25 maja w życie wchodzi unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). W tym kontekście mówi się przede wszystkim, jakie znaczenie nowe prawo ma dla firm. Tymczasem jest wiele innych organizacji, które będą podlegać nowym regulacjom. Wśród nich Kościoły i związki wyznaniowe. Dla wielu z nich reforma RODO to nie lada wyzwanie, zważywszy że np. księgi parafialne i różnego rodzaju kościelne ewidencje są kopalnią danych, do których dostęp ma każdy, komu zgody udzieli proboszcz czy inny zawiadujący danymi.
RODO nakazuje Kościołowi powołanie specjalnej instytucji ds. ochrony danych wiernych. Jeśli tego nie zrobi, organem nadzorującym bezpieczeństwo przetwarzanych informacji będzie generalny inspektor ochrony danych osobowych.
– Dekret w sprawie ochrony danych w Kościele czeka na recognitio, czyli potwierdzenie Stolicy Apostolskiej – podaje Justyna Galant z biura prasowego Konferencji Episkopatu Polski.
Kościoły i związki wyznaniowe stoją przed wieloma wyzwaniami, by zagwarantować integralność i poufność danych.
– Podmioty te powinny zapewnić, że do danych osobowych nie będą miały dostępu osoby nieupoważnione, a więc np. członkowie rodzin zwracający się bez upoważnienia z pytaniem o stan cywilny czy też osoby otrzymujące wgląd do dokumentacji, która może zawierać dane innych osób – wyjaśnia Paweł Mielniczek, ekspert ds. ochrony danych z firmy ODO 24.
Kolejnym wyzwaniem jest zbieranie zgód na przetwarzanie danych osobowych.
– Przykładowo, ofiarodawcy, których dane mają być ujawnione poza wspólnotą (np. na stronie internetowej), powinni być poproszeni o uprzednią zgodę – wskazuje Mielniczek.
Nowe regulacje odnoszą się również do informacji przechowywanych w formie papierowej.
– W sektorze biznesowym większość danych jest już w cyfrowych bazach, ale w kościołach mamy do czynienia z grubymi księgami, rocznikami czy notatkami – podkreśla Jacek Grzyb z firmy teamLeaders. Przestrzega, że ręczna weryfikacja wszystkich dokumentów pod kątem danych osobowych, w tym tych, które powinny zostać usunięte na mocy prawa do bycia zapominanym, wymaga zaangażowania dużych zasobów ludzkich oraz finansowych. Nawigację po tym morzu danych znacznie ułatwiłoby ucyfrowienie dokumentów.
– Mowa tu choćby o takich udogodnieniach jak dużo szybsze i prostsze odnajdywanie historycznych danych, potrzebnych w genealogicznych poszukiwaniach, czy też o natychmiastowym dostępie do potrzebnego dokumentu, np. aktu chrztu czy zawarcia związku małżeńskiego – wskazuje Jacek Grzyb.