Zwinność w cyfrowych czasach

Materiał powstał we współpracy z Microsoft

Największa polska instytucja finansowa dosłownie w ciągu dwóch miesięcy zmieniła model podstawowych mechanizmów w organizacji i wprowadziła na ogromną skalę m.in. pracę zdalną i komunikację na odległość. W banku zainstalowano Microsoft Teams na ponad 10 tys. komputerów oraz 3 tys. telefonów. Otwarcie na tak kompleksowe rozwiązania czy usługi chmurowe w znaczący sposób wpływa na budowę istotnych przewag konkurencyjnych PKO Banku Polskiego.

Z badania Instytutu Humanites i GfK realizowanego w lutym 2021 r. wynika, że 78 proc. ankietowanych organizacji jest w trakcie cyfrowej transformacji. Co istotne, w tym 36 proc. jest na zaawansowanym etapie transformacji i są to przede wszystkim spółki Skarbu Państwa i firmy powyżej 250 pracowników.

Od kilku lat PKO Bank Polski skutecznie realizuje strategię opartą na cyfryzacji. Buduje przewagi konkurencyjne oparte na systematycznie rozbudowywanym potencjale technologicznym, który wykracza poza tradycyjny obszar finansów. Zainicjował także powstanie spółki Operator Chmury Krajowej (OChK), którą obecnie rozwija wspólnie z udziałowcem – Polskim Funduszem Rozwoju.

– Z perspektywy PKO Banku Polskiego tym, co umożliwiło nam szybkie dostosowanie się do nowych realiów, była cyfrowa transformacja, którą prowadzimy od wielu lat – dodaje Adam Marciniak. – Dzięki konsekwentnej pracy nad rozwojem technologicznym i wdrażaniu różnych rozwiązań cyfrowych na początku roku byliśmy gotowi na zmiany, jakie wymusiła na nas pandemia. Pomogła nam m.in. możliwość skorzystania z rozwiązań Chmury Krajowej, która we współpracy z Microsoftem i wieloma innymi partnerami technologicznymi dostarcza polskim firmom rozwiązania szczególnie pomocne przy wdrożeniach realizowanych pod presją czasu. W banku pomogły nam one m.in. w szybkim wdrożeniu narzędzia Microsoft Teams służącego organizacji zdalnych spotkań, z którego dziś może korzystać ponad 11 tys. naszych pracowników.

Efektywność w trybie zdalnym

Wybuch pandemii zdecydowanie przyspieszył wprowadzanie zmian związanych z cyfryzacją firm. W bardzo krótkim czasie (dwa, trzy tygodnie) konieczna była pełna reorganizacja sposobu pracy, obiegu dokumentów, dostosowania procedur do nowej rzeczywistości. Pracodawcy, widząc, iż praca zdalna nie przekłada się negatywnie na efektywność, a jednocześnie jest preferowaną metodą pracy dla części pracowników, często zakładają dopuszczenie możliwości utrzymania hybrydowego modelu pracy dla pracowników biurowych/back office. Z badania Humanites wynika również, że cztery piąte analizowanych firm obecnie prowadzi pracę zdalną, a po wygaśnięciu pandemii ponad połowa planuje utrzymać taką możliwość.

Celem projektu wdrożenia Microsoft Teams w PKO BP było wsparcie procesów biznesowych oraz udostępnienie pracownikom bezpiecznego i intuicyjnego narzędzia do efektywnej pracy w trybie zdalnym. Narzędzia umożliwiającego prowadzenie rozmów audio, wideo i czatów, zespołową pracę na dzielonych plikach, zakładanie i zarządzanie zespołami zarówno z wykorzystaniem komputerów, jak i telefonów komórkowych. Kluczowe było również sprawne przeprowadzenie całego procesu w krótkim czasie. Bank rozpoczął już prace nad udostępnieniem Microsoft Teams pracownikom w oddziałach, a w najbliższym czasie zamierza przystąpić do wdrożenia usługi Teams poszerzonej o Microsoft Office 365.

– Z szacunków firmy analitycznej Forrester Consulting wynika, że korzystanie z Microsoft Teams w organizacji wpływa na efektywność komunikacji jej pracowników, realne oszczędności i skrócenie czasu podejmowania decyzji biznesowych o 17,7 proc. – mówi Paweł Jakubik, członek zarządu Microsoftu w Polsce. – Dostępność technologii, zmiany regulacyjne, cyfrowa kultura pracy oraz kompetencje pracowników sprawiają, że chmura staje się jednym z istotnych elementów budowania przewagi konkurencyjnej w sektorze bankowym.

Zgodność z przepisami sektora bankowego

W projekt kompleksowego wdrożenia Microsoft Teams w banku były zaangażowane zespoły PKO Banku Polskiego, OChK, Microsoftu i Accenture, którego eksperci przeszkolili zespół wewnętrznych trenerów banku oraz przeprowadzili warsztaty dla kilkuset pracowników. To pozwoliło na szybkie i efektywne dzielenie się wiedzą na temat rozwiązania. Podczas wdrożenia zostało spełnionych 57 wymagań standardu Polish Cloud. Inteligentne rozwiązania do zapewniania zgodności i zarządzania ryzykiem w ramach platformy Microsoft 365 ułatwiają ocenę czynników ryzyka w zakresie zgodności, zarządzanie danymi poufnymi i ich ochronę oraz spełnianie wymogów prawnych, w tym przypadku wytycznych Komisji Nadzoru Finansowego. Dodatkowo prowadzona inwestycja Microsoftu w centra danych w Polsce pomoże spółkom z sektorów regulowanych korzystać z potencjału, który przynosi chmura obliczeniowa, przy zachowaniu lokalnej rezydencji danych.

– W instytucjach finansowych z pozoru proste projekty wymagają szerszego spojrzenia, biorąc pod uwagę m.in. kwestie związane z regulacjami i bezpieczeństwem. Doświadczony i silny partner jest gwarancją sukcesu tego typu przedsięwzięć. Zespół Accenture był odpowiedzialny za przeprowadzenie procesu w obszarach infrastruktury, bezpieczeństwa, a także wyjątkowo istotnego w bankowości obszaru „compliance". Wspieraliśmy bank w zapewnieniu zgodności z regulacjami KNF oraz wymaganiami standardu Polish Cloud, dotyczącymi przetwarzania przez podmioty nadzorowane informacji w chmurze obliczeniowej. Wdrożenie zostało przeprowadzone przy zachowaniu restrykcyjnej polityki bezpieczeństwa banku – mówi Karol Mazurek, dyrektor zarządzający Accenture.

Długoterminowo projekt zapewni możliwość elastycznej pracy w rozproszonych zespołach, bezpieczną współpracę z partnerami zewnętrznymi, a także skalowalność i bezpieczeństwo. Ponadto ułatwi wdrażanie do pracy nowych osób, a także zautomatyzuje procesy biznesowe.