fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Lista 500

Cyfryzacja zmienia rolę profesjonalistów

materiały prasowe
Dziś prawnik już nie tylko gasi pożary, ale też pomaga tworzyć biznes i procedury, a potem pilnuje, by były przestrzegane – mówi Włodzimierz Albin, prezes Wolters Kluwer Polska.

Koniecznością w biznesie jest dziś cyfryzacja. Jak to wygląda u państwa, w branży narzędzi dla prawników, silnie związanej jednak z tradycją analogową?

W branży profesjonalnej, a szczególnie prawniczej, już ok. 60–70 proc. informacji jest kupowanych przez profesjonalistów w formie zdigitalizowanej. I to nie jako e-booki, ale jako bazy wiedzy, jak Lex czy Legalis. My w formie elektronicznej sprzedajemy nawet 80 proc. produktów. Do prawników w firmach, radców prawnych i adwokatów czy księgowych informacja prawna trafia właśnie jako baza danych, gdzie można szybko i łatwo znaleźć odpowiedź na określone pytanie.

Zmienia się też klasyczna rola profesjonalistów, także prawnika w firmie. Dawniej czekał on, co zrobić, gdy klient przyjdzie z problemem i będą go rozwiązywać – zwykle już po fakcie, czyli gasząc pożar. Dziś musi się wczuwać w to, czego klient potrzebuje albo nawet czego dopiero będzie potrzebował. Nasze bazy odpowiadają na takie oczekiwania, ale nie dawały narzędzia, by tym zarządzać. Dlatego wzbogaciliśmy Lexa o software obejmujący compliance, czyli systemy GRC (Governance / Risk / Compliance – red.), a zatem zarządzania zgodnością. Dzięki temu klienci prawników otrzymują narzędzie do przestrzegania przepisów.

Lista 500 "Rzeczpospolitej"
Poznaj największe firmy w Polsce


Zmienia ono nie tylko rynek, ale i zachowania. Najpierw prawnicy mieli książki i czasopisma, potem książki z wymiennymi kartkami, następnie bazy wiedzy z przepisami, orzecznictwem i komentarzami. Dziś następnym krokiem jest wejście w to, w jaki sposób działa klient. Zatem ja już nie tylko mam być tym, który daje rady, ale też tym, który pomaga tworzyć biznes, procedury w tym biznesie, a potem pilnuje, by one były dobrze przestrzegane.

Wspomniał pan o compliance. Jak w firmach wygląda cyfryzacja w tym obszarze?

Compliance to generalnie badanie zgodności działania firmy i pracowników z prawem i regulacjami wewnętrznymi. Teoretycznie wydaje się, że cyfryzacja zaledwie temu sprzyja i nie jest warunkiem koniecznym. Przecież od kiedy prawnicy pojawili się w przedsiębiorstwach, było tak: były reguły prawa powszechnego i reguły wewnętrzne, a prawnicy oraz dyrekcja dbała o to, by pracownicy te reguły poznali i się ich trzymali. Ale już samo sprawdzanie, czy posiedli tę wiedzę i czy reguły są przestrzegane, było znacznie trudniejsze.

Można się było dowiedzieć, że nie były przestrzegane, gdy nastąpił wypadek albo gdy ktoś pozwał przedsiębiorstwo. Wówczas prawnicy stawali przed zadaniem, w jaki sposób pokazać, że nie było zaniedbania, że były szkolenia, że ktoś sprawdza procedury.

Tymczasem gdy te procesy zostaną zdigitalizowane i działania pracowników mają odzwierciedlenie w systemie, to udowodnienie tego jest znacznie łatwiejsze. Ale też znacznie łatwiejsze jest znalezienie miejsca, w którym ewentualnie został popełniony błąd. A najważniejsze jest to, że mając dobry system, możemy obserwować, co się dzieje w przedsiębiorstwie i czy przestrzegane są reguły.

Samo compliance nie oznacza obowiązku posiadania specjalnego systemu. Czy warto w niego inwestować?

Jeżeli każda firma chciałaby taki system przystosować do swojej specyfiki, to byłoby to bardzo trudne i bardzo kosztowne. Myślę, że wiedzą o tym wszyscy, którzy np. wdrażali systemy ERP. Czasami prościej i taniej jest dostosować nasze wewnętrzne reguły do danego systemu.

Tak samo jest z compliance. Nasze systemy klasy GRC zawierają wszystkie obowiązujące reguły i procedury dla danej branży wynikające z przepisów prawa – od przepisów BHP, przeciwpożarowych czy ochrony środowiska poprzez ochronę danych osobowych, aż po unikanie mobbingu. Dostosowanie się do takiego zbioru reguł może być dla przedsiębiorstwa trudne. Ale dzięki przeprowadzeniu takiego procesu firma spełnia generalne standardy.

Można też to zrobić na inne sposoby. Choćby działając przy pomocy narzędzi ogólnych. Takim powszechnym narzędziem jest np. Excel. Jednak nie daje on możliwości kontroli, które dają systemy przygotowane profesjonalnie. Inny sposób to system napisany specjalnie dla danej firmy. Ale będzie to rozwiązanie horrendalnie drogie. Więc gdy pada pytanie, jakie rozwiązanie wybrać, zawsze proponuję dostępne na rynku tzw. rozwiązania pudełkowe.

Kto powinien w firmie odpowiadać za compliance? Czy tylko dział prawny, czy może wszyscy pracownicy?

Oczywiście nie wszyscy pracownicy odpowiadają za compliance. Odpowiadają za to, że nauczyli się reguł obowiązujących w danej pracy i ich przestrzegają. To nie musi być też dział prawny. W wielu przedsiębiorstwach istnieją osobne działy compliance, choć oczywiście muszą współpracować z działem prawnym. Generalnie powinna być w organizacji jedna osoba, która jest za to odpowiedzialna. W wielu firmach jest taki compliance officer – to często prawnik, nawet szef działu prawnego.

Ale pamiętajmy, że to słowo pojawiło się w Polsce stosunkowo niedawno. Kiedy wchodziliśmy na rynek z naszymi programami compliance, bardzo często musieliśmy tłumaczyć, o co w tym wszystkich chodzi. Teraz już właściwie we wszystkich dużych przedsiębiorstwach jest compliance officer.

Warto w ogóle pamiętać o compliance? Potrzebni są do tego ludzie, procedury, system. Skoro to trudne i kosztuje, to czy dodaje firmie wartości, dodaje transparentności?

To ważne słowo – transparentność. Wdrażając compliance, pokazujemy przede wszystkim, że w naszej firmie są reguły, że nie tylko przestrzegamy zewnętrznych przepisów, ale że mamy też swój system zarządzania zgodnością i ludzi, którzy za to odpowiadają. A to znaczy, że w firmie jest porządek, i to w różnych dziedzinach, o których wspomniałem wcześniej. System zarządzania zgodnością potwierdza, że firma traktuje te sprawy poważnie. Wdrażając compliance, pokazujemy też, że nasze przedsiębiorstwo ma określoną kulturę i egzekwuje jej zasady. I można łatwo to sprawdzić, firma jest transparentna.

Zapewne też coraz częściej będą się pojawiać sytuacje, w których wręcz warunkiem współpracy ze strony partnera biznesowego będzie to, czy przestrzegamy reguł i procedur – nie tylko pod kątem produkcji, ale też związanych choćby z podejściem do pracowników czy ochroną środowiska. Transparentność w biznesie będzie coraz ważniejsza.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA