Centrale telefoniczne niedługo odejdą do lamusa

Do kontaktu między firmą a jej klientami i dostawcami służy dziś wiele kanałów komunikacji. Wysyłamy e-maile, rozmawiamy przez telefon, prowadzimy też rozmowy wideo. Poza tym mamy do dyspozycji komunikatory, czaty, serwisy społecznościowe, wideokonferencje zastępujące nierzadko służbowe wyjazdy. Gdy korzystamy ze wszystkich tych kanałów, może powstać chaos komunikacyjny. Poza tym może dojść do sytuacji, że firma będzie płacić kilku dostawcom za usługi teleinformatyczne.

Żeby tego uniknąć, warto korzystać z jednego, zunifikowanego rozwiązania. Nie tylko jest to wygodne, ale też daje spore oszczędności. Nic dziwnego, że użytkowników unified communications (UC) stale przybywa. Według szacunków analityków obecnie na świecie jest ich 7,8 mln. Do  2015 r. liczba ta ma wzrosnąć do 49,5 mln. Od kilku lat także w Polsce rośnie ilość wdrożeń zunifikowanej komunikacji, co roku o 20 proc.

Wiele funkcji, ?niższe koszty

Wcześniej rozwiązania takie były dostępne tylko dla dużych przedsiębiorstw. Teraz dzięki usługom w chmurze, opłacanym w formie miesięcznego abonamentu, może sobie na nie pozwolić praktycznie każda firma.

Małe i średnie przedsiębiorstwa najczęściej używają telefonów komórkowych i darmowych kont e-mail. Trochę większe firmy dokładają do tego telefonię internetową, wykorzystując na przykład Skype'a oraz obecność na forach społecznościowych. W mniejszych podmiotach wszystkie te kanały komunikacji rzadko są zintegrowane. A można to zrobić właśnie za pomocą unified communications.

Najłatwiej w chmurze

Rozwiązania tego typu pozwalają odbierać rozmowę telefoniczną na komputerze lub pocztę e-mail przez telefon komórkowy. Istotną częścią technologii unified communications jest również tzw. presence, czyli monitorowanie obecności innych użytkowników systemu w czasie rzeczywistym. Jak podkreślają przedstawiciele firm korzystających z UC, bogactwo funkcji i niższe koszty to podstawowe zalety tej technologii.

– W perspektywie kilku najbliższych lat możemy być świadkami końca ery tradycyjnych narzędzi komunikacji, takich jak centrale telefoniczne. Dla rozwoju UC w polskim sektorze MŚP kluczowe będzie najbliższe sześć lat –  mówi Michał Misiak, dyrektor IT Focus Telecom Polska.

Wdrożenie rozwiązania informatycznego w firmie zawsze się wiąże z kosztami. Aby je zminimalizować (nie wszystkich stać na większe inwestycje), warto sięgnąć po zunifikowaną komunikację z chmury (cloud computing). Współczesne usługi UC w modelu cloud computing funkcjonują pod różnymi nazwami, np.: CaaS (Communications as a Service) czy UCaaS (Unified Communications as a Service). Płaci się za nie miesięczne rachunki. Wykupienie takiej usługi komunikacyjnej daje do niej szybki dostęp. Nie trzeba wydawać pieniędzy na wdrożenie systemu UC. Brak istotnej ingerencji w sieć wewnętrzną wyklucza dłuższe przestoje, co z kolei pozytywnie wpływa na wydajność pracy. Niepotrzebne staje się również inwestowanie w drogi sprzęt.

Wyspecjalizowani usługodawcy udostępniają różne abonamenty. Starają się dostosować ofertę do konkretnego odbiorcy. Można więc dobrać zakres usług do wymagań firmy i jej możliwości finansowych.

