Wydrukujesz nawet z chmury

Choć żyjemy w epoce powszechnej cyfryzacji, papierowy dokument nie odszedł do lamusa. Nadal w wielu sytuacjach wydruk jest niezbędny, np. wtedy, gdy trzeba podpisać kontrakt czy wydrukować voucher.

Tymczasem pracownicy coraz częściej wykonują swoje zadania zdalnie. Według danych IDC w 2015 roku już ponad 37 proc. wszystkich zatrudnionych na świecie będzie pracowało w taki sposób. I ludzie ci chcą mieć możliwość drukowania dokumentów poza biurem. Zapewnia to tzw. druk w chmurze, który umożliwia szybki dostęp do potrzebnych dokumentów i drukowanie ich z poziomu tabletów oraz smartfonów.

Druk zdalny może być stosowany praktycznie w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości i branży, w jakiej działa. Jest to świetne rozwiązanie zwłaszcza dla przedstawicieli handlowych, agentów ubezpieczeniowych, ale również dla innych pracowników, którzy wykorzystują urządzenia mobilne.

Niezbędne oprogramowanie

Zapotrzebowanie na zdalny druk wpływa na ofertę producentów sprzętu. Pojawia się coraz więcej urządzeń drukujących z interfejsami bezprzewodowymi wi-fi, udostępniających tzw. mechanizm cloud ready. Modele drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, określane jako cloud ready, umożliwiają drukowanie bez pośrednictwa komputera.

Aby drukarka współpracowała z urządzeniem mobilnym, potrzebuje podłączenia do Internetu (za pomocą Wi-Fi lub kabla).Dzięki temu każde urządzenie mobilne wyposażone w odpowiednią aplikację może znaleźć zdalnie taką drukarkę i zlecić jej wydrukowanie dokumentu nawet wtedy, gdy znajduje się kilkaset kilometrów od niej. Drukarki  cloud ready łączą się bezpośrednio z Internetem oraz kontem w usłudze dedykowanej drukowi w chmurze.

Oczywiście, takie urządzenie musi mieć odpowiednie oprogramowanie, które umożliwia wykorzystanie modelu chmury. Na przykład HP oferuje ePrint, Konica Minolta – usługę druku w chmurze EveryonePrint oraz aplikację na smartfony i tablety – PageScope Mobile. Lexmark ma w ofercie SmartSolutions, Xerox – Mobile Print, a OKI – Mobile Painting.

Producenci sprzętu komputerowego również oferują rozwiązania umożliwiające druk w modelu cloud. Dwa lata temu Apple wprowadził technologię AirPrint pozwalającą drukować bezpośrednio z urządzeń mobilnych pracujących pod kontrolą Ios; drukowanie odbywa się na drukarkach z interfejsem Wi-Fi zgodnych z AirPrint. Obecnie już większość producentów oferuje sprzęt przystosowany do druku w chmurze. Lista jest długa, znajdują się na niej m.in.: Brother, Konica Minolta, Lexmark, Xerox, Canon, Samsung, Epson, OKI.

Weźmiesz ją ze sobą

Drukarkę można też stale mieć przy sobie, gdy kupi się sprzęt przenośny. Ma on różne rozmiary, ponieważ każde urządzenie jest projektowane pod kątem potrzeb różnych grup użytkowników. Na przykład w przenośnych drukarkach A4 ważna jest wysoka rozdzielczość (300 x 300 dpi), a w urządzeniach dla pracowników z branży elektrycznej kluczowe znaczenie ma taśma, która zabezpiecza wydrukowane oznaczenia przed środowiskiem zewnętrznym na wiele lat. Ceny wahają się od 200 do 2500 zł, w zależności od rodzaju i przeznaczenia drukarki.

Standardowe parametry takich urządzeń to: szerokość wydruku od 2 do 4 cali, komunikacja bezprzewodowa Bluetooth lub Wi-Fi, odporność na warunki zewnętrze (temperaturę, zapylenie) i na upadek. W przypadku mobilnych urządzeń drukujących ważna jest też wydajność baterii oraz materiałów eksploatacyjnych. Sprzęt powinien pozwalać na wydruk minimum 500 stron bez konieczności ponownego ładowania baterii czy wymiany wkładu. Istotne jest również zabezpieczenie pojemników z tuszem (przy druku atramentowym) przed jego wyciekaniem, gdy urządzenie jest przechylone.

Zazwyczaj małe drukarki pracują na baterii powyżej ośmiu godzin. Jeśli pracownik chce korzystać z urządzenia dłużej, powinien mieć mobilną ładowarkę. – Pozwala ona na kilkakrotne pełne naładowanie urządzenia w sytuacjach, gdy nie ma dostępu do gniazdka elektrycznego, by tablet czy smartfon podładować z sieci. Ceny takich urządzeń zaczynają się od kilkudziesięciu złotych. Bardziej zaawansowane, o większej mocy, kosztują 300 zł – mówi Maciej Michalski, menedżer marki Colorovo.

