Jeśli po raz pierwszy zabieramy się do raportowania danych pozafinansowych, powinniśmy zacząć od wyboru standardu. Na rynku mamy wiele narzędzi: poczynając od najbardziej popularnego GRI (Global Reporting Initaiv, czyli międzynarodowy standard do raportowania danych pozafinansowych), a kończąc na SIN (Standard Informacji Niefinanowych – polski standard mający pomóc spółkom w raportowaniu). Korzystając ze standardów, będziemy wiedzieć, jakie są kolejne kroki w pracy nad raportem. Użycie standardu pozwala nam także na porównywanie danych w kolejnych latach.

Kolejny krok to wybór osób, które będą pracować nad raportem – tzw. koordynatorów. Będą one odpowiedzialne za zebranie danych z obszarów, w których pracują, i akceptację treści ze swoimi przełożonymi. Bardzo ważne, aby byli to ludzie wierzący w ideę odpowiedzialnego biznesu, ponieważ to właśnie od ich wkładu i zaangażowania zależy sukces projektu. Dlatego jeśli wiemy, że w naszej firmie świadomość kwestii związanych z CSR jest niska, warto pracę z koordynatorami rozpocząć od szkolenia, które pokaże np., że akcje społeczne to tylko mała część tej filozofii prowadzenia biznesu.

Jeśli chcemy, aby nasz raport był czytany i wykorzystywany przez szeroką grupę odbiorców, warto także zaprosić ich do wyrażenia oczekiwań i opinii, zarówno wobec treści materiału, jak i formy. Zaangażowanie interesariuszy zewnętrznych w pracę nad raportem to doskonały moment, aby rozpocząć z nimi regularny dialog – zebrać ich opinie, zapytać, jakie mają wobec nas oczekiwania. Takie spotkania to kopalnia wiedzy i inspiracji dla organizacji. Musimy być przygotowani, że nie wszystkie opinie będą pochlebne. Wszystkie jednak mogą być impulsem do innowacyjnych zmian.

Opinie interesariuszy warto pozyskiwać w różny sposób, np. poprzez ankiety, głosowania, ale także spotkania bezpośrednie.

Kolejny krok to akceptacja przez kadrę zarządzającą struktury raportu oraz najważniejszych tematów jakie będzie poruszał. Zgoda tego gremium legitymizuje naszą dalszą pracę. Pozostaje już tylko zebranie danych, ciekawe ich opisanie i ubranie w czytelną oraz przystępną formę.

Raport to wynik wytężonej i często żmudnej pracy. Dlatego postarajmy się wykorzystać go jak najlepiej, chociażby do diagnozy sytuacji w firmie. Wszystkie opinie, które zbierzemy mogą posłużyć rozwojowi firmy. Potraktujmy ten projekt jak roczny audyt naszych działań i wyciągnijmy z niego wnioski.