Nie będzie powrotu do dawnych biur

Po ponad roku życia z Covid-19 pracodawcy i pracownicy są zgodni: nawet po pokonaniu pandemii, powrotu do dawnej normalności już nie będzie. O ile jeszcze wydawało się to możliwe latem 2020 r., gdy w wielu firmach przygotowywano strategie wznawiania pracy w biurach, to obecnie już niemal powszechnie jako model przyszłości wskazywana jest praca hybrydowa.

– Pandemia nie jest krótkotrwałą katastrofą, jak powódź czy huragan, po której wszystko wraca do normy. Zmieni na stałe sposób naszego myślenia o pracy, o przywództwie, o biurach. Ktoś, kto nie zdaje sobie jeszcze w tego sprawy, będzie miał problem – przewiduje John Guziak, partner i lider ds. kapitału ludzkiego w firmie Deloitte Polska.

Według jej badań, już pod koniec zeszłego roku 66 proc. pracowników na świecie było przekonanych o trwałych zmianach w podejściu do pracy.

Gotowość pracowników

Według badania firmy PwC – które w lutym tego roku objęło 32,5 tys. aktywnych zawodowo osób z 19 krajów, w tym 2 tys. z Polski – jedynie 9 proc. pracowników, którzy są w stanie wykonywać swoje obowiązki zdalnie, chciałoby na stałe wrócić do biura. Zdecydowana większość, bo 72 proc. badanych na świecie, i jeszcze więcej (77 proc.) w Polsce jako idealny sposób pracy w przyszłości wskazało model hybrydowy łączący home office z pracą w biurze. Bardzo podobne wyniki pokazał też lutowy sondaż portalu Pracuj.pl (76 proc.).

– Praca zdalna stanie się w większości organizacji normą, a nie wyjątkiem – przewiduje ekonomista, prof. Jerzy Hausner. Tę opinię potwierdza zmiana podejścia pracodawców. Większość z nich przed wybuchem pandemii traktowała pracę zdalną z daleko idącą rezerwą. Teraz, jak dowodzi niedawny sondaż przeprowadzony przez polską platformę konferencyjną ClickMeeting, już ponad jedna trzecia firm ma konkretne plany wdrożenia pracy w formie hybrydowej. W niedawnym badaniu firmy KayoCloud ponad 80 proc. brytyjskich pracodawców zadeklarowało, że przygotowują się do przejścia na model hybrydowy, najczęściej z trzydniowym udziałem pracy w biurze.

Kalkulacje firm

O nieuniknionej zmianie modelu pracy na hybrydowy przekonuje również tegoroczny raport Instytutu Badawczego firmy Capgemini, który jest wynikiem badania 500 firm na świecie. Trzy czwarte badanych przewiduje, że co najmniej 30 proc. ich pracowników będzie pracować zdalnie, a prawie co trzecia spodziewa się, że ponad 70 proc. załogi przejdzie na zdalny model (wobec zaledwie 10 proc. przed pandemią).

Firmy liczą na wymierne korzyści z tej zmiany. Prawie 70 proc. również po zakończeniu pandemii, spodziewa się obniżenia kosztów nieruchomości, zarządzania obiektami i podróży służbowych. Prawie połowa prognozuje, że ich zapotrzebowanie na powierzchnię biurową zmniejszy się o co najmniej 10 proc.

Również w Polsce tegoroczny raport Pracodawców RP zwraca uwagę na dobre doświadczenia firm dotyczące zaangażowania i efektywności pracowników przeniesionych podczas pandemii do home office. W rezultacie już prawie 68 proc. firm zdecydowanie i raczej pozytywnie ocenia pracę zdalną. To o trzy czwarte więcej niż przed wybuchem pandemii. Wśród korzyści z pracy zdalnej polscy pracodawcy doceniają przede wszystkim niższe koszty utrzymania biur, spadek liczby zwolnień lekarskich oraz zwolnień nad opiekę nad dziećmi. Nic więc dziwnego, że w porównaniu z wiosną 2020 r. radykalnie (z 28 do 12 proc.) zmniejszyła się grupa firm, które deklarują negatywne podejście do pracy zdalnej.

