Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (dalej u.s.g.) wójt (burmistrz, prezydent miasta) jest organem wykonawczym gminy. Kieruje on bieżącymi sprawami gminy i reprezentuje ją na zewnątrz (art. 31 u.s.g.). Wójt wykonuje swoje zadania przy pomocy urzędu gminy, którego organizację i zasady funkcjonowania określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia (art. 33 ust. 1-2 u.s.g.). W orzecznictwie podkreśla się, że urząd gminy jest tylko aparatem pomocniczym gminy, jednostką zapewniającą obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną. Urząd gminy nie wykonuje jakichkolwiek kompetencji wójta wynikających z u.s.g. (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 maja 2014 r., sygn. II OSK 3045/12, LEX nr 1579483). W sytuacji, gdy wójt chce przekazać część swoich uprawnień innym osobom (np. w zakresie kierowania urzędem gminy czy wydawania decyzji administracyjnych) może dokonać takiej dekoncentracji kompetencji, ale musi stosować się do ograniczeń wynikających z przepisów.
Czytaj także: Wójt rozstrzyga o tym komu powierzy swoje kompetencje
Prowadzenie spraw gminy
Kierownikiem urzędu gminy jest wójt. Jako kierownik urzędu wykonuje on uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu gminy i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (art. 33 ust. 3 i 5 u.s.g.). W art. 33 ust. 4 u.s.g. przewidziano jednak, że wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy, w swoim imieniu, zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w wyroku NSA z 3 grudnia 2008 r., sygn. II OSK 1458/08, LEX nr 512719) wójt może dokonać dekoncentracji uprawnień, w zakresie swojej właściwości, w regulaminie organizacyjnym, zakresie czynności czy odrębnym upoważnieniem.
Przekazanie uprawnień nie traci mocy obowiązującej ze zmianą lub brakiem piastuna organu (wójta). W wyroku tym zwrócono uwagę, że omawiany przepis nie precyzuje zakresu ani rodzaju spraw gminy, które mogą być delegowane na zastępcę lub sekretarza. Podnosi się jednak także, że art. 33 ust. 4 u.s.g. powinien być odczytywany w kontekście ust. 33 ust. 3 u.s.g., co oznacza, że chodzi tu o możliwość przeniesienia na zastępcę lub sekretarza zadań z zakresu kierowania urzędem. Potwierdza to art. 5 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym kierownik urzędu może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu i realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi (wyrok NSA z 31 sierpnia 2012 r., sygn. II OSK 1252/12, LEX nr 1281420).
W wyroku NSA z 14 listopada 2017 r. (sygn. II GSK 273/16, LEX nr 2424765) podkreślono, że zastępca nie może dokonywać zmian w budżecie, gdyż w ustawie o finansach publicznych przypisano to zadanie wójtowi. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z 9 lipca 2009 r. (sygn. III CZP 19/09, LEX nr 512985) do spraw, których wójt nie może przekazać swemu zastępcy lub sekretarzowi na podstawie art. 33 ust. 4 u.s.g., należy udzielanie upoważnień do reprezentowania gminy na zewnątrz.