Pierwszy certyfikat systemu zarządzania jakością ISO 9001 przyznano kanadyjskiemu miastu Saint Augustine de Desmonres w 1995 roku. W Polsce pionierem systemu został w 1999 roku Urząd Miasta w Dzierżoniowie. Od tamtego czasu ponad 250 polskich urzędów miast, powiatów i urzędów marszałkowskich poddało się procesowi certyfikacji systemu zarządzania jakością ISO 9001. Dziś dyplomy posiada nie więcej niż 30 z nich. Czy certyfikacja okazała się sprawą tylko mody?
Czytaj także: Zmowa w sprawie certyfikatów ISO
Bezpieczeństwo ważniejsze od jakości
– Boom zainteresowania systemem zarządzania jakością mamy, zarówno w Polsce jak i na świecie, za sobą. Nadal samorządy interesują się tym systemem, ale jest ono stabilne. Wiele jednostek samorządowych nie odnawia certyfikatów, choć utrzymuje normy zgodne z tym systemem. Nie widzi potrzeby ponownej certyfikacji, skoro system działa. Do tej grupy należy też pierwsze miasto z certyfikatem Dzierżoniów – mówi Wojciech Henrykowski, były prezes PCBC S.A., obecnie pełnomocnik ds. systemów w ICR sp. z o.o. I dodaje, że zainteresowanie przenosi się dziś na inne systemy - system zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001 i system zarządzania antykorupcyjnego ISO 37001.
Z kolei zdaniem Adama Banasika z TUV NORD Polska sp. z o.o. spadek zainteresowania zależy od sytuacji finansowej samorządów.
– O wyborze firmy certyfikującej przez jednostkę samorządową decyduje cena. A jak wiemy, niska cena nie idzie w parze z jakością świadczonych usług – uważa A. Banasik.
Wzmożone zainteresowanie poprawą organizacji pracy i lepszymi relacjami z mieszkańcami nastąpiło na przełomie lat 80. i 90. XX wieku. Pęd do wprowadzania innowacyjności oraz ostra konkurencja między firmami a w przypadku urzędów administracji samorządowej konieczność dorównania standardom unijnym wpłynęła na pojawienie się certyfikatów ISO 9001 również w Polsce.
Posiadanie certyfikatu, poświadczającego wdrożenie norm zgodnych z systemem zarządzania jakością 9001, jest dobrowolne. Jednak system nie zawiera gotowego rozwiązania. To samorządowcy muszą go wypracować. Po podjęciu przez kierownictwo urzędu decyzji, czy przystąpić do certyfikacji i odpowiedzi, po co i jakie korzyści mają być osiągnięte, powołuje się pracownika lub zespół do opracowania, wdrożenia i rozwijania systemu zarządzania. Cały proces trwa około roku, po którym można zgłosić się do jednostki certyfikującej, która przeprowadzi audyt. Po jego zakończeniu firma certyfikująca wydaje certyfikat zgodności z normą ISO 9001. Po trzech latach przeprowadzany jest ponowny audyt przedłużający ważność certyfikatów.
Dobre i złe strony certyfikacji
To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów
Dla wielu urzędów samorządowych początki wdrażania systemu bywały trudne, ponieważ pojawiały się bariery, opóźniające proces lub stanowiące dla niego zagrożenie. Mówi o nich (obok) dr Anna Wronka. Ale były też pożyteczne strony przedsięwzięcia. Przede wszystkim zdobywano wiedzę o słabych i mocnych cechach swego urzędu, konieczność zmian w strukturze organizacyjnej. Korzyści ujawniały się najczęściej po 6 miesiącach od uzyskania certyfikatu. Następowała poprawa jakości administrowania usługami publicznymi, dostosowanie do standardów unijnych i stworzenie partnerskich relacji z lokalną społecznością, dla której samorządy przeorganizowały biura obsługi mieszkańców.
Wiele samorządów poczyniło próby wdrożenia systemu bez starań o certyfikat. Co jednak z samorządami, które oparły się idei jakości? Czy obecne wymogi np. RODO, zmuszą je do wdrożenia zintegrowanych już systemów – zarządzania jakością i bezpieczeństwa informacji?
