Jeszcze kilka lat temu organizator kameralnej konferencji, warsztatu czy spotkania biznesowego miał do wyboru przede wszystkim hotel lub centrum konferencyjne. Dziś coraz częściej alternatywą są coworkingi.
Gotowe przestrzenie, mobilne wyposażenie, mniej formalna atmosfera oraz dostęp do infrastruktury całego obiektu pozwalają operatorom flex konkurować o wydarzenia, które nie wymagają noclegów ani rozbudowanego zaplecza hotelowego.
– Coworki czy biura flex nie tyle atakują hotele frontalnie, ile wchodzą w segment małych wydarzeń zupełnie inną drogą – mówi Jakub Bawoł, Associate Director, Flex Solutions w Colliers.
Co sprzedaje hotel, a co coworking?
Różnica zaczyna się już na poziomie modelu biznesowego. W hotelach konferencje są często elementem większej oferty obejmującej noclegi i gastronomię. W coworkingach podstawowym produktem pozostaje przestrzeń biurowa, a wydarzenia stanowią dodatkowe źródło przychodów.
– W hotelu sala konferencyjna jest często produktem wabikiem: usługą, która ma otworzyć sprzedaż tego, co dla obiektu najważniejsze, czyli noclegów i gastronomii. W przestrzeniach typu flex kolejność jest odwrotna: rdzeniem jest biuro, a przestrzeń eventowa to sprzedaż dodatkowa do klienta, którego operator już ma – wyjaśnia Jakub Bawoł. Ta różnica może mieć coraz większe znaczenie. Operatorzy coworkingów zaczynają bowiem traktować wydarzenia jako samodzielny segment działalności.
– Działalność eventowa może w najbliższych latach stać się dla coworkingów drugim filarem biznesu – przekonuje Michał Kwinta, dyrektor generalny Mindspace w Polsce i ds. globalnych projektów strategicznych. Mindspace rozwija ten model od kilku lat. Pilotaż przeprowadzono w Warszawie, a następnie rozwiązanie wdrożono w innych lokalizacjach sieci. W większości z nich działają dziś dedykowani event managerowie.
W co celują coworkingi?
Na bezpośrednie starcie z hotelami coworkingi mają jednak ograniczone pole. Największy potencjał widzą w wydarzeniach jednodniowych, bez noclegu, dla małych i średnich grup.
– Realna konkurencja dotyczy wydarzeń jednodniowych do 100–150 osób, bez noclegu. Tam flexy wygrywają elastycznością i lokalizacją, a hotele zachowują przewagę wszędzie tam, gdzie liczy się nocleg i pełna obsługa MICE – wskazuje Jakub Bawoł.
W warszawskiej lokalizacji Mindspace w Hali Koszyki pojedyncza sala może pomieścić około 50–70 osób, natomiast połączenie kilku przestrzeni pozwala zwiększyć liczbę uczestników do ponad 100. Podobny limit obowiązuje w Brain Embassy, gdzie największe wydarzenia mogą gromadzić około 150 osób. Operator obserwuje jednak rosnące zainteresowanie przestrzeniami eventowymi.
– Wraz ze wzrostem popytu skraca się również czas dostępności przestrzeni. Popularne terminy trzeba rezerwować z coraz większym wyprzedzeniem – mówi Monika Kaczmarczyk, dyrektorka zarządzająca Brain Embassy.
Odejść od hotelowego standardu
Za rosnącym zainteresowaniem coworkingami stoi nie tylko cena czy lokalizacja. Organizatorzy coraz częściej poszukują przestrzeni, która sama w sobie stanie się elementem wydarzenia.
– Firmy organizujące wydarzenia, ale też agencje eventowe wciąż szukają nowego doświadczenia dla swoich użytkowników – wyjaśnia Marta Moksa, dyrektor zarządzająca O4, największego w Trójmieście coworkingu i operatora biur flex. Jej zdaniem rynek stopniowo odchodzi od powtarzalnego modelu konferencji w hotelowej sali. W O4 odbywają się nie tylko spotkania biznesowe, ale także koncerty, spektakle i inne wydarzenia.
– Idziemy w kierunku mieszania się tych światów, trochę dlatego, żeby osiągnąć efekt zaskoczenia u uczestników wydarzeń – tłumaczy Moksa.
Dla operatorów coworkingów jest to szansa na wykorzystanie przestrzeni w sposób, który trudno odtworzyć w standardowej sali konferencyjnej.
Przewaga, której nie ma hotel
Coworkingi mają jeszcze jeden zasób: własną społeczność. Dla organizatora oznacza to dostęp do potencjalnych uczestników wydarzeń. – Coworki mają ogromną przewagę nad hotelami, ponieważ mamy stałych, lojalnych klientów i są to bazy kilkuset czy kilku tysięcy osób – mówi Marta Moksa. Operator może więc zaoferować nie tylko miejsce, lecz także wsparcie w dotarciu do odbiorców wydarzenia. To szczególnie istotne w przypadku eventów społecznościowych, networkingowych czy branżowych. Społeczność ma również znaczenie z punktu widzenia samego operatora. Organizacja wydarzenia specjalnego może być pierwszym kontaktem z firmą, która później stanie się najemcą powierzchni biurowej.
Mindspace ma przykład klienta, który najpierw zorganizował wydarzenie w Hali Koszyki, a następnie wynajął tam biuro.
– To klient, który przyszedł do nas po tym, jak wziął udział w jednym z eventów – mówi Michał Kwinta.
W ten sposób działalność eventowa staje się nie tylko źródłem przychodów, ale również kanałem sprzedaży podstawowego produktu coworkingu.