Różne techniki druku

Mobilne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne są wykorzystywane w różnych branżach. Najpopularniejsze to ubezpieczenia i finanse. Potrzebują ich także przemysł, edukacja, administracja publiczna, transport, handel, logistyka, medycyna i wiele innych sektorów.

Urządzenia mobilne umożliwiają druk dokumentów takich jak: karty pacjenta, raporty z terenu, polisy ubezpieczeniowe, umowy finansowe, zdjęcia, paragony, etykiety, rachunki. W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych możliwe jest również kopiowanie i skanowanie dokumentów.

– Najważniejszą korzyścią wynikającą z używania mobilnych urządzeń drukujących jest możliwość tworzenia i zbierania bieżących dokumentów na miejscu u klienta, co znacznie przyspiesza wymianę dokumentów i podpisanie umowy czy realizację transakcji. Drukujące urządzenia mobilne pozwalają także wykorzystywać technologię cloud. Można drukować dokumenty zapisane w chmurze lub skanować dokumenty do chmury – mówi Adam Pawłowski  z HP Polska.

Drukarki wykorzystują różne technologie druku: uderzeniową (igłowe), termiczną, termotransferową, ale także atramentową. Drukarki igłowe używane są tylko do wydruku faktur i potwierdzeń z kilkoma kopiami w formacie A4. Drukarki termotransferowe stosuje się wszędzie tam, gdzie potrzebne są odporne etykiety, np. w środowisku elektroinstalatorskim do oznaczania kabli i przewodów, skrzynek rozdzielczych, rur i zaworów, w przemyśle ciężkim (wysokie temperatury). Podstawową zaletą drukarek termicznych jest natomiast niewielka ilość ruchomych części oraz solidna konstrukcja zapewniająca bezproblemową pracę nawet w najbardziej trudnych warunkach. Urządzenia z drukiem termicznym mają niewielkie rozmiary i mało ważą. Poza tym nie trzeba wymieniać tuszu czy tonera.

Mandat z urządzenia mobilnego

Pomysłów na wykorzystywanie mobilnego druku jest mnóstwo. Wszystko zależy od potrzeb i wyobraźni decydentów w firmach czy organizacjach. Oto ciekawy przykład.

Policja w Oklahomie dzięki drukarkom mobilnym ograniczyła ilość śmiertelnych wypadków przy pracy. Nie każdy wie, że wypisywanie mandatów drogowych jest jedną z najniebezpieczniejszych czynności, z którymi policjanci rutynowo spotykają się na służbie. Według National Highway Traffic Safety Administration, potrącenie przez samochód zajmuje trzecie miejsce na liście najczęstszych przyczyn śmiertelnych wypadków wśród policjantów. A często dochodzi do tego podczas wystawiania papierowych mandatów; zajmuje to dużo czasu i angażuje uwagę policjanta.

Dlatego wydział policji w Sand Spring w Oklahomie całkowicie wyeliminował mandaty odręczne. Wprowadził natomiast system biletowy oparty na przenośnych komputerach i mobilnych drukarkach z łącznością Wi-Fi. Pozwoliło to zredukować czas wypisywania mandatów z sześciu do dwóch minut. Skrócił się równocześnie czas obiegu papierowego dokumentu. System działa w Sand Spring od 2009.

Powiedzieli:

Robert Sekuła | HP Polska

Druk oparty na rozwiązaniach cloud ma wpływ przede wszystkim na zwiększenie produktywności, oszczędność czasu i większą elastyczność; użytkownik nie jest skazany na korzystanie z jednego konkretnego urządzenia. Rozwiązania cloud ready ułatwiają proces digitalizacji dokumentów, zarządzanie nimi i ich rozdział do odpowiednich komórek organizacyjnych. W efekcie skraca się czas potrzebny na zarządzanie obiegiem dokumentów. Tym samym maleją koszty operacyjne.

Piotr Baca | dyrektor zarządzający Brother Polska

Drukarki mobilne to doskonałe rozwiązanie dla osób będących ciągle w ruchu. Można je łatwo zabrać ze sobą w torbie lub skrzynce z narzędziami. Dzięki dużej prędkości druku oraz wytrzymałości urządzenia te znajdują wiele zastosowań w różnych branżach. Handlowcom pracującym w terenie oferujemy drukarki i skanery formatu A4, a elektrykom i elektroinstalatorom przydadzą się drukarki etykiet z wbudowanymi symbolami elektrycznymi, nanoszące wydruki na niezwykle wytrzymałe, laminowane taśmy TZe. Z kolei mobilni detaliści potrzebują małych urządzeń drukujących paragony.