Marcin Somla, dyrektor SER Group Poland, przypomina, że wiosną 2020 r. po wprowadzaniu pierwszego lockdownu wiele firm nie dysponowało cyfrowymi rozwiązaniami pozwalającymi skutecznie zarządzać ludźmi, pracą czy dokumentami. W rezultacie pracownicy nie mieli dostępu do kluczowych informacji w odpowiednim czasie, niektóre procesy biznesowe były regularnie przerywane, a część osób była odcięta od innych członków zespołu.

Cyfrowe przyspieszenie

Przejście na zdalną pracę wymusiło też technologiczną rewolucję w działach HR, które niemal z dnia na dzień musiały przestawić się na zdalną obsługę kadrową i szybko zapewnić wirtualne szkolenia wspierające pracowników w home office, a menedżerów w zdalnym zarządzaniu.

– Liderzy HR stali się w czasie pandemii jedną z grup najbardziej obciążonych dodatkowymi obowiązkami – ocenia Agnieszka Jagiełka z firmy doradczej LHH Polska. Przypomina, że to w dużej mierze HR-owcy – obok działów IT – odpowiadali za sprawne przejście na pracę zdalną. Dodatkowo musieli radzić sobie z wymuszoną przez pandemię przyspieszoną cyfryzacją procesów HR, dostosowując do nowych warunków systemu rekrutacji, wdrażania i motywacji pracowników.

W ostatnich miesiącach dużo się zmieniło, a wiele firm przeszło przyspieszoną cyfryzację. Według badania EY Polska „Transformacja cyfrowa firm 2020", w zeszłym roku aż 57 proc. przedsiębiorstw zdecydowało się na wprowadzenie nowych, cyfrowych rozwiązań a połowa z nich przyznaje, że to pandemia skłoniła je do inwestycji. Na tym nie koniec, bo prawie 80 proc. badanych firm uznaje teraz transformację cyfrową za jeden z głównych priorytetów.

Nowy ekosystem

Jak podkreśla Dorota Dębińska-Pokorska, partner i lider zespołu People & Change w PwC, pandemia bardzo mocno zmieniła obraz modelu pracy, a duża część organizacji już dziś deklaruje, że praca hybrydowa zostanie z nami na zawsze. – Jednak, o ile na poziomie samej koncepcji wydaje się to proste, o tyle należy pamiętać, że każdy człowiek to zbiór indywidualnych potrzeb i preferencji. Model pracy hybrydowej wymaga zaplanowania odpowiedniego ekosystemu i nie uda się tego dokonać bez technologii – mówi Dębińska-Pokorska.

Nowy ekosystem działania może być dużym wyzwaniem dla wielu firm. – Rosnące rozproszenie zespołów może wymagać zmiany koncepcji zarówno kultury korporacyjnej, jak i podejścia do tworzenia więzi wewnątrz zespołu. Z perspektywy pracodawcy oznacza to konieczność poświęcenia większej uwagi budowaniu więzi i poczucia wspólnoty pracowników, równoważącego wirtualny charakter miejsca pracy – wyjaśnia John Guziak.

Według niego, najbardziej palący problem, z jakim zmierzą się teraz organizacje, dotyczy budowania przynależności pracowników. Pojawia się pytanie, jak pogodzić oczekiwania wobec pracy zdalnej czy hybrydowej z potrzebą budowania poczucia przynależności, z budową zespołu czy też kontrolę zadań z zaufaniem przełożonych i zaangażowaniem pracowników. Z tym problemem boryka się aż 93 proc. uczestników globalnego badaniu Deloitte Human Capital Trends.

– Organizacje muszą wykorzystać tę falę zmian w taki sposób, aby kapitał ludzki stał się swoistą zaletą, przewagą konkurencyjną firmy – podsumowuje John Guziak.

Paweł Filutowski, prezes firmy Motivizer

Pandemia pokazała dobitnie, że nie jesteśmy w stanie przewidywać wyzwań, jakie są jeszcze przed nami. Przejście na pracę zdalną, utrata lub ograniczenie interakcji między ludźmi, zatarcie się granicy między życiem prywatnym i czasem spędzanym w pracy – to dziś nasza rzeczywistość. Ta nowa rzeczywistość przyspieszyła proces cyfryzacji w firmach, dla których kluczowe stało się w tym momencie wypracowanie rozwiązań do zachowania i często stworzenia na nowo relacji pracodawca–pracownik w nowej cyfrowej formie.