Polskie firmy odchodzą od papieru, przynajmniej w sferze deklaracji. Jeszcze w zeszłym roku 51 proc. rodzimych przedsiębiorstw nie interesowało wdrażanie rozwiązań tzw. paperless, ale – m.in. dzięki pandemii – procesy digitalizacji ruszyły z kopyta. Jak wynika z najnowszych badań firmy Canon, które „Rzeczpospolita” publikuje jako pierwsza, dziś na zastępowanie tradycyjnego obiegu dokumentów cyfrowymi usługami postawić zamierza niemal 2/3 podmiotów w naszym kraju.

Raport wskazuje, iż najwięcej firm wprowadzić zamierza e-formularze w miejsce papierowych dokumentów, a także systemy digitalizacji archiwów oraz automatyzacji rejestracji faktur. Na razie ta rewolucja na podatny grunt trafiła w największych firmach. Badania pokazują, że im większy podmiot, tym mniej ważnych dokumentów przedsiębiorstwa ma postać papierową.

Cyfrowa rewolucja

W grupie firm zatrudniających powyżej 250 osób za niezwykle istotne, by biznes funkcjonował całkowicie bez papieru, uznaje 40 proc. próby, przy czym tylko 13 proc. podmiotów uważa to zagadnienie za kompletnie nieważne. Dla porównania w grupie firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników ów odsetek jest większy – sięga odpowiednio 31 i 18 proc.

– Coraz więcej przedsiębiorców dostrzega, że bez cyfrowych rozwiązań trudno będzie im zdobywać nowe rynki czy być konkurencyjnym. Polskie firmy zrobiły duży postęp w tym zakresie, jednak jest jeszcze trochę do zrobienia, np. w kwestii wdrażania w biznesie chmurowych systemów zarządzania dokumentami. Tu niezbędne jest dotarcie do tych przedsiębiorców, którzy do dziś wolą przechowywać dokumenty w segregatorach na półce – mówi Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska.

Jak wyjaśnia, ważna jest kwestia edukacji i informowania o korzyściach, jakie niesie transformacja cyfrowa.

Czytaj więcej

Wymagania wobec firm będą coraz większe

Cyfrową rewolucję przechodzi coraz więcej firm. Niedawno zdecydował się na nią Tauron, który – jako pierwsza firma energetyczna w naszym kraju – postawił na blockchain. Wdrożenie tej technologii pozwoli docelowo na wyeliminowanie konieczności przesyłania umów w formie papierowej (umożliwi zapisywanie i przechowywanie kompletnych dokumentów w sieci, wraz z możliwością zdalnego podpisu oraz potwierdzenia doręczenia). W stronę „paperless” zmierza też CCC. Firma wdrożyła projekt nakierowany na ograniczanie zużycia papieru w obsłudze zwrotów, a także zmniejszanie zużycia kartonów i opakowań w logistyce. Dokładnie rok temu udało się jej już całkowicie wyeliminować wykorzystanie papieru w realizacji zamówień e-commerce. W spółce szacują, iż nowoczesny formularz zwrotu online pozwoli zaoszczędzić w ciągu roku ponad 7 mln wydruków.

A jeszcze w ub.r. ponad połowa przedsiębiorstw w naszym kraju nie była zainteresowana wdrożeniami rozwiązań „paperless”. Obecnie niezainteresowanie wykazuje już 38 proc. ankietowanych – wynika z badań. Formularze elektroniczne w miejsce papierowych dokumentów wdrożyć chce 34 proc. firm, co czwarta planuje automatyzację procesu odczytania i rejestracji faktur, a blisko co trzecia myśli o digitalizacji swojego archiwum. 28 proc. badanych deklaruje, iż od dłuższego czasu korzysta już z cyfrowego przepływu dokumentów, a kolejne 16 proc. podkreśla, iż sięgnęła po takie usługi podczas pandemii. Raport wskazuje jednak, iż wciąż blisko połowa respondentów jest nieufna wobec korzystania z usług w chmurze do przepływu biznesowych dokumentów. W przypadku administracji publicznej i spraw urzędowych owo nastawienie wyraźnie się jednak zmienia. Dane fundacji DigitalPoland pokazują, że 65 proc. Polaków popiera całkowitą rezygnację z papierowej formy komunikacji z takimi instytucjami.

Czytaj więcej

Śmieci lądują w piecu zamiast na wysypisku?

Duże oszczędności

Elektroniczne dokumenty, w tym przede wszystkim faktury, to rewolucyjna zmiana, od której nie ma odwrotu. Polski system fakturowania znajduje się w momencie przejściowym. Od początku br. działa Krajowy System e-Faktur (KSeF), z którego korzystanie jest obecnie dobrowolne. Docelowo system ma być jednak narzędziem obligatoryjnym, z którego będzie korzystać każdy polski przedsiębiorca wystawiający faktury. Zgodnie z aktualnymi planami rządu taka zmiana prawna ma obowiązywać od stycznia 2024 r. Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych w Symfonii, zwraca uwagę, że KSeF przyniesie dwie zmiany o strategicznym znaczeniu dla firm. Pierwszą z nich jest standard faktury – w myśl nowych przepisów przyjmie on formę faktury elektronicznej, zapisywanej w formacie xml i utworzonej według ściśle określonego schematu. Druga zmiana polega na tym, że każda faktura będzie musiała zostać wygenerowana przy użyciu KSeF, po przygotowaniu jej treści w oprogramowaniu przedsiębiorcy. KSeF stanie się więc centralnym repozytorium wszystkich faktur wystawianych w Polsce.

Znaczącą rolę w porzucaniu papieru w biznesie i administracji odegra też podpis elektroniczny. Zainteresowanie takim rozwiązaniem szybko rośnie. Spółka Certum (z grupy Asseco) w ciągu ostatnich pięciu lat odnotowała ponad 500-proc. wzrost liczby e-podpisów. – To przydatne narzędzie do obsługi wszelkiej dokumentacji w formie cyfrowej, w tym sprawozdań finansowych, dokumentów przetargowych czy umów. Ułatwia komunikację z administracją publiczną i kontrahentami – wylicza Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu w Asseco.

Niektóre firmy korzystają niemal wyłącznie z dokumentów cyfrowych. Przykładem jest BNP Paribas Leasing Solutions, gdzie całość dokumentacji posprzedażowej powstaje tylko w formie elektronicznej. Eksperci z EuroCert szacują, że średniej wielkości firma – po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów i kwalifikowanego e-podpisu – może rocznie zaoszczędzić na kosztach biurowych nawet do 23 tys. zł.

Michał Kanownik, prezes Cyfrowej Polski (Związek Importerów i Producentów Sprzętu Elektrycznego i Elektronicznego)

Od wielu już lat powtarzamy, że w zakresie cyfrowej transformacji biznesu kluczowa jest edukacja. Przedsiębiorcy muszą wiedzieć, jakie korzyści mogą uzyskać dzięki wdrożeniu w firmie nowoczesnych technologii. Różne poziomy świadomości doskonale widać w badaniach przeprowadzonych właśnie przez firmę Canon – te podmioty, które wiedzą, z czym wiąże się implementacja szeroko zakrojonych systemów zarządzania dokumentami, nie boją się mieć wobec nich konkretnych oczekiwań. Bardziej ufnie podchodzą one również do technologii chmurowych, które – nie bójmy się tego powiedzieć wprost – stanowią dziś o przyszłości biznesu na całym świecie.