Gdyby rozliczenie wyników inwentaryzacji miało polegać na wprowadzeniu do ksiąg różnic ustalonych podczas spisu, to faktycznie praca miałaby się ku końcowi. Ale przeprowadzenie inwentaryzacji nie jest celem samym w sobie. Chodzi przecież o ustalenie rzeczywistego stanu majątku firmy.
Dlatego zanim niedobory i nadwyżki zostaną ujęte w księgach rachunkowych trzeba sprawdzić, czy różnice inwentaryzacyjne faktycznie mają taki charakter. A to wymaga zbadania i wyjaśnienia przyczyn powstania rozbieżności między stanem ustalonym podczas spisu a danymi wynikającymi z ewidencji. Takie czynności pozwalają zidentyfikować różnice pozorne.
Nie są one ani nadwyżkami, ani niedoborami. To nieprawidłowości, które mogą oznaczać, że wystąpił np. błąd arytmetyczny. Różnice pozorne mogą także wynikać z podwójnego zaksięgowania dowodu potwierdzającego tę samą operację. Zdublowanie w spisie tych samych składników majątku albo wcześniejsze wydanie ich bez potwierdzającego tę operację dokumentu także spowoduje powstanie tylko różnic pozornych, a nie rzeczywistych braków bądź nadwyżek.
Różnice inwentaryzacyjne nie dotyczą tylko firmowych zapasów. Mogą się także ujawnić w obrębie środków trwałych i również wymagają wyjaśnienia, aby wyeliminować różnice pozorne. Z czego mogą wynikać różnice pozorne w tej grupie składników majątku? Jako niedobór może zostać wykazany środek trwały, który w rzeczywistości został oddany do naprawy bądź wypożyczony. Z kolei jako nadwyżka może zostać wykazany sprzęt, który jest częścią składową zestawu figurującego w ewidencji jako jedna pozycja. Więcej informacji na ten temat w artykule "Trzeba wyjaśnić przyczyny różnic ujawnionych w rocznej inwentaryzacji".
Zapraszam do lektury dzisiejszego wydania „Eksperta Księgowego".