W obszarze korespondencji Vario pozwala śledzić jej drogę w firmie oraz wiązać ją z kontrahentem oraz prowadzonymi sprawami. Każda korespondencja – tradycyjna, faks i e-mail – może być automatycznie rejestrowana w dziennikach korespondencji.

System Vario wspiera grupową pracę z dokumentami oraz pozwala tworzyć zadania, które mogą być zadaniami tworzonymi ad hoc oraz elementami projektów. Zadania m.in. mogą być wizualizowane na wykresach Gantta, dzięki czemu użytkownicy wiedzą, jak wygląda ich realizacja w czasie.

Systemy do zarządzania dokumentem pozwalają na lepsze wykorzystanie urządzeń drukujących oraz wielofunkcyjnych. – Obecnie sam zakup nowych urządzeń drukujących to za mało – dodaje Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu Arcus. – Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie dają urządzenia Kyocera, musimy analizować cały proces tworzenia i obiegu dokumentów.

Połączenie możliwości szybkiego i taniego druku oraz skanowania z systemem Vario pozwala na sprawny obieg dokumentów w organizacji. Wybierając nowoczesny system zarządzania dokumentami, należy dostosować go do potrzeb przedsiębiorstwa i wziąć pod uwagę istniejące procedury oraz zapewnić integrację z innymi systemami, np. ERP. Przykładem jest usprawnienie pracy w dziale księgowości. Dobrze skonfigurowany system między innymi informuje o wpłynięciu faktury, automatyzuje proces obiegu, pozwala przypisać koszty do właściwych MPK oraz współpracuje z systemami ERP. Dzięki Vario księgowa ma bieżącą kontrolę nad fakturami od momentu pojawienia się ich w firmie. Powiązanie procesu obiegu faktury z realizowanymi zadaniami lub projektami, ich powiązanie z właściwymi MPK pozwala na bieżąco kontrolować koszty.

System dostępny jest w dwóch wariantach: Vario.ONE przeznaczony dla małych przedsiębiorstw i Vario. BPM – dla dużych firm.