Przetwarzanie wizerunku podopiecznych w działalności fundacji

Przejrzysta komunikacja z osobą wyrażającą zgodę pozwoli jej na podjęcie przemyślanej decyzji. Klauzula zgody i związany z nią obowiązek informacyjny powinny kompleksowo określać sposób wykorzystania wizerunku danej osoby fizycznej. Musi ona otrzymać m.in. informacje o sposobie wykorzystania jej wizerunku, miejscach jego publikacji, czasie przetwarzania. Dobrą praktyką może być również przedstawienie projektu materiałów, w których znajdą się jej dane osobowe. Takie działania powinny ograniczyć przypadki wycofania wyrażonej zgody już w trakcie przetwarzania wizerunku przez fundację.

Wycofanie zgody powinno się wiązać z zaprzestaniem dalszego przetwarzania wizerunku, w tym publikacji, np. poprzez usunięcie zdjęć z mediów społecznościowych czy strony fundacji. Jeżeli materiały są wykorzystywane w formie papierowej, fundacja nie powinna ich dalej rozpowszechniać.

W przypadku wycofania zgody w trakcie przetwarzania wizerunku należy pamiętać, iż nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego już dokonano przed jej wycofaniem. Nie wpływa ono zatem na ocenę legalności operacji przetwarzania wykonywanych do momentu cofnięcia zgody.

Odrębną kwestią jest natomiast zabezpieczenie interesów fundacji, jeżeli poniosła lub poniesie koszty związane z przygotowaniem materiałów z wykorzystaniem wizerunku w razie wycofania zgody. W tym kontekście trzeba raz jeszcze podkreślić, że zainteresowana osoba nie może ponosić negatywnych konsekwencji wycofania swojej zgody.

Katarzyna Klimczak jest radcą prawnym w Kancelarii Wierzbowski Eversheds Sutherland, a Zuzanna Morawka-Zakroczymska prawnikiem w tej kancelarii

Teksty do cyklu przygotowywane są we współpracy z Centrum Pro Bono