Więcej niż sala
Operatorzy rozwijają więc ofertę znacznie szerzej niż sam wynajem przestrzeni. Brain Embassy rozpoczęło właśnie kampanię „Przestrzeń to dopiero początek”, która ma umożliwić klientom wybór miejsca i dodatkowych usług w jednym procesie.
– W ofercie znajdują się m.in. catering, gry integracyjne i networkingowe, dodatkowe wyposażenie oraz obsługa. Przestrzenie coworkingowe są również wykorzystywane przy produkcjach telewizyjnych i filmowych – wylicza Monika Kaczmarczyk. – Oferta ta pozwoli w szybki i prosty sposób zaplanować i wycenić wydarzenie w jednym miejscu.
Istotnym elementem są również dobre relacje z agencjami eventowymi.
– To kluczowy kanał sprzedaży dla coworkingów, przede wszystkim dlatego, że agencje mają już gotową bazę klientów – podkreśla Michał Kwinta.
W przypadku dużych firm i korporacji rola pośredników jest szczególnie istotna. Jednocześnie operatorzy chcą budować bezpośrednie relacje z klientami, którzy trafiają do nich za pośrednictwem wydarzeń.
Elastyczność zwiększa koszty
Rosnąca profesjonalizacja nie oznacza, że coworkingi rezygnują z największego wyróżnika swojej oferty, czyli elastyczności.
– Jeśli chodzi o poziom obsługi, doszliśmy do takiego samego miejsca jak hotele – ocenia Marta Moksa, dyrektor zarządzająca O4 Coworking.
Jednocześnie dostosowywanie przestrzeni do niestandardowych oczekiwań wymaga większego zaangażowania zespołu i dodatkowych nakładów.
– Dopasowujemy się do bardzo wielu różnych rozwiązań, co jest czasochłonne i kosztochłonne. Nasze marże są prawdopodobnie niższe niż w hotelach, ponieważ często musimy realizować rozwiązania niestandardowe – przyznaje Marta Moksa.
To cena za możliwość zaoferowania klientowi wydarzenia skrojonego pod konkretny cel, ale i przewaga konkurencyjna.
Liczy się doświadczenie
Przewagą coworkingów jest również sama przestrzeń. Dostęp do światła dziennego, tarasy, kuchnie, mobilne meble czy możliwość organizacji nietypowych aktywności pozwalają tworzyć wydarzenia wykraczające poza tradycyjny format konferencji.
– Nie jest to tylko przestrzeń przygotowana pod konferencję, ale faktycznie jesteśmy w stanie zrobić znacznie więcej, jeśli chodzi o aranżację miejsca, komfort uczestników i efektywność wydarzenia – mówi Monika Kaczmarczyk.
Mindspace wykorzystuje z kolei lokalizację w Hali Koszyki i współpracę z działającymi tam restauracjami. O4 korzysta z niemal całej infrastruktury kompleksu Olivia.
Zdaniem Marty Moksy najważniejsza zmiana dotyczy jednak roli operatora.
– Jesteśmy swego rodzaju współtwórcą doświadczenia uczestnika konferencji, a nie tylko dostawcą przestrzeni – podkreśla. Dla uczestnika znaczenie ma bowiem nie tylko wyposażenie techniczne, lecz także cały przebieg wydarzenia: od wejścia do obiektu po możliwość nawiązania kontaktów i skorzystania z dodatkowych aktywności.
O4 Coworking w Gdańsku
Hotel nadal ma przewagę
Michał Kwinta uważa, że coworkingi powinny czerpać z doświadczeń hotelarstwa.
– Żadnej z lokalizacji Mindspace nie traktuję jako przestrzeni biurowej. W mojej opinii coworkingi powinny działać jak pięciogwiazdkowe hotele – mówi.
Nie oznacza to jednak, że coworkingi zastąpią hotele na rynku MICE.
– Na pewno nie wyprzemy hoteli, bo to one są pionierami w tym obszarze, a my dopiero układamy się w tej strukturze – zaznacza Kwinta.
Granica między obiema ofertami może się jednak przesuwać. Przykładem jest Mindspace Beyond w Izraelu. W obiekcie o powierzchni 10 tys. m² połowa przestrzeni ma zostać przeznaczona wyłącznie na eventy, a obiekt będzie mógł obsługiwać konferencje dla nawet tysiąca osób.
– Będzie to typowe centrum konferencyjne, porównywalne ze skalą wydarzeń organizowanych w dużych hotelach kurortowych – mówi.
Podobny model może w przyszłości pojawić się w Polsce, choć jego rozwój będzie zależał zarówno od popytu, jak i dostępności nowoczesnych powierzchni.
Konkurencja, która poszerza rynek
Coworkingi i hotele pozostaną więc konkurentami, ale niekoniecznie będą walczyć o dokładnie tych samych klientów.
– Myślę, że będziemy działać równolegle, natomiast jest to korzystne przede wszystkim dla finalnego odbiorcy, ponieważ będzie miał większy wybór – uważa Michał Kwinta.
Większość operatorów coworkingów wskazuje na uzupełniający charakter obu modeli. Ich przestrzenie mogą przejmować część mniejszych wydarzeń, szczególnie tych, w których kluczowe znaczenie mają elastyczność, lokalizacja i niestandardowa forma. O wyborze miejsca coraz częściej decyduje bowiem nie sama liczba miejsc czy wyposażenie techniczne, lecz doświadczenie, jakie organizator chce zaoferować uczestnikom.
Dla hoteli oznacza to konieczność konkurowania nie tylko skalą i zapleczem, ale również pomysłem na wydarzenie. Dla coworkingów – szansę na wejście do segmentu MICE bez konieczności konkurowania z hotelami na ich najmocniejszym polu.