzącego kilka placówek oświatowych – może mieć dostęp do operacji finansowych dokonywanych na kontach placówek oświatowych w swojej gminie.
To wynika z przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6E4795CDC759B950B9F9F9942F6FAA77?id=175841]ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty[/link], która uprawnia podmiot prowadzący placówkę oświatową do kontroli jej działalności w zakresie m.in. spraw finansowych.
Bazy danych oświatowych prowadzone przez szkoły i inne placówki oświatowe obejmują m.in. zbiory danych o nauczycielach, wychowawcach i innych pracownikach pedagogicznych. Zbiór ten zawiera dane obejmujące ich numer PESEL, płeć, rok urodzenia, formy i wymiar zatrudnienia, stopień awansu zawodowego, wykształcenie, przygotowanie pedagogiczne, formę kształcenia i doskonalenia, sprawowane funkcje i zajmowane stanowiska, rodzaje prowadzonych zajęć albo przyczyn nieprowadzenia zajęć, stażu pracy, wysokości wynagrodzenia, z wyszczególnieniem jego składników, wysokości dodatków, o których mowa w art. 54 ust. 3 i 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=CA743211C77A5FD46D5AED1BFF7E94EA?id=182007]Karty nauczyciela[/link] (art. 3 ust. 4 pkt 1 w zw. z art. 4 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F693FF556FA5BC9E152EDA81F3A42CA3?id=172680]ustawy z 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej[/link]).
Zgodnie zaś z art. 5 ust. 7 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty, organ prowadzący szkołę lub placówkę odpowiada za jej działalność. Do zadań tego organu należy zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkoły lub placówki (art. 5 ust. 7 pkt 3). Na podstawie art. 34a ust. 1 ustawy o systemie oświaty, organ prowadzący szkołę lub placówkę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych, z uwzględnieniem odrębnych przepisów. W powyższym zakresie nadzorowi podlega w szczególności prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem, przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły i placówki (art. 34a ust. 2).
Jednocześnie należy zauważyć, iż [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=91F02D8EF171AC49CA180CF2147E32AC?id=166335]ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych[/link] wprowadziła zasadę, iż do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Administrator danych, czyli podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych (np. szkoła, placówka oświatowa, urząd gminy), ponosi bowiem odpowiedzialność za bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym m.in. za ich udostępnienie osobom nieupoważnionym. Upoważnienia powinno być udzielone nie tylko osobom, które bezpośrednio zatrudnione zostały w celu przetwarzania danych, ale również osobom, które mogą w takim przetwarzaniu uczestniczyć. Należy przy tym podkreślić, iż administrator danych powinien nadać upoważnienie do przetwarzania danych jedynie tym osobom, które w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych mają dostęp do danych osobowych.