Chmura jest też świetnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw o zmiennych potrzebach komunikacyjnych. Większość przedsiębiorstw nie jest w stanie  przewidzieć warunków, w jakich będą funkcjonować za dwa–trzy lata. Dlatego wolą kupować rozwiązania nieco na wyrost. aby zapewnić sobie ciągłość działania. Niestety, w ten sposób podnoszą koszty. Korzystając z chmury, można bez problemu i bez dużych wydatków przestawić się na bardziej rozbudowane usługi.

Unified communications w chmurze będzie coraz łatwiej dostępne. Jak przewiduje Andrzej Zdrojek, dyrektor działu wsparcia sprzedaży w Unify, kolejne generacje systemów będą wykorzystywać WebRCT. Dzięki temu sama przeglądarka internetowa będzie mogła być wykorzystywana do komunikacji głosowej i wideo. Użytkownik nie będzie musiał instalować dodatkowego oprogramowania (typu plugin czy softphone). Możliwe się stanie bardzo elastyczne mieszanie kanałów komunikacyjnych w tym samym interfejsie użytkownika w pojedynczym oknie.

Kto spróbował, ?widzi korzyści

Jak zbadała agencja Forreter, średnie firmy, które zainstalowały już rozwiązania zunifikowanej komunikacji, wyraźnie odczuwają korzyści. Do najważniejszych zaliczają: szybsze podejmowanie decyzji (81 proc. wskazań), lepsze relacje biznesowe z partnerami i dostawcami (80 proc.), poprawę obsługi klienta (79 proc.), lepsze wykorzystanie sieci społecznościowych (72 proc.).

Odpowiednio skonfigurowany system UC pozwala również obniżyć koszty eksploatacyjne. Telefonia VoIP może być używana do połączeń wewnętrznych, zewnętrznych, międzynarodowych, komórkowych. W zależności od oferty danego operatora oszczędności mogą sięgać kilkudziesięciu procent rocznie. Niższe wydatki będą także efektem korzystania z wideokonferencji (zamiast drogich i często nieefektywnych podróży służbowych).

Opinia  dla „Rz"

Piotr Mechliński | dyrektor rozwoju biznesu, T-Systems Polska

Przy budowie środowiska teleinformatycznego najrozsądniejsze jest skorzystanie z chmury. Pozwala ona na ograniczenie barier wejścia (ze względu na minimalne inwestycje początkowe), zachowanie racjonalnego poziomu kosztów stałych, a jednocześnie przeniesienie odpowiedzialności za działalność systemów na dostawcę usługi. Warto pamiętać, że korzystanie z rozwiązań unified communications w modelu cloud umożliwia ograniczenie kosztów telefonicznych połączeń międzystrefowych, a także optymalizację bieżących kosztów IT. Gdy jeden dostawca odpowiada za integrację i utrzymanie komunikacji, za pocztę elektroniczną i środowisko IT, można z nim wynegocjować korzystniejsze stawki. Jednocześnie dzięki temu, że kontaktujemy się tylko z jednym partnerem biznesowym, zarządzanie IT jest sprawniejsze.

Michał Misiak | dyrektor IT, Focus Telecom Polska

Wiele przedsiębiorstw z sektora MŚP rozwija się dynamicznie, dlatego już na starcie niezbędne jest szersze  spojrzenie. Jeśli teraz zatrudniamy sześć osób, które korzystają z tradycyjnej centrali telefonicznej, ale w planach mamy dwukrotny wzrost zatrudnienia, to postawmy na platformę komunikacyjną UC. Dzięki temu nie będziemy musieli zawracać sobie głowy kwestią uruchamiania kolejnych stanowisk, opłatami za połączenia czy sprzęt. Koszty związane z wdrożeniem platformy UC nie są wysokie, a oszczędności jest wiele. Mam na myśli  m.in. darmową integrację z istniejącymi systemami, brak opłat za licencję i dodatkowe funkcjonalności; wszystkie aktualizacje platformy klient otrzymuje za darmo. Za wsparcie techniczne i administrowanie platformą UC w całości odpowiada dostawca rozwiązania. Nie ma więc konieczności zatrudniania dodatkowej osoby do jej obsługi.