Protest musi trafić do zamawiającego w terminie

Niestety, jak pokazuje praktyka, spóźnienie jest wciąż jednym z częstszych powodów odrzucania protestów. Termin na ich złożenie jest tzw. terminem zawitym, co oznacza, że nie można go przywrócić. I nie ma tu znaczenia, czy został przekroczony z winy samego przedsiębiorcy, czy też kurier nie dojechał. Jeśli protest nie dotrze na czas, to wykonawca traci możliwość dochodzenia swych racji.

Uwaga! W przeciwieństwie do odwołania, które wystarczy w terminie nadać na poczcie, w przypadku protestu decyduje data jego dotarcia do zamawiającego.

Jeśli więc przedsiębiorca zamierza skorzystać z pośrednictwa poczty czy kuriera, musi wysłać dokument z wyprzedzeniem.

O tym, w jakiej formie można złożyć protest, przesądza zamawiający. To on decyduje, czy obowiązuje jedynie forma pisemna, czy też dopuszcza możliwość stosowania faksu lub e-maila. Ponieważ komunikacja faksowa i e-mailowa jest dużo szybsza, zamawiający coraz częściej pozwalają korzystać ze wszystkich możliwych form kontaktu. Czasem jednak celowo zawężają je tylko do formy pisemnej, licząc, że niektórzy wykonawcy nie zdążą na czas. Wykonawca nie ma wówczas wyjścia – musi zadbać o to, aby pismo z protestem dotarło w terminie do siedziby zamawiającego.

Uwaga! Zamawiający ma prawo ustalić różne formy komunikacji dla różnych czynności. Może więc postanowić, że np. pytania do treści specyfikacji można składać zarówno faksem, jak i za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale już protest można złożyć jedynie na piśmie.

W dobrej sytuacji są przedsiębiorcy posługujący się bezpiecznym podpisem elektronicznym. Oni zawsze mogą przesłać protest e-mailem. Pismo opatrzone takim podpisem musi bowiem być uznawane tak samo jak papierowe. Wynika to z art. 78 § 2 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim „oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”.

Jeśli przedsiębiorca wysyła protest pocztą lub kurierem, to musi on dotrzeć w godzinach pracy urzędu. Potem zwyczajnie nie będzie komu go przyjąć. Co jednak, gdy zamawiający zgodził się na przesyłanie protestu faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej? Zdania na ten temat są podzielone.

Część ekspertów uważa, że faks również powinien dotrzeć przed zakończeniem pracy zamawiającego. Inni są jednak zdania, że transmisja faksowa może się zakończyć przed godziną 24 w dniu, w którym upływa termin. Na takim stanowisku stanął m.in. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 21 października 2005 r. (sygn. V Ca 1768/ 05). Szerzej pisaliśmy o tym w DF z 18 września 2007 r. w artykule Ireny Skubiszak-Kalinowskiej „Do kiedy wykonawca musi przesłać protest”.

Zgodnie z generalną zasadą wykonawca ma siedem dni na wniesienie protestu od dnia, w którym „powzięto lub można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia”. Warto zwrócić uwagę na sformułowanie: „można było powziąć”. Oznacza ono bowiem, że przedsiębiorca nie musi rzeczywiście dowiedzieć się o decyzji (lub braku decyzji) stanowiącej podstawę do wniesienia protestu.

Firma złożyła ofertę w przetargu. Zamawiający uznał jednak za najkorzystniejszą ofertę konkurencji, mimo że zawierała ona błędy, które powinny ją zdyskwalifikować. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty została przesłana faksem w środę. Sekretarka jednak przekazała faks osobie odpowiedzialnej za start w tym przetargu w czwartek. Nie ma znaczenia, że dopiero wówczas wykonawca dowiedział się o podstawie do wniesienia protestu. Termin należy liczyć od środy, gdyż wówczas mógł powziąć o tym wiadomość.

Od ogólnej zasady, zgodnie z którą obowiązuje termin siedmiodniowy, istnieją wyjątki (patrz tabela). Warto zwłaszcza pamiętać, że w innych trybach niż przetarg nieograniczony protest przeciwko postanowieniom specyfikacji istotnych warunków zamówienia musi zostać wniesiony nie później niż trzy lub sześć dni (w zależności od wartości zamówienia) przed upływem terminu składania ofert.