Aktualność powyższego stanowiska potwierdził sam ustawodawca uchwalając ustawę z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU poz. 730). Podstawowym celem ustawy jest dostosowanie polskiego porządku prawnego do RODO. W uzasadnieniu projektu ustawy trafnie wskazano, że przedmiotem postępowań uregulowanych w KPA nie jest ochrona danych osobowych, lecz realizacja obowiązków nałożonych na organ administracji publicznej w postaci wydania decyzji administracyjnej. Choć w toku postępowania administracyjnego organy administracji publicznej powinny przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, to realizacja tych obowiązków nie stanowi głównego celu i przedmiotu postępowania administracyjnego. Należy zauważyć, że ustawa wdrożeniowa nie wprowadza do KPA przepisów, które ograniczałyby prawa strony do udziału w postępowaniu administracyjnym ze względu na ochronę danych osobowych. Jedynym drobnym wyjątkiem jest nowy art. 73 § 1b KPA, stanowiący, że w niektórych szczególnych przypadkach wszczęcia albo wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji, jej uchylenia albo zmiany na skutek skarg z Działu VIII KPA wgląd w akta sprawy następuje z pominięciem danych osobowych osoby składającej skargę. A contrario, w innych sytuacjach odmowa wglądu w dane osobowe stron postępowania jest nieuzasadnione.
Prawo strony wglądu do akt postępowania administracyjnego wynika z zasady jawności i nie wymaga uprzedniego uzyskania zgody innych stron na przetwarzanie ich danych osobowych przez organ administracji w ramach prowadzonej procedury, w tym również na udostępnienie ich (np. adresu zamieszkania w przypadku osób fizycznych) pozostałym stronom. Oznacza to chociażby, że osoba będąca stroną postępowania administracyjnego nie może skutecznie zastrzec, aby jej dane osobowe znajdujące się w aktach sprawy nie były udostępniane innym stronom tego postępowania. Jak podkreślał jeszcze generalny inspektor ochrony danych osobowych (obecnie organem właściwym w zakresie ochrony danych osobowych jest prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), przepisy KPA nie przewidują możliwości utajnienia adresu podanego przez stronę postępowania administracyjnego, jak również trybu wyłączania z akt jakichkolwiek dokumentów ze względu na zastrzeżenie adresu, czy innych danych. Organ prowadzący postępowanie administracyjne jest zatem zobowiązany zapewnić wszystkim jego stronom możliwość czynnego w nim udziału, co wiąże się m.in. z koniecznością umożliwienia stronom zapoznania się ze wszystkimi dokumentami związanymi ze sprawą, a więc także z danymi osobowymi stron (https://www.giodo.gov.pl/452/id_art/ 2165/j/pl).
Ważne
Udostępnienie akt sprawy stronie postepowania powinno nastąpić w pełnym zakresie, bez pomijania takich danych jak dane adresowe stron i ich pełnomocników zawarte w tzw. rozdzielniku, numery ksiąg wieczystych itp. Raz jeszcze należy podkreślić, że prawo dostępu do akt sprawy ujmowane jest bardzo szeroko i obejmuje uprawnienie do zapoznania się z treścią wszystkich pism, opinii, protokołów, dokumentów i innych materiałów znajdujących się w aktach (wyrok WSA w Warszawie z 22 sierpnia 2007 r., sygn. akt II SA/Wa 793/07). W praktyce zablokowanie możliwości zapoznania się z danymi adresowymi stron może przykładowo uniemożliwić inwestorowi weryfikację prawidłowości ustalenia przez organ architektoniczno-budowlany obszaru oddziaływania inwestycji, co niewątpliwie ma znaczenie dla wyniku postępowania w przedmiocie udzielenia pozwolenia na budowę.
Ochrona praw autorskich
W aktach sprawy znajdują się często różnego rodzaju opracowania, które kwalifikować należy jako utwory w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2339 ze zm.; „PrAutU"). Utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Ustawa ta wymienia przy tym wprost utwory architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne jako przedmiot prawa autorskiego. Typowym przykładem takiego utworu w przypadku postępowań administracyjnych z zakresu prawa budowlanego jest projekt budowlany. W praktyce procedowania przez organy administracji zdarzają się przypadki, kiedy to osoba prowadząca sprawę nie chce udostępnić tego typu opracowań i umożliwić np. wykonania ich fotokopii, powołując się na zakazy wynikające rzekomo z ochrony prawnoautorskiej i istnienie swego rodzaju „tajemnicy autorskiej". Jest to działanie niezgodne z prawem, ponieważ żadne postanowienie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych nie wyłącza regulacji KPA, w tym zwłaszcza stosowania art. 73 § 1 KPA.
Powyższa problematyka była przedmiotem rozważań orzeczniczych, które doprowadziły sądy administracyjne do trafnej konkluzji, zgodnie z którą udostępnienie projektu budowlanego przez organ nie powoduje wystąpienia sytuacji naruszenia praw autorskich. Jak się wskazuje, „Projekt budowlany należy do kategorii utworów architektonicznych (...) i jako taki jest przedmiotem prawa autorskiego. Twórcom przysługują autorskie prawa osobiste oraz autorskie prawa majątkowe, mające charakter cywilnych praw podmiotowych, których ochrona należy do kompetencji uprawnionego podmiotu, a nie organu administracji publicznej. Udostępnienia akt nie można uznać za sposób rozpowszechniania projektu budowlanego jako utworu. Pamiętać nadto należy, iż generalna zasada zawarta w przepisie art. 23 ust. 1 prawa autorskiego, że bez zezwolenia twórcy wolno nieodpłatnie korzystać z już rozpowszechnionego utworu w zakresie własnego użytku osobistego doznaje wyłączenia odnośnie projektów – przepis art. 23 ust. 1 nie upoważnia do budowania według cudzego utworu architektonicznego i architektoniczno-urbanistycznego (art. 23 ust. 1 zdanie 2 ustawy). A zatem udostępnienie projektu budowlanego, jako części akt sprawy administracyjnej, nie narusza ani praw osobistych, ani majątkowych twórcy projektu, nie uprawnia bowiem strony której projekt udostępniono do jego wykorzystania dla celów innych niż cele procesowe (zaznajamianie się z materiałem sprawy). O fakcie udostępnienia projektu budowlanego organ administracji publicznej może uczynić wzmiankę na projekcie, winien to również odnotować w aktach sprawy. Nie może jednak odmówić udostępnienia projektu poprzez wykonanie uwierzytelnionych kopii lub samodzielne wykonanie kopii (w zależności od treści żądania) przez stronę, jeżeli spełnione są przesłanki z art. 73 K.p.a." (wyrok WSA w Białymstoku z 29 marca 2012 r., sygn. akt II SA/Bk 122/12; wyrok WSA w Bydgoszczy z 9 lipca 2013 r., sygn. akt II SA/Bd 537/13).
Co więcej, stosownie do art. 332 PrAutU, dozwolonym użytkiem jest m.in. korzystanie z utworów na potrzeby postępowań administracyjnych. Przepis ten dotyczy zarówno organów prowadzących dane postępowanie, jak również jego stron oraz uczestników (R. Sarbiński (red.), M. Siciarek (red.), Prawo autorskie. Komentarz do wybranych przepisów, LEX/el, komentarz do art. 332, teza 5). Oznacza to, że jeśli dane opracowanie zostało włączone do akt sprawy to podlega ono udostępnieniu. Dozwolone jest zatem sporządzenie kopii utworu (projektu budowlanego) na potrzeby postępowania administracyjnego niezależnie od tego, czy kopię wykonuje organ administracyjny lub sądowy, czy strona postępowania. W art. 332 PrAutU chodzi o wszelkie rodzaje utworów, z którymi konieczne jest zaznajomienie się w celach określonych w tym przepisie (wyrok WSA w Warszawie z 4 grudnia 2012 r., sygn. akt VII SA/Wa 1822/12).Przyjęcie odmiennej interpretacji mogłoby prowadzić do uniemożliwienia przedstawienia danej stronie stanowiska, np. poprzez zakwestionowanie prawidłowości przedstawionych organowi do zatwierdzenia rozwiązań projektowych